達穎塑膠股份有限公司

成立時間  1991 年

主要業務  食品包裝類塑膠膜、電子工業類塑膠膜


企業資訊入口、工作流程、文件管理

李安重總經理

達穎公司一向信譽卓越,為掌握趨勢提供更新更多元化產品,不斷致力於創新及研發,力求為客戶產品創造更高的附加價值及提供一系列的解決方案, 對E化軟硬體的導入更是不遺餘力,期使達穎在業界成為TOP優質廠商,未來達穎仍將本著精益求精的專業技術及創新精神,提供客戶最完善的價值與服務, 與客戶及全體員工共同追求永續經營的理想與目標。

達穎塑膠 李總經理的經驗[先以租賃方式做使用]

李總經理很重視E化管理,積極的參加相關課程,也持續安排公司在進行E化,一開始最主要是想做KM(知識管理),找了好幾家資訊公司的產品,也分階段請各家業者來做DEMO, 但當實際去了解KM後,發現以達穎塑膠現有的規模與人力其實不太適合大規模的KM,後來決定轉而先針對公司表單的處理、內部溝通與ISO文件這三大部份來做E化, 恰巧當時"中小企業處"有協助請各方面專家來為企業做輔導,達穎塑膠便提出了E化管理輔導的申請,專家在了解公司的需求與情況之後,推薦了一等一科技的UOF系統, 建議可以先以租賃的方式來進行,無需一次投入大筆資金成本買斷不確定是否適合公司的系統。李總經理表示:「當初會決定使用UOF系統,除了中小企業處專家的推薦之外, 主要是因為當時公司許多的工作流程一直都很慢,且常會有客訴案件不翼而飛的情況,為了把這個弊病趕快解決,抱持著試用的心態去導入UOF,就算最後真的不適用, 至少這個租賃的代價是公司能負擔起的。」

客服人員的服務,幫助解決了許多問題

當時負責人員身兼多職較為忙碌,一直沒有時間去落實導入系統,直到2011.10月開始總經理嚴格要求各表單負責人正式上線,才陸續產出一些表單與修正流程, 只要踏出第一步,藉由使用者反饋與現況與流程結合才能設計出最適合的電子簽核。而在熟悉表單設計後,第二階段開始導入大量表單,並在各部門設UOF種子人員, 各類表單陸續上線,其中常會遇到實際簽核流程該如何設計成系統簽核流程的問題(例如副流程應用與欄位運算…等等),都會把問題張貼在一等一客戶服務討論區上, 再電話與客服人員討論,找出最佳解決方案。現階段客服都能即時解決我方使用上的問題,若真的無法解決,也會請客服使用遠端連線協助查看, 這一點的確快速地幫了很大的忙,後續客服也會定期關心後續使用狀況,對於問題的解決有很大的幫助。

李總經理表示:「只要有利於公司行政效率,我都願意去做嘗試!」

曾經其它廠商看到達穎塑膠員工20幾人不到30人,居然使用電子簽核!出乎他們意料之外,但李總經理認為:「只要有利於公司行政效率,只要有利於公司資料記錄的累積, 未來讓人員更快的進入狀況,我都願意去做嘗試!」。在達穎塑膠導入UOF後,公司行政效率與資料記錄的累積獲得了很大的改善,負責導入UOF的劉小姐舉出了幾個公司改善的重點…

1. 公司的[導入品質異常單]之前常會在簽核者手中卡單一週以上,原因可能是文件押在桌上忘了、沒看到或是被其他文件淹沒,什麼理由都有, 最讓人頭痛的是常常發生表單遺失的事件!在導入電子簽核後可直接利用系統做跟催簽核,表單在誰手上一目了然,且每人均於2小時~2天內可簽完表單, 簽核過的意見都詳細記載,正所謂凡走過必留下痕跡,現在再也沒有遺失過表單了。

2. 在系統導入使用後,提升了文管工作效率,以前在跑單、追單、詢問下落,平均每月就要花掉1-2天時間,加上歸檔、查詢、建檔等工作也得花上1-2天來整理, 現在表單管理就在彈指之間,只要幾分鐘的時間,所有資料全部現形,正確且迅速。

3. 以前同仁受完訓常常忘了寫心得報告或課後行動計畫,三催四請是常有的事,人資無法有效追蹤課後學習情況,主管也不清楚部屬的學習狀況或遇到的困難, 今年開始導入[教育訓練行動計劃表]快半年,目前雖不完善,但至少基礎架構已展現,可明確了解學員學習狀況,並留下學員與主管意見記錄, 誰未完成或遲交清楚可見,這些累積的寶貴資源也將作為公司培育人才的資料庫與後續人員訓練養成的依據。

4. 近來開始比較有時間來研究電子簽核,也上過一等一科技 梁總經理親自開的一些實務應用課程之後,目前正構想將一些客訴解決方案納入討論區, 不單純是訊息管理,更能做到經驗傳承,供同仁日後討論與查詢,作為新進人員教育訓練教材。

UOF系統加快了企業的反應速度

整體來看,UOF系統加快了公司的反應速度,資訊也更加的明確,不論是對客戶的訂單處理或是客訴案件的反應,不會再出現客戶反應後沒有下文的情況, 部門之間聯繫溝通較之前明朗且有依據,降低了電話溝通時會錯意而產生的誤會甚至損失。目前公司正計畫持續應用系統,要在會議室中安裝錄影設備, 未來有內部教育訓練或是外聘講師授課,可將課程錄影起來留存記錄,並將檔案夾帶在原本的課程公告中,資料累積久了,對公司來說就像個小型的KM了。