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還在依靠File Servers!?別再讓企業深陷檔案管理風險了

還在使用「File Server」!?如果你的企業檔案系統沒有出過問題,要不是老闆的運氣太好,就是IT部門「乖乖」拜很大!

想讓公司壯大、業績長紅嗎?為何還不採用U-Office Force「文件管理」,將公司流程電子化、管理行動化,讓你不必再為文件管理操心不已!

透過一等一科技U-Office Force的「文件管理」功能取代傳統「File Server」,運用人性化的操作介面讓使用者可以輕易上手,透過無限制的樹狀目錄架構,可以更快速地依需求分類管理文件。

我們在「檔案分享」中有提到,比較大型的企業都使用「File Server」的方式,來提供企業檔案分享使用。事實上,「File Server」在「文件管理」這個名詞還沒盛行之前,確實獨領風騷數年之久。因為它可以依照目錄去設定存取權限,而這些權限包含了讀取權、寫入權及刪除權,並可提供一般中小型企業在分享時,所需要控管的基本權限。

但是,這樣就能使你滿足了嗎?

使用傳統「File Server」的7大困擾

事實上,儘管「File Server」便宜又好用,但仍存在一些使用上的困擾。

困擾1/權限陽春

因為權限設定較陽春,因此幾乎每個人都可以在File Server上看到公司文件,並且可以進行下載、複製及列印等動作,讓公司的營運完全暴露在風險中。萬一公司有些機密檔案要禁止列印、另存、複製或下載時,在權限設定上就會有問題產生。

困擾2/文件審核

公司任何人只要擁有寫入權,就能將檔案放在File Server上,而有讀取權的人便可看見。所以像是財務部的「公司財務報表」或人資部的「薪資表」等私密文件,就不能隨意放在File Server上。

困擾3/版本混亂

文件版本需要手動控管,所以最常見就是後面加個日期或是版號,但是同一份文件在同一個目錄裡卻有多個檔案,負責存取的人必須仔細比對,才能知道哪一份才是最新的,出現失誤的機率自然會提高。

困擾4/權限混亂

File Server雖然有基本權限控管,但不管有沒有被授權,目錄還是可以看得見。不過沒權限的人點下去,總會出現「權限不足」的字眼,這對基層人員或許無妨,但若對象是高階主管呢?公司的10個目錄中,有9個點下去都出現「權限不足」,你認為高階主管會作何感想?

困擾5/搜尋困難

使用File Server必須要有過人的記憶力,否則那麼多目錄,如何知道要找的檔案放哪裡?尤其是要找年代久遠的檔案,那更是難如登天了!

困擾6/分類不易

因為只能利用目錄方式存放,因此想要找到某類型的檔案,就變得很麻煩。例如客戶的檔案,大部分人都依照客戶的目錄存放,底下再區分「合約」、「報價單」或相關檔案的目錄。但是,如果想看到所有合約怎麼辦?或想看到某一類型的合約呢?你要如何有效率地從網海中把檔案撈出來?

困擾7/存取紀錄

無論是誰來使用File Server,都不會留下記錄,包括讀取記錄、目錄及檔案增刪等等也都沒有任何存取記錄留下來。因此,一旦發生目錄或檔案遭誤刪時,往往很難找出是誰做的!

導入文件管理模組功能,便利安全通通有

以上只是例舉一些File Server使用上常見的困擾,當然其他仍包含一些問題,例如同時編修的問題、沒有檔案描述、檔案關聯性、上下架功能、作廢功能、檔案有效期設定、文件調閱、文件分類、ISO相關功能等。無論這些問題你有沒有遇上,對於一般中小企業來說,勢必會在營運管理上產生莫大的隱憂。

