亞太國際物流股份有限公司

成立時間  1973 年

主要業務  貨櫃倉儲、貨物倉儲、船舶貨櫃裝卸等


企業資訊入口、工作流程、ISO文件管理

資訊處 / 方慶輝經理、林易宏副課長

只要你開車經過高雄小港中山四路及中安路,路上不乏見到萬海及韓進貨櫃車絡繹不絕地進出高雄港區。 座落於高雄港第三貨櫃中心與小港國際機場及中山高速公路起點所構成的三角形區域中心位置-「亞太國際物流」, 是「萬海集團」的關係企業;它的前身「亞太儲運」創立於民國六十二年,立足高雄港三十多年來, 先後承接頗具規模的萬海航運公司、韓進泛太平洋公司及陽明海運公司等相關業務,讓業界刮目相看。 近年來「亞太國際物流」在本業穩健成長後,步入多角化經營形態,跨足加油站、網購、及旅遊業等領域。

朝向多角化經營的「亞太國際物流」,為什麼當初採用一等一科技的UOF系統? 亞太物流資訊處方慶輝經理說:「我們以前請假及請購物品時,都要請各地區同事將單據寄回來。 負責人事的同事將收到的請假資料整理後,再逐筆鍵入ERP系統中,採購單也是單據寄回來再進行後續的工作; 這樣的作業方式長期下來不僅浪費時間,也花費不少郵寄及紙張費用,所以公司想要改善這樣的情況。」

方經理接著說:「自從導入UOF系統後,同事現在請假只要上工作流程系統申請,表單經過主管簽核後, 請假資料就能拋到ERP系統,負責人事的同事可以省下補登請假資料的時間。

而在ERP申請的請購單,現在也會拋到工作流程系統,讓相關人員簽核,省下不少人工及單據往返的作業時間, 也為公司省下郵寄及紙張費用。導入工作流程系統還有一個好處,就是新進同仁以前拿著單據,不知下一關找誰簽核? 現在系統自動將電子表單送到下一個簽核對象,無形中幫公司做了作業流程的管理。」

談到了文件管理系統的使用狀況,資訊處副課長林易宏說:「現在我們例行性表格、客戶注意事項、規範及合約等資料, 都放在文件管理系統中,大家有需要時就去查閱或下載;加油站部門的同事,也會到文管系統下載檢測表資料。 另外,我們也將ERP上的薪資資料,拋到UOF的私人訊息功能,員工只要登入UOF,查看私人訊息,就能夠知道薪水是否已入帳。 剛開始導入新系統大家會不適應,所以需要與同事溝通觀念;一開始高層主管也和大家一起適應在UOF系統處理工作, 一段時間後,大家也習慣在UOF上作業了!」

由於一等一科技的模組是使用跨平台傳輸的Web Service服務,並以XML為傳輸媒介,讓異質系統能輕易串連與資料拋轉, MIS人員只要設定開發工具,就能輕鬆完成ERP與UOF之間的呼叫介面,節省雙方系統實作接口的人力與時間; 對於需要與ERP或其它外部系統串連的客戶而言是一大福音。