瑞芳電子股份有限公司

成立時間  1974 年

主要業務  wire harness assembly


企業資訊入口、工作流程

工程部 / 黃益文先生

瑞芳電子股份有限公司座落在山明水秀的瑞芳山城,已經有30多年的歷史,經歷經濟變化、社會變遷,從1997年開始慢慢將觸角延伸至大陸, 至今已在大陸成立三處分廠,而老闆根留台灣的原則,讓隱身在瑞芳山城的總公司,擔當瑞芳電子的核心支柱。 這幾年公司響應環保,決定將各類表單e化以減少紙本,一方面發現主管們要負責大陸各分廠管理,時常出差或外派,若仍使用書面簽核, 有時效性、立即性的表單會受影響,再來老闆注重系統面,希望表單簽核要依照流程制度化,所以便有了購買套裝軟體的需求,而高層主管經由朋友的推薦, 決定使用一等一科技的U-Office Force系統。正符合了一等一科技梁總經理“公司最大的產品是客戶”的理念,只要客戶服務做得好, 客戶自然會推薦UOF系統給朋友、客戶或廠商,黃先生表示現在有客戶或廠商來公司,老闆或主管們也會提到UOF系統對公司帶來的效益。

當初要將各類表單導入UOF系統時,黃先生考量到各分廠管理模式、人員職務較不一致,表單流程難以統一, 而且近千人的員工若要跑個表單流程要好幾個站點才能結案,這樣太沒效率,所以在設計組織職務時,就將大陸廠職務單純化, 並由大陸各廠自行設計、管理該廠的表單,如此在表單維護上不會被互相牽連而影響作業,例如:每個廠設一最高負責人, 當員工請假單送出,交由其簽核即可;A廠某表單需要調整,只要由A廠MIS人員負責修改,不影響其他廠區作業。在自行設計表單過程中, 黃先生認為請假單與購物申請單較為複雜,主要就是廠內流程狀況太多,光以台灣公司的請假單為例,請假類別會依情況新增, 如年初因金融風暴影響而有謀職假,所幸UOF系統非常彈性,可以自己新增,若是別家的解決方案可能又要花一筆客修的費用了。

在推廣過程中,僅管初期員工會認為麻煩而排斥,但老闆的堅持與肯定、主管們的合力宣導,表單一上線就不再收紙本,上線後再教育訓練, 讓使用者一上完課可以馬上有表單操作,而且黃先生在設計表單上,也盡量讓表單簡單化,多一些選擇性欄位,不用自行輸入太多文字, 讓使用者容易接受。而在大陸各廠方面,則是由台灣總公司選一種子接受系統管理的教育訓練,教導各分廠的種子使用及推廣,而後再推廣至使用者。 整個系統推廣階段在台灣僅花2~3個月,大陸各分廠則快半年的時間,就可讓使用者從原先的書面簽核到登入UOF系統做電子簽核, 可得知有老闆強制執行力,與使用者在使用上發現系統的方便性及適切性,這兩因素的相互牽動讓黃先生推廣得非常順利!

瑞芳電子股份有限公司的UOF系統上線至今已滿2年,九成以上的廠內表單皆已在系統上順利作業,這兩年來黃先生認為系統上線後, 讓重視環保的公司做到減少紙張的使用,且資料記錄電子化,查詢彙總方便快速,不再需要人工書面作業;而對時常不在辦公室的主管們, 現在只需在能上網的地方打開Notebook即可簽核,無須再等待回公司處理;最後系統介面舒服、操作容易,讓他與使用者在管理、使用上都非常上手, 這些種種的幫助與效益,就是讓系統使用狀況始終維持良好的重要原因!