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面對大數據時代的來襲,你的企業e化準備好了嗎?

在今日,「企業e化」這個口號對許多企業而言,很容易陷入一個窠臼思維,就是以為導入ERP系統就完成了公司e化的政策。但事實上只完成了一半,透過ERP確實能管理好公司的「數字e化」,但是要讓公司營運成效這台大車子動起來,還需要借助「管理e化」才能讓它更穩定前行!

U-Office Force系列將「企業資訊入口」、「工作流程」及「文件管理」等企業e化的靈魂整合在同一個平台上。

要想快速掌控大數據商機,引領企業走向雲端世界,那麼下面這個公式很重要!

數字e化+管理e化=公司營運邁進引擎

如果把企業視為一部能前進的車子,那麼企業e化就是這部車的左右兩個輪子。 因為企業e化通常包涵以下兩部份(如下圖所示),同時運作才行:數字e化及管理e化。

數字的e化——用營運數字做判斷

左邊的「數字e化」是目前大部分企業在e化的時第一個考慮的系統,尤其是以ERP為主。 ERP全名叫做「Enterprise Resource Planning」, 內容包含進銷存系統、人事薪資、財務會計、生產管理等四大部份。 這類系統產品及架構從小到大都有,而價格也從台幣幾仟元到上千萬不等,端視企業需求而定。

目前市面上的ERP系統,大部份都是由Windows的程式所寫成,只有少部份是Web的程式。但隨著雲端時代的來臨,WEB程式寫成的ERP系統也將逐漸成為市場主流。

原則上,市面上的ERP系統分為四個不同的價格區間,茲介紹如下:

低價型 平價型 中價型 高價型
適用客戶 小、微型 中、小型 大、中型 跨國、集團
價位 數十萬以下 一百萬以下 一千萬以下 一億以上
內稽
內控
流程
自動拋轉 部分
生產管理 部分
系統環境 均為windows撰寫 大部分為Windows
少部分Web
Windows.Web
各佔一半
大部分為Web
少部分Windows

管理的e化——用非結構性資料預防及解決企業問題

一般企業的運作,有百分之八十的資料幾乎都是非結構化資料,像文件、行政流程、單據、檔案管理、工作、行程、會議管理、協同作業、溝通及專案等,這些與檔案、文件、流程及人員有關的管理系統,肯定是企業e化要優先處理的重要課題。

非結構化資料並不像數字那樣,有著很明確的分野,因此透過ERP系統找到企業營運問題後,還需要透過管理e化系統來解決或預防這些問題的發生。

三大模組+二大功能,解決中小企業e化管理問題

一等一科技的U-Office Force分為三大模組,分別為 企業資訊入口(EIP,Enterprise Information Portal)、 工作流程(BPM,Business Process Management)及 ISO文件管理(ISO Management)。這三個模組的功能簡介 如下:

模組1/企業資訊入口

建立一個共同入口,讓公司員工、客戶、供應商及Forwarder可在此交集及協同作業,不必再像早期的系統,須執行不同程式以進入不同模組。它提供統一的入口位置,讓上述所有成員可以在同一個作業平台上協同作業。包含公告、論壇、個人與組織行事曆、會議管理、場地設備管理、客戶或供應商資料管理、交辦工作管理、投票、場地設備借用管理、問卷調查、專案管理、知識管理及活動分享等功能都能囊括在一起。

模組2/工作流程

透過工作流程管理平台,提高企業管理效率、降低出錯率,有效追蹤各項工作流程的方式,都可以進一步提昇企業反應速度及整體競爭力。電子化表單更能讓企業在成長過程中,同時盡到無紙化的社會環保責任。畢竟,傳統的紙本簽核有著不知道簽到哪邊,或甚至簽到不見都不知道的問題。未來只要透過UOF系統,就不必再擔心掉單,或是不知道簽到哪裡的問題,透明化的流程更可加速企業內部表單簽核的速度,而且無需再像過往,必須特別設置一個倉庫去擺這些紙本,然後不斷糾結在這些要放也不是要丟也不是的陳年表單。

