瑞銘國際企業集團

成立時間  1975 年

主要業務  安全門、吸塵器以及各式進口高級建材


Web版進銷存與合約管理系統

採購部 / 陳副理

走進座落內湖新湖三路的瑞銘總部,首先映入眼簾的是一樘樘高級的安全門及賦活炭商品展示。瑞銘國際企業集團是一家頂級的建材供應商, 它創立於民國六十四年,為了提供消費者環保健康舒適的住家產品,分別由義、美、日等國進口知名的建材產品, 包括防火防盜安全門、病原塵清淨器、隔音吸音隔熱節能建材、賦活碳、無毒天然塗料等。

「瑞銘在建材業界已經三十多年,為了滿足客戶對於健康安全安心建材不同的需求,必須不斷地引進世界高科技產品, 因此如何有效預測客戶需求向國外採購產品,是採購人員很重要的課題」,負責採購的陳副理說,「原先使用的ERP系統, 無法因瑞銘特殊的產業別,提供合約明細資訊,讓採購人員預估相關的採購計劃,因此採購人員仍使用紙本作業; 當經營者要得到採購資訊時,採購人員需回頭去翻紙本資料,對採購人員造成很大的困擾。」

他又提到,「套裝軟體提供繁雜的功能,很多功能瑞銘並不適用,而瑞銘有些實務上的需求,套裝系統卻又無法提供, 造成部分系統瑞銘沒有使用、瑞銘需求卻又無法滿足的狀況。而且當瑞銘有新需求,需要修改系統時,套裝系統因功能繁雜, 無法立即配合修改,使得公司作業流程受到限制。」

一等一科技為瑞銘國際企業集團量身訂作的E化系統,整合合約與採購庫存資訊、追踪工程派工施工進度、紀錄產品售後服務的歷史, 提供管理者所需的營運及決策資訊。由於是全新客製化的系統,因此花費許多時間討論瑞銘內部流程作業, 而陳副理在這段時間一直扮演內部溝通協調的角色,讓流程取得共識。在系統完成後,仍微持續調整部分程式, 使系統更符合實務的需求,目前報價合約系統、工程派工施工管理系統、進銷存系統皆已分階段上線。

新的系統上線後,各分公司的地區主管只要輸入幾個想要查詢的條件,就可了解分公司各樣產品的報價狀況及客戶喜好的趨勢。 合約管理人員現在可利用合約管理系統輕易取得所有合約的詳細資訊,並掌控合約的採購及工程進度; 同時也可管理及查詢外借給客戶的展示用安全門及預計歸還日期等資訊。業務人員現在只要在派工施工系統輸入預計派工日期或合約單號等查詢條件, 馬上追踪到各建案的派工及施工進度,也可立即查到為合約保留的產品庫存資訊。 系統在整合合約及庫存資訊後,提供合約產品目前的庫存狀況,採購人員可依此資訊,作為下採購單的參考。 此外產品售後服務的功能能紀錄產品售後服務的詳細資料,瑞銘可利用現有的客戶資訊,寄給屋主新上市產品訊息。

回顧瑞銘E化系統能夠順利上線的原因,主要是瑞銘陳董事長與張總經理高度關切與支持這個專案,因此要求各分公司高階主管親自參與每場流程討論會議; 每一場教育訓練,更是要求北、中、南區員工都要參加,讓員工了解公司對此專案的重視,並定期檢討各階段的系統,使系統更符合實際需求。

在完成教育訓練後,各地區主管要求員工各司其職,不斷練習以熟悉新系統,而每位員工也盡力參與配合,導入新系統,藉此更了解如何將實務流程應用在系統上。