優秀企業家必讀的
管理大小事

改善企業溝通體質,才能締造堅強企業競爭力

從企業管理的角度來看,好的溝通可以讓企業績效一路長紅,不好的溝通方式可能會讓企業垮台。如何做好上對下、一對多及下對上的溝通方式呢?同時還能記錄並追蹤呢?想替公司建立如此完善的平台嗎?別擔心,交給U-Office Force雲端辦公室就對了。UOF將一般公司的溝通情境化為六大類,並各自規劃好了對應功能,讓你的企業內部溝通既無阻礙也無距離!

一等一科技的U-Office Force將企業的溝通類型分為六種類型,並對應各種溝通管道來處理,讓你的企業內部溝通零距離零阻礙!

儘管溝通是一門藝術,但如何建立更完善的管道更是一門學問!完善的溝通管道不僅能讓企業的營運管理更順暢,也能避免內耗企業成本,還能團結士氣強化企業競爭力。

人有百百種,用對溝通話語才叫有效

身為獨立個體,每個人的個性、觀念也都不一樣,舉個常常可在企業中見到的兩種個性的員工:

1. 孫小毛類型(保守派)

陶大偉問孫小毛:「一隻雞有兩隻腳,兩隻雞有幾隻腳?」
孫小毛:「四隻。」
陶大偉又問:「那一隻兔子有四隻腳,兩隻兔子有幾隻腳?」
孫小毛:「…那雞跑到哪裡去了?」

常見於企業中的此類型員工,往往容易出現團隊已經在討論B了,他卻還停留在A。於是為了重新拉回彼此的認知進度,就需要再次浪費時間來回討論,直到達成共識。

2. 蠟筆小新類型(跳躍型)

蠟筆小新的媽媽問小新。
小新媽媽:「小新,你喜不喜歡小白?」
小新:「喜歡呀!但我不要嫁給它!」
小新媽媽:「……。」

不同於保守型員工,跳躍型員工則容易出現團隊正要討論B,他已經跑去談論C了,導致團隊又得再重新協調釐清共識。

上述的兩種類型的員工或主管,往往有很高的機會,會影響企業的溝通成效,讓會議變的很冗長,也可能引發內部衝突。因此,要改善這樣的情況,就必須選擇適當的溝通方式,讓彼此的溝通內容可以順利進行下去!

掌握企業六大溝通類型,傳達訊息更有效率

企業常見的溝通類型可分為以下幾種:

溝通類型1/一對一

這類企業的線上溝通一般來說都以E-mail較為常見,就基本溝通需求來看,算是最常見也最簡潔的方式。

溝通類型2/多對多

企業組織遇到多人討論時,除了面對面直接召開會議,也可利用討論區達成目的。因為一等一科技U-Office Force不僅提供「討論區」,也提供「會議管理」,舉凡會議的徵詢、會議通知/變更通知、會議紀錄與發送會議待辦追蹤/回報/審核等功能通通一應俱全。

溝通類型3/回報

舉凡工作日誌、月/週報、業務案件追蹤、客服/客訴處理等,都屬於回報類型的溝通。通常企業都會利用通訊軟體或是E-mail來解決這類追蹤需求,但成效未必會如預期。透過U-Office Force的「討論區」,不但報告內容、處理過程/結果及主管意見都可以被保留在線上,就算人員或主管異動,新進人員仍可立刻得知之前的資料,以避免交接不完整而造成公司的損害。

溝通類型4/徵詢

這類溝通類型有如:參加人數、決策徵詢、ISO(標準化)自評表、績效考核等。傳統企業仍是利用Mail或發紙本問卷,但回收與統計的工作卻相當麻煩,而且也不符合環保概念。運用U-Office Force所提供的「問卷模組」,不但可以線上發送問卷,填寫後還可自動統計,並匯出Excel報表,讓發起人可以很快速、輕鬆地統計出所需的資料。同時,還可利用「電子簽核模組」發出徵詢表單,利用會簽功能讓大家把各式意見填寫在表單的意見欄中,以供高階主管決策參考!