模組3/文件管理

目前大部份的企業都是將檔案放在File Server或共享磁碟上,以利公司員工存取。而U-Office Force提供的功能遠大於這些方式。它提供5種維度讓人員可以快速地找到所需的文件。同時,使用者也可以依照傳統的目錄及全文檢索方式搜尋文件,或利用文件類別、文件作者或提供員工自訂常用的文件(類似我的最愛)的維度來找到想找的文件。

此外,U-Office Force還提供了完善的安全機制,除了目錄存取權限外,更提供了另存、列印、複製文字及下載 原始檔的權限控管,同時為了因應現在手機均有高畫質的照相功能,U-Office Force也設計了嚇阻偷拍的 功能,讓企業在分享知識的同時也能有效控制文件的安全性。完整的版本控制、上下架及存取記錄等功能,更是補足了File Server的種種不足。

線上會議及簡訊,視訊會議省錢又有效率

除了上述三項主要模組外,UOF也結合了其他廠商的線上會議及簡訊的功能,提供給有需求的客戶選用。

功能1/線上會議

企業主或主管人員可以透過會議邀約,隨時隨地找到公司同事或客戶、供應商開會,只要輕鬆填上開會時間及主旨,選擇與會人員後,系統會自動發送會議通知給與會人員。與會人員只要點擊連結便可以直接進入線上會議室,無需安裝任何軟體。除了可插入影像及聲音外,桌面分享及電子白板的功能更能讓會議進行更有效率。

功能2/簡訊

透過簡訊的使用,企業可以減少電話費的支出!以往客戶或供應商的留言,都必須由透過手機的方式轉達給外部人員,但每一通手機的費用少則幾元,多則數十元,若是國際漫遊或國際電話,則少說數百元至上千元不等。透過簡訊的留言,不僅可以避免無法接聽的問題,也可以清楚的留下留言的內容,而且大量使用每通甚至不到一元,大大節省公司營運成本!

U-Office Force系列以微軟.Net為主要技術骨幹,並在產品中注入了如AJAX等最新的網頁技術和Web 2.0的概念, 使用微軟SQL Server 2008/2012 資料庫,讓平台的功能穩定性和便利性大大的提昇。

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  • 企業e化 (6)

    別再縱容「隱形成本」耗損你的企業了!

    你知道嗎?企業組織中看得見的成本只佔一小部分,例如:員工薪資、辦公設備以及租金等。但是你可曾想過,更大的隱憂是在於人員異動、訊息不一致、溝通不良、工作流程混亂或企業反應速度太慢而造成的隱形成本。這些因人為因素所造成的耗損,如同潛藏在巨大冰山下的危機,隨時都可能會重創企業主體。不過,這些問題,其實都可以透過一套完善的管理系統加以解決,並降低隱形成本的耗損,使企業營運績效能夠有效的提升。

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    善用雲端管理系統,輕鬆建造主動式管理環境

    「先發制人、後發制於人」,管理也是一樣,企業如果能做到「主動式管理」,在問題還未產生之前,事先就掌握狀況進行改善,就能防範災害於未然。然而,UOF雲端辦公室正是一套可以將傳統以「人」為主的被動式管理,轉變成以「制度」為主的主動式管理平台,協助中小企業有效提升管理效能。

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    面對大數據時代的來襲,你的企業e化準備好了嗎?

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    UOF線上簽核系統,優化所有你想像得到簽核環節

    還再為簽單過程反覆來回、落東落西、人員不在就無法簽核、查找不易等問題而煩惱嗎?透過電子簽核系統將所有環節進行優化,不但能免除人為的疏失困擾,線上系統還能加速工作流程,讓所有人都在同一進度上,節省許多溝通成本。

