慶安生醫科技股份有限公司

成立時間  1996 年

主要業務  西藥批發、醫療機械設備批發、無店面零售代理


企業資訊入口、工作流程、ISO文件管理

資訊部 / 劉岳騏工程師

相信很多人都曾在康是美或屈臣氏,買過或看過媚比琳彩妝的睫毛膏或萊雅染髮劑、保養品這些開架商品的經驗。 將這些商品引進台灣藥妝通路銷售的幕後推手-慶安生醫科技,是一家藥品及彩妝流通的專業經銷商,經由銷售通路, 將藥妝製造商的產品賣給下游廠商(中盤商、零售商)。憑藉多年經營藥妝通路的經驗,慶安透過產品精心挑選經銷之服務, 造福客戶及消費者,改善消費者的生活品質。

如何將公司產品政策或銷售資訊,有效地傳遞給各地區人員,或讓前線人員即時帶回客戶對產品的反應? 資訊部劉岳騏說:「過去發佈公司政策或重大訊息,都會利用E-Mail方式,通知北中南區的同事,但是文件若有簽核需求時, 就請各區的同事簽名後利用傳真機回傳,有時候因為很麻煩,所以南部同仁簽一簽就了事,沒有將資訊傳給北區或中區的同事, 相對很多訊息北區或中區的同事,就會不知道。

自從使用一等一科技的UOF產品,公司現在發佈政策或有訊息告訴大家時,直接把訊息放上公告區,北中南區同事只要登入UOF系統, 馬上看到公司的新公告,如果你沒有去看,它會一直掛在上面,等你點開看,這個新公告才會從個人首頁不見。

工作流程系統上線後,有效解決我們跨區域簽核的麻煩問題,大家不再需要為了單據簽核,樓上樓下跑來跑去,節省不少時間也更有效率。 現在我們的事務用品申請單、差旅費申請單、請假申請單等行政類表單,都已經上了簽核系統,所以如果要查詢申請過哪些文具用品? 何時申請?或是今年請了幾天假?這些資訊很容易在系統上查到。大家現在很習慣上系統,像業務人員每天都會在CRM系統, 填寫今天去拜訪哪些客戶?客戶有哪些新需求?或是哪些事情要特別注意?不像過去客戶的memegaga只有業務人員知道, 公司現在更容易掌握客戶的狀況。另外,報價單的樣張、產品DM、操作手冊、SOP流程的文件、開會的會議紀錄、公司章程, 利用文件管理系統作管理,需要的時候,上系統可以很快找到並下載使用。」

由於高層主管力推工作流程系統,要求每位員工請假就得上系統申請,差旅費報銷也要上系統登錄,所以每位員工已習慣使用UOF系統。 有了這套系統,處理行政業務不但即時有效率,還可以詳實紀錄各項憑證的歷程,事後也好追踪,長期下來,替公司節省不少管理成本。