溝通類型5/意向收集

這類最常見的是決定公司旅遊地點、團購、選舉、訂飲料、訂便當等。你可使用U-Office Force中的「問卷調查」及「投票」兩項功能來達到上述的意向收集,尤其是訂飲料時,常遇到的無糖、少冰、加珍珠、粉圓等眾多要求,訂購者稍一不留神,就容易因聽錯而訂錯,透過線上問卷功能就可以有效減少這類無謂的糾紛。

溝通類型6/即時溝通

Line、Skype等即時通訊軟體,可說是目前大部分企業常見的通訊軟體。但這些即時溝通的工具有個共通的特性,就是必須加為好友才能開啟互動!因此也間接造成企業端在實際應用時,常會因為人員的異動而不斷修正,加上客戶、同學、親朋好友的名單通通存在於同一帳號,然而溝通對象時常在變換,因此常要在好友名單中找尋要溝通的特定對象。

為此,U-Office Force提供企業專屬的即時溝通APP—UChat,只要公司成員登入系統裡,你就能利用UChat的強大功能(對話管理、群組管理、推播通知),輕輕鬆鬆完成你要的任何即時溝通,而不需要維護任何好友名單。此外,所有的對話記錄也會完整的儲存在公司系統中,以便日後查詢使用,不但效率倍增,使用更安心。

了解了這六大類溝通型態之後,是否也可以感受到對企業組織而言,溝通要有效果,用對方式才是關鍵!否則不僅溝通成效不佳,有時還可能造成成員彼此間的誤解,甚至引發不必要的嫌隙與衝突,這對企業何嘗不是另一種傷害呢?

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  • 企業e化 (6)

    別再縱容「隱形成本」耗損你的企業了!

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  • 辦公室應用 (6)

    善用雲端——有效提升你的檔案管理效能

    當雲端辦公的時代趨勢已經來臨,還在用USB或E-mail跟同事們互傳檔案及工作進度?何不運用U-Office Force的公事包功能,讓你的行動辦公效能逆勢成長!

    隨著科技的進步,手機的使用程度幾乎可說是人手一機,如Office的Word、Excel、PowerPoint等檔案,已成為許多人工作中,不可或缺的一部分。甚至對外溝通或生活資訊,也幾乎與這些檔案脫離不了關係。隨著時間增長這些檔案也越積越多,一般人的電腦裡少則幾百份檔案,多則上千上萬份檔案,往往一存都是以GB為單位起跳。通常這些檔案,除了自用外,偶爾也會因工作所需,提供或分享給其他同事使用。

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    雲端行事曆——精準掌控你的每一項會議行程

    還在白板上,用白板筆一筆一畫紀錄著每個人的出缺勤或業績報表?身處在行動通訊爆炸性發展的年代中,不妨思考看看,真要繼續用這種傳統方法輔助公司大小業務?縱使Outlook或Gmail可以分享個人行事曆,但是當會議時間一經更動時,卻沒有辦法連動修正時,這時你會發現能夠借助U-Office Force的行事曆,提升企業行事曆的管理效率,是多麽有效率的一套功能。

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    靈活運用電子問卷—輕鬆搞定複雜的Menu訂單差事

    對上班族而言,通常最快樂的兩個時段,一是午餐,二是下班。有些公司福利更好的,還有下午茶時間呢!一整天的忙碌下來,只有在午餐時段吃得好,心情才會跟著好,才有心力繼續面對接下來的挑戰。但是,面對公司或部門才二、三十個人,但每個人都有各自的喜好,一位要雞腿飯、一位要去冰三分糖等諸多需求。到底該怎麼做,才能讓這件事差事不再苦惱無比,還能順利幫大家訂到心中想要的便當與飲料呢?

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    運用電子報,輕鬆維繫員工與客戶的關係

    想要對外宣佈公司重大訊息,還要公司人員一封一封的寄E-mail給客戶,這樣的辦事效益真的好嗎?U-Office Force的「公告模組」功能,可以設定內部帳號及外部帳號群組,把你想要宣佈的訊息,第一時間就發送給客戶知道,讓你與客戶的聯繫關係更親密!