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    雲端電子簽核系統,讓中小企業的競爭力無所不在

    相對於傳統簽單流程,電子簽核系統的優勢不外乎是省時又省力,但真正要導入時,需要考慮的可不只是好處,還要進行全方面的評估,例如:價位是否負擔得起?是否還需聘請一位專業人員維護系統等問題,這些都是企業需要考量在內的成本支出。為此,U-Office Force看見了企業的需求,聽見了企業的心聲。於是,我們提供了許多適合你的方案,一份專屬於你的優質服務方案。

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    雲端化對企業的優點

    根據一項調查,日本311海嘯後,日本沿海遭受海嘯侵襲的城市,有三成的中小企業倒閉, 因為所有包含實體文件、營運資料、帳務資料及電腦系統全數在海嘯中被摧毁! 但有個行業卻在災後第四天就復業了-銀行業!臨時櫃台讓倖存的企業得以繼續他們的金融往來!

    很多中小企業其實並沒有異地備援的概念,因此如果遭受到天災、祝融、或甚至一早開門發現電腦全數被偷, 相信很多中小企業應該是很難恢復原有的營運狀況!從311我們可以了解到,對於中小企業而言, 雲端化不僅是不可擋的趨勢,同時也為中小企業帶來了另一種安全的保障,不用再承擔e化所帶來的風險! 但一談到把資料上雲端,中小企業大都會有安全的疑慮,總覺得把資料於在外面,心裡總是不踏實, 所以兩年來我們在推U-Office Force雲端辦公室時,遇到阻力及質疑總是圍繞在安全的議題上。

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  • 辦公室應用 (6)

    善用雲端——有效提升你的檔案管理效能

    當雲端辦公的時代趨勢已經來臨,還在用USB或E-mail跟同事們互傳檔案及工作進度?何不運用U-Office Force的公事包功能,讓你的行動辦公效能逆勢成長!

    隨著科技的進步,手機的使用程度幾乎可說是人手一機,如Office的Word、Excel、PowerPoint等檔案,已成為許多人工作中,不可或缺的一部分。甚至對外溝通或生活資訊,也幾乎與這些檔案脫離不了關係。隨著時間增長這些檔案也越積越多,一般人的電腦裡少則幾百份檔案,多則上千上萬份檔案,往往一存都是以GB為單位起跳。通常這些檔案,除了自用外,偶爾也會因工作所需,提供或分享給其他同事使用。

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    雲端行事曆——精準掌控你的每一項會議行程

    還在白板上,用白板筆一筆一畫紀錄著每個人的出缺勤或業績報表?身處在行動通訊爆炸性發展的年代中,不妨思考看看,真要繼續用這種傳統方法輔助公司大小業務?縱使Outlook或Gmail可以分享個人行事曆,但是當會議時間一經更動時,卻沒有辦法連動修正時,這時你會發現能夠借助U-Office Force的行事曆,提升企業行事曆的管理效率,是多麽有效率的一套功能。

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    靈活運用電子問卷—輕鬆搞定複雜的Menu訂單差事

    對上班族而言,通常最快樂的兩個時段,一是午餐,二是下班。有些公司福利更好的,還有下午茶時間呢!一整天的忙碌下來,只有在午餐時段吃得好,心情才會跟著好,才有心力繼續面對接下來的挑戰。但是,面對公司或部門才二、三十個人,但每個人都有各自的喜好,一位要雞腿飯、一位要去冰三分糖等諸多需求。到底該怎麼做,才能讓這件事差事不再苦惱無比,還能順利幫大家訂到心中想要的便當與飲料呢?

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    運用電子報,輕鬆維繫員工與客戶的關係

    想要對外宣佈公司重大訊息,還要公司人員一封一封的寄E-mail給客戶,這樣的辦事效益真的好嗎?U-Office Force的「公告模組」功能,可以設定內部帳號及外部帳號群組,把你想要宣佈的訊息,第一時間就發送給客戶知道,讓你與客戶的聯繫關係更親密!