如果你身為公司的管理者,而且需要這些功能來協助你建立完善的管理環境,那麼UOF「文件管理」就是你最明智的選擇。

一等一科技的U-Office Force主要分為三大模組,分別為 企業資訊入口(EIP,Enterprise Information Portal)、 工作流程(BPM,Business Process Management)及 ISO文件管理(ISO Management)。 其中 ISO文件管理(ISO Management)提供5種維度(方式或路徑),讓你可以快速找到你想找的文件。例如,你可依照傳統的目錄及全文檢索方式找文件,也可利用文件類別、文件作者,或提供員工自訂常用的文件(類似「我的最愛」)來找到想找的文件。

同時,U-Office Force也提供了更完善的安全機制,除了目錄存取權限外,還提供另存、列印、複製文字及下載原始檔的權限控管。 同時,為了因應現今手機均有高畫質的照相功能,U-Office Force也設計了嚇阻偷拍的功能,讓企業在分享知識的同時,也能有效控管文件的安全性。另外,還有完整的版本控制、上下架功能及存取記錄等功能,完整補足了File Server的各項缺點。

更貼心的一點,UOF還支援行動裝置查看文件,提供行動裝置線上瀏覽文件,讓你隨時隨地都能觀看你需要的文件,無論在PC、或行動裝置上也都提供浮水印功能,嚇阻有心人拍照取走文件,避免管理出現安全漏洞。

U-Office Force的文件管理功能還可以支援行動裝置,如手機及iPAD查看及瀏覽文件。

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    UOF智慧化管理平台,讓你的管理效能再創巔峰。

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    從企業管理的角度來看,好的溝通可以讓企業績效一路長紅,不好的溝通方式可能會讓企業垮台。如何做好上對下、一對多及下對上的溝通方式呢?同時還能記錄並追蹤呢?想替公司建立如此完善的平台嗎?別擔心,交給U-Office Force雲端辦公室就對了。UOF將一般公司的溝通情境化為六大類,並各自規劃好了對應功能,讓你的企業內部溝通既無阻礙也無距離!

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    輔助管理員

    相信許多MIS人員都有這樣的心聲,每次引進一套新系統,從最基本的帳號建置開始,到各模組的基本資料建立,都需要耗費MIS大量心力去完成。但是,這樣就結束了嗎?不!未來各模組設定所需要的任何變動,MIS依舊得事必躬親一件件重做。

    以辦公室自動化系統來說,除了基礎資料建置、帳號建置、權限設定外,還有許多零星瑣碎的事要做,例如:公告類別的建置及異動,討論區的開版與權限設定,電子簽核的表單與流程設計,文件管理目錄建置與權限設定。

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  • 業務管理 (2)

    有效管理業務超Smart,帶領部屬衝出一片錢海

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    業務報價電子化,簽核+列印+查詢+商機速搞定

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  • 資安&系統管理 (3)

    使用者帳號分類,提高公司溝通效率

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    或許有人會問帳號有什麼秘笈可言?每個系統不都有帳號嗎?否則如何登入?沒錯,每個系統都有帳號!但每一種系統都不同,使用帳號的邏輯也會完全不一樣,都是使用者帳號怎麼會差這麼多?

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    快速搞定「權限授與」,想把公司組織「變形金剛化」也不怕

    一般公司的IT人員及人資,每次提到權限授與就開始頭痛,煩惱著誰應該要有權限掌管哪些事?公司人員變動要怎麼即時調整權限架構?或是如何分級才能一目瞭然?……等等, 這時IT人員及人資一定想:如果有辦法一次全部搞定該有多好?其實這裡有隱藏版的更有效率解決權限授與難題,趕快來看看怎麼做?

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    保障帳戶安全第一優先,多層登入驗證防止資訊外洩

    進入行動辦公室或雲端世界,最怕的就是使用者資訊外洩,為避免發生這重大的問題,U-Office Force提供多樣的登入驗證,確保登入的人的確是該帳戶所有人。 另外U-Office Force還提供帳戶密碼的多種關卡設計,以維護帳戶安全,包括如加強密碼強度、有效期限與登入次數等功能,完整保護系統與每位帳戶使用者。

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