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    即時檢索,讓人員搜尋資料快狠準

    搜尋世代的崛起,想要什麼資料只要Google一下,不到一秒所有相關資訊就盡在眼前。公司內部系統當然也不能例外,因為企業每天所產生的資訊量十分龐大,如何在龐大的資料庫中即時找出所需資訊,對於所有企業人員而言是十分重要的。

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    電子化企業通訊錄,讓你即刻找到你要的聯絡資訊

    「慘了!那個王○明的電話在哪裡?」「○海的窗口又換了,你知道現在是誰嗎?」「什麼!張○華離職後沒有把客戶名單留下來!」相信這樣的對話很熟悉吧!想要終結這種狀況嗎?讓U-Office Force為你將客戶及員工通訊錄通通建立起來吧!使你的聯絡窗口一個都不漏接,還能設定權限,讓重要人士電話號碼不外洩。更重要的,還能實踐企業無紙化,為地球的永續資源盡一份力。

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  • 工作管理 (9)

    雲端管理交辦事項——掌握工作進度乾淨又俐落

    就像夾心餅乾一樣,許多中低階主管時常得夾在老闆與部屬之間,一邊要完成老闆交付的任務,一邊要應付屬下的請求。這時,心中總會希望時間再多一點,記憶力再強一點,才能將老闆交辦的任務完成,再去追部屬或伙伴的進度!但是,單憑一己之力真能記得這麼多選項,又能一項不漏的通通完成?想必應該不是件易事吧。各位居於企業要職的管理者們,難道不曾想過改善這樣的情境嗎?何不讓U-Office Force的「交辦事項」管理功能,協助你輕鬆交辦工作,還能有效掌握進度,不必再煩惱到底還遺漏了哪些工作。

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    運用電子化工作日誌,讓企業目標精準直達紅心

    「工作日誌」是什麼?找十位人員來問,恐怕會有過半的人回答:「主管想確認屬下的工作進度與效率,所進行的監督控管!」事實上,「工作日誌」的意義不僅僅是如此,除了確認所有人員是否為同一目標努力外,還能增加夥伴間的意見交流的機會。因此,如何有效管理「工作日誌」就成為一件相當重要的事!但你知道怎麼做,才可以讓自己的工作日誌令人雙眼為之一亮呢?甚至達到事半功倍之效呢?

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    釐清「專案管理」與「工作流程」的差異,工作管理才有效率!

    什麼是「專案管理」?什麼是「工作流程」?相信有些企業主也未必分清楚,於是大材小用或小材大用的情節,幾乎天天在上演。如此局面,只會讓基層忙到人仰馬翻,得到的效果卻相當有限。事實上,只要弄清楚兩者間的差別,就可以依事情的輕重緩急,輕鬆部署適當的人力及資源,讓最少的資源發揮最大效率,讓公司業績蒸蒸日上!

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    還在依靠File Servers!?別再讓企業深陷檔案管理風險了

    還在使用「File Server」!?如果你的企業檔案系統沒有出過問題,要不是老闆的運氣太好,就是IT部門「乖乖」拜很大!

    想讓公司壯大、業績長紅嗎?為何還不採用U-Office Force「文件管理」,將公司流程電子化、管理行動化,讓你不必再為文件管理操心不已!

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    「會議管理」功能,讓你的會議管理效能如虎添翼

    如果說主管最常做的事是「交辦工作」,那麼主管最常參加的活動就是「會議」了。每天開會開到天荒地老也許還是小事,最令人感到苦惱的還是「喬時間」跟「喬會議室」,這些不斷在公司發生的劇情,到底有沒有更聰明的辦法解決它呢?

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    UOF智慧化管理平台,讓你的管理效能再創巔峰。

    每當員工職位異動或離職交接時,是不是令你感到無比困擾?用傳統的口頭、小紙條、E-mail、LINE之類的即時通訊來交辦事項,都只是單方面公佈訊息,卻得不到有效的回饋機制,久而久之很容易就忘記有哪些事要做、有哪些事還沒做。其實,你可以有更聰明的選擇,運用U-Office Force雲端辦公室平台將所有訊息放上去,無論人員怎麼異動,工作如何交辦,UOF肯定能在重要時刻提醒你「下一步」該解決的問題。

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    不只要說清楚更要聽清楚!UOF讓你的企業內部溝通管理更有一套!

