富味鄉食品股份有限公司

成立時間  1965 年

主要業務  生產芝麻油、芝麻醬、芝麻麵包醬、芝麻粒、芝麻粉…等


企業資訊入口、工作流程、文件管理

管理部 / 陳淑紋經理 、 資訊課 / 徐子程主任

以生產芝麻油聞名全台灣的富味鄉,係台灣第一大麻油製造業者,也是最大芝麻油出口商(佔總出口量之95%),於1965年成立, 主要商品類別包括芝麻油、芝麻醬、芝麻麵包醬、芝麻粒、芝麻粉…等,為了生產優質產品,富味鄉總是嚴格挑選芝麻原料, 採用全自動化生產設備以及嚴謹的標準流程,並陸續通過ISO9000、HACCP國際雙重品質認證。

由於資料上的需求,富味鄉考慮導入一個可以整合工作流程和文件管理的系統,陳淑紋經理說:「我們的資料量很大,儲存時常出現問題, 成本更新上也很容易發生錯誤,當時我們有與很多家廠商demo,但在見到一等一科技的系統包含了工作流程與文件管理後,就決定導入。」

陳經理繼續說:「在一開始導入時,大家會不習慣,畢竟以前紙上的一些寫法和流程變得不同,且我們不是所有的表單都e化, 有些考慮到要附憑證什麼的,比較麻煩,所以當初我們是先將一、兩張表單e化,來慢慢取代紙上作業,再通知大家,若有人忘記表單已經e化, 就請他重新上系統填表單,由於大家的配合度都很高,因此在推廣上,沒遇過太大的問題。」

提到系統應用情形時,MIS工程師徐子程表示,「我們最常使用的作業有電子簽核、文件搜尋、行事曆等等,行事曆中的設備借用, 我們會當作圖書管理系統在使用,還有問卷調查,我們是應用在給剛進公司的新人考試上。 另外像請假單、加班單、內部連絡單、教育訓練單等,都是我們較重要的表單。」

陳經理也說到:「系統上線後,其實對管理的助益很大,像發佈公告方面,它的即時性很高,有什麼事情只要公告在系統上, 大家都可以看到,甚至誰有看過誰沒看過都一清二楚,完全不需要一個一個去通知、去確認;而在簽核部分,以前簽一張單子總是要簽很久, 如果一個簽呈有五、六個單位時,不但表單簽到哪無法馬上得知,也因為主管常在國外,總會發生表單卡在主管那而讓流程停滯不前的問題。」

導入一等一科技的工作流程系統後,就解決了這些問題,陳經理認為,最明顯的事富味鄉有規定假單要提前幾天送,加班單最慢隔天要送, 以前員工或許會拖個一兩天才請,主管還是會讓它通過,但現在系統上都有記錄時間,完全不能拖延,也不會再有假單累積在主管那遲遲沒有簽核的情況發生, 讓富味鄉的行政人員工作負擔減少,輕鬆很多較好做事,也降低了公司溝通、連絡的成本,同時提升了員工和主管的工作效率。