優秀企業家必讀的
管理大小事

釐清「專案管理」與「工作流程」的差異,工作管理才有效率!

什麼是「專案管理」?什麼是「工作流程」?相信有些企業主也未必分清楚,於是大材小用或小材大用的情節,幾乎天天在上演。如此局面,只會讓基層忙到人仰馬翻,得到的效果卻相當有限。事實上,只要弄清楚兩者間的差別,就可以依事情的輕重緩急,輕鬆部署適當的人力及資源,讓最少的資源發揮最大效率,讓公司業績蒸蒸日上!

看起來很相似的專案管理與工作流程,在實際運用上存在著許多差異,只要運用得當,便能提高工作與人力配置的效率,大幅提升公司營運效能。

一等一科技曾拜訪一家剛導入U-Office Force四個月的知名飲料連鎖企業,他們自行把展店的工作以「專案管理」的模組來管理,從簽約、教育訓練、找店面、裝潢、試營運等五大步驟,變成五個專案任務列入控管。但使用了專案管理後,卻發現一個大問題,也就是專案常常會延遲,因此每項任務的時間都無法精準掌握,客戶也感到很困惑怎麼會如此?

在了解這個狀況後,並與客戶討論整個工作目標及流程後,我們建議他們改採「工作流程」的「表單」方式來控管,如此一來,就沒有專案延遲的問題產生,在任務時間的調度上也比較靈活應用,並確實解決了客戶的問題。但在處理完之後,客戶問了一個問題,什麼情況要用專案?什麼情況要用工作流程?

「專案管理」與「工作流程」的5大相同處

這是一個好問題!在回答這個問題前,我們先了解一下專案管理與工作流程有何相同之處?

第一:它們都被用來管理工作。
第二:它們都可以管理循序與並存的工作。
第三:它們都可以讓管理者輕易了解工作進度。
第四:它們都可以指定任務負責人,而且都有逾時警示功能。
第五:各項任務都可以分別被驗收。

「專案管理」與「控管工作流程」的差別

從以上五大點看來,似乎差異不大,但是對大部份的工作而言,大概都可以符合上述五項特性,但是細論工作本質的時候,兩者之間還是有差異的。如果任務可以預先設定時程,且各任務間需要有橫向協同作業、任務工期較長、人員異動較少、任務較為複雜與所有任務都需要完成,這些都比較適合用「專案管理」來管理工作。如果任務是短期的、無法預先界定時程、任務需有專人負責、人員異動頻繁、任務有急迫性或臨時性、有隨時需要中止工作的情形等,就比較適合用「工作流程」的表單來控管。

專案管理的好處是,從起案之後,所有專案成員就會知道自己該負責的任務,但循序性任務在前一任務結束後,須要人為通知才能獲知。工作流程的好處是,不必在一開始就知道有哪些任務,等到前一項任務完成,系統自然會通知下一個任務開始進行。以U-Office Force雲端租賃銷售來看,我們會以「工作流程」來跑表單,從簽約、開發票、收款、線上開通、教育訓練等一張搞定,前後只需一個月內完成。

但如果是「專案開發」,我們就會以專案管理模組來管理, 從簽約、訂金款請款、專案起案、規格訪談、系統分析、規格確認、規格確認款請款、系統開發、內部測試、程式交付、開程式交付款請款、安裝、UAT測試、教育訓練、上線測試、正式上線、結案會議、尾款請款等等,前後至少超過一個月以上。

所以,你清楚你手上的工作,適合用「專案管理」?或是「工作流程」來跑單了嗎?

表格:5分鐘確認用「專案管理」或「工作流程」Check List 
(以下對的打V,獲得最多V則以其項目設定為主。)
專案管理 工作流程
可以預先設定時程 無法預先定義時程
各任務之間需要有橫向協同作業 任務有專人負責
人員異動較少 人員異動頻繁
任務較為複雜 任務有急迫性或臨時性
所有任務都需要完成 有時需要中止的工作
完成時間超過一個月以上 任務是短期的,不超過一個月為主
所有專案成員就會知道自己該負責的任務 不必一開始就知道有哪些任務
前項任務是否完成,必須要人為通知才能獲知 前一項任務完成,系統會通知

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