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    即時檢索,讓人員搜尋資料快狠準

    搜尋世代的崛起,想要什麼資料只要Google一下,不到一秒所有相關資訊就盡在眼前。公司內部系統當然也不能例外,因為企業每天所產生的資訊量十分龐大,如何在龐大的資料庫中即時找出所需資訊,對於所有企業人員而言是十分重要的。

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    電子化企業通訊錄,讓你即刻找到你要的聯絡資訊

    「慘了!那個王○明的電話在哪裡?」「○海的窗口又換了,你知道現在是誰嗎?」「什麼!張○華離職後沒有把客戶名單留下來!」相信這樣的對話很熟悉吧!想要終結這種狀況嗎?讓U-Office Force為你將客戶及員工通訊錄通通建立起來吧!使你的聯絡窗口一個都不漏接,還能設定權限,讓重要人士電話號碼不外洩。更重要的,還能實踐企業無紙化,為地球的永續資源盡一份力。

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  • 工作管理 (9)

    雲端管理交辦事項——掌握工作進度乾淨又俐落

    就像夾心餅乾一樣,許多中低階主管時常得夾在老闆與部屬之間,一邊要完成老闆交付的任務,一邊要應付屬下的請求。這時,心中總會希望時間再多一點,記憶力再強一點,才能將老闆交辦的任務完成,再去追部屬或伙伴的進度!但是,單憑一己之力真能記得這麼多選項,又能一項不漏的通通完成?想必應該不是件易事吧。各位居於企業要職的管理者們,難道不曾想過改善這樣的情境嗎?何不讓U-Office Force的「交辦事項」管理功能,協助你輕鬆交辦工作,還能有效掌握進度,不必再煩惱到底還遺漏了哪些工作。

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    運用電子化工作日誌,讓企業目標精準直達紅心

    「工作日誌」是什麼?找十位人員來問,恐怕會有過半的人回答:「主管想確認屬下的工作進度與效率,所進行的監督控管!」事實上,「工作日誌」的意義不僅僅是如此,除了確認所有人員是否為同一目標努力外,還能增加夥伴間的意見交流的機會。因此,如何有效管理「工作日誌」就成為一件相當重要的事!但你知道怎麼做,才可以讓自己的工作日誌令人雙眼為之一亮呢?甚至達到事半功倍之效呢?

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    釐清「專案管理」與「工作流程」的差異,工作管理才有效率!

    什麼是「專案管理」?什麼是「工作流程」?相信有些企業主也未必分清楚,於是大材小用或小材大用的情節,幾乎天天在上演。如此局面,只會讓基層忙到人仰馬翻,得到的效果卻相當有限。事實上,只要弄清楚兩者間的差別,就可以依事情的輕重緩急,輕鬆部署適當的人力及資源,讓最少的資源發揮最大效率,讓公司業績蒸蒸日上!

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    還在依靠File Servers!?別再讓企業深陷檔案管理風險了

    還在使用「File Server」!?如果你的企業檔案系統沒有出過問題,要不是老闆的運氣太好,就是IT部門「乖乖」拜很大!

    想讓公司壯大、業績長紅嗎?為何還不採用U-Office Force「文件管理」,將公司流程電子化、管理行動化,讓你不必再為文件管理操心不已!

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    「會議管理」功能,讓你的會議管理效能如虎添翼

    如果說主管最常做的事是「交辦工作」,那麼主管最常參加的活動就是「會議」了。每天開會開到天荒地老也許還是小事,最令人感到苦惱的還是「喬時間」跟「喬會議室」,這些不斷在公司發生的劇情,到底有沒有更聰明的辦法解決它呢?

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    UOF智慧化管理平台,讓你的管理效能再創巔峰。

    每當員工職位異動或離職交接時,是不是令你感到無比困擾?用傳統的口頭、小紙條、E-mail、LINE之類的即時通訊來交辦事項,都只是單方面公佈訊息,卻得不到有效的回饋機制,久而久之很容易就忘記有哪些事要做、有哪些事還沒做。其實,你可以有更聰明的選擇,運用U-Office Force雲端辦公室平台將所有訊息放上去,無論人員怎麼異動,工作如何交辦,UOF肯定能在重要時刻提醒你「下一步」該解決的問題。

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    不只要說清楚更要聽清楚!UOF讓你的企業內部溝通管理更有一套!