    在企業組織裡的訊息傳遞,因每個人的角度或身分都不盡相同,所以在接收訊息的過程中,往往會習慣聽自己想聽的,或是傳遞自己想要傳遞的。於是,「溝通不良」或「溝通落差」的情況幾乎是層出不窮!面對這樣的窘境,到底該如何因應呢?其實,這樣的問題透過U-Office Force雲端辦公室,一點都不難解決!

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    改善企業溝通體質,才能締造堅強企業競爭力

    從企業管理的角度來看,好的溝通可以讓企業績效一路長紅,不好的溝通方式可能會讓企業垮台。如何做好上對下、一對多及下對上的溝通方式呢?同時還能記錄並追蹤呢?想替公司建立如此完善的平台嗎?別擔心,交給U-Office Force雲端辦公室就對了。UOF將一般公司的溝通情境化為六大類,並各自規劃好了對應功能,讓你的企業內部溝通既無阻礙也無距離!

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    輔助管理員

    相信許多MIS人員都有這樣的心聲,每次引進一套新系統,從最基本的帳號建置開始,到各模組的基本資料建立,都需要耗費MIS大量心力去完成。但是,這樣就結束了嗎?不!未來各模組設定所需要的任何變動,MIS依舊得事必躬親一件件重做。

    以辦公室自動化系統來說,除了基礎資料建置、帳號建置、權限設定外,還有許多零星瑣碎的事要做,例如:公告類別的建置及異動,討論區的開版與權限設定,電子簽核的表單與流程設計,文件管理目錄建置與權限設定。

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  • 業務管理 (2)

    有效管理業務超Smart,帶領部屬衝出一片錢海

    當老闆小主管的,誰都想知道公司業務的行程怎麼安排?客戶的資料有沒有保存起來(避免業務離職後就不見了)?手上有哪些案子?報價多少錢?有沒有遇到什麼困難……等等, 但該怎麼做呢?才能帶領部屬及公司賺大錢呢?

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    業務報價電子化,簽核+列印+查詢+商機速搞定

    你家的報價還在用Excel或Word的格式來製作?然後用印表機印出來給老闆簽?太落伍了吧!萬一老闆出差一個月,那這份報價單還不要給客戶做生意呢? 運用U-Office Force的「文件管理」,管你老闆在哪裡,都可以線上報價、線上簽核,第一時間把握商機,讓錢財如浪潮般滾進來~

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  • 資安&系統管理 (3)

    使用者帳號分類,提高公司溝通效率

    帳號每個人每天都在用,但辦公室系統如果只有一種帳號,不限任何身分都能都登入,公司機密怎麼辦?內部溝通又怎麼辦?做好分門別類,才能加速公司營運,大大降低溝通成本。

    或許有人會問帳號有什麼秘笈可言?每個系統不都有帳號嗎?否則如何登入?沒錯,每個系統都有帳號!但每一種系統都不同,使用帳號的邏輯也會完全不一樣,都是使用者帳號怎麼會差這麼多?

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    快速搞定「權限授與」,想把公司組織「變形金剛化」也不怕

    一般公司的IT人員及人資,每次提到權限授與就開始頭痛,煩惱著誰應該要有權限掌管哪些事?公司人員變動要怎麼即時調整權限架構?或是如何分級才能一目瞭然?……等等, 這時IT人員及人資一定想:如果有辦法一次全部搞定該有多好?其實這裡有隱藏版的更有效率解決權限授與難題,趕快來看看怎麼做?

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    保障帳戶安全第一優先,多層登入驗證防止資訊外洩

    進入行動辦公室或雲端世界,最怕的就是使用者資訊外洩,為避免發生這重大的問題,U-Office Force提供多樣的登入驗證,確保登入的人的確是該帳戶所有人。 另外U-Office Force還提供帳戶密碼的多種關卡設計,以維護帳戶安全,包括如加強密碼強度、有效期限與登入次數等功能,完整保護系統與每位帳戶使用者。

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