    在企業組織裡的訊息傳遞,因每個人的角度或身分都不盡相同,所以在接收訊息的過程中,往往會習慣聽自己想聽的,或是傳遞自己想要傳遞的。於是,「溝通不良」或「溝通落差」的情況幾乎是層出不窮!面對這樣的窘境,到底該如何因應呢?其實,這樣的問題透過U-Office Force雲端辦公室,一點都不難解決!

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    改善企業溝通體質,才能締造堅強企業競爭力

    從企業管理的角度來看,好的溝通可以讓企業績效一路長紅,不好的溝通方式可能會讓企業垮台。如何做好上對下、一對多及下對上的溝通方式呢?同時還能記錄並追蹤呢?想替公司建立如此完善的平台嗎?別擔心,交給U-Office Force雲端辦公室就對了。UOF將一般公司的溝通情境化為六大類,並各自規劃好了對應功能,讓你的企業內部溝通既無阻礙也無距離!

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    輔助管理員

    相信許多MIS人員都有這樣的心聲,每次引進一套新系統,從最基本的帳號建置開始,到各模組的基本資料建立,都需要耗費MIS大量心力去完成。但是,這樣就結束了嗎?不!未來各模組設定所需要的任何變動,MIS依舊得事必躬親一件件重做。

    以辦公室自動化系統來說,除了基礎資料建置、帳號建置、權限設定外,還有許多零星瑣碎的事要做,例如:公告類別的建置及異動,討論區的開版與權限設定,電子簽核的表單與流程設計,文件管理目錄建置與權限設定。

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  • 業務管理 (2)

    有效管理業務超Smart,帶領部屬衝出一片錢海

    當老闆小主管的,誰都想知道公司業務的行程怎麼安排?客戶的資料有沒有保存起來(避免業務離職後就不見了)?手上有哪些案子?報價多少錢?有沒有遇到什麼困難……等等, 但該怎麼做呢?才能帶領部屬及公司賺大錢呢?

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    業務報價電子化,簽核+列印+查詢+商機速搞定

    你家的報價還在用Excel或Word的格式來製作?然後用印表機印出來給老闆簽?太落伍了吧!萬一老闆出差一個月,那這份報價單還不要給客戶做生意呢? 運用U-Office Force的「文件管理」,管你老闆在哪裡,都可以線上報價、線上簽核,第一時間把握商機,讓錢財如浪潮般滾進來~

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  • 資安&系統管理 (3)

    使用者帳號分類,提高公司溝通效率

    帳號每個人每天都在用,但辦公室系統如果只有一種帳號,不限任何身分都能都登入,公司機密怎麼辦?內部溝通又怎麼辦?做好分門別類,才能加速公司營運,大大降低溝通成本。

    或許有人會問帳號有什麼秘笈可言?每個系統不都有帳號嗎?否則如何登入?沒錯,每個系統都有帳號!但每一種系統都不同,使用帳號的邏輯也會完全不一樣,都是使用者帳號怎麼會差這麼多?

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    快速搞定「權限授與」,想把公司組織「變形金剛化」也不怕

    一般公司的IT人員及人資,每次提到權限授與就開始頭痛,煩惱著誰應該要有權限掌管哪些事?公司人員變動要怎麼即時調整權限架構?或是如何分級才能一目瞭然?……等等, 這時IT人員及人資一定想:如果有辦法一次全部搞定該有多好?其實這裡有隱藏版的更有效率解決權限授與難題,趕快來看看怎麼做?

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    保障帳戶安全第一優先,多層登入驗證防止資訊外洩

    進入行動辦公室或雲端世界,最怕的就是使用者資訊外洩,為避免發生這重大的問題,U-Office Force提供多樣的登入驗證,確保登入的人的確是該帳戶所有人。 另外U-Office Force還提供帳戶密碼的多種關卡設計,以維護帳戶安全,包括如加強密碼強度、有效期限與登入次數等功能,完整保護系統與每位帳戶使用者。

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