東亞通信工業股份有限公司

成立時間  1969 年

主要業務  公用電話、多媒體資訊站、無線上網付費機、平面顯示器


企業資訊入口、工作流程、文件管理

資訊室 / 劉志民先生

東亞通信工業股份有限公司成立於1969年,致力於通信及顯示器產品開發生產工作,在成立一年後即成功的在台灣開發出第一台投幣式公用電話, 之後積極投入開發出卡式公用電話及卡片的工作,於2000年時在台灣設計、製造,安裝了1,000台的網路資訊站及金融提款機;2年後同時開發出15”和17”的多媒體LCD Monitor, 在積極的團隊努力下,成為台灣專業的OEM製造商一員!且所有東亞產品的開發均是經由業務、設計、美工人員一系列的企劃評估階段後才進行, 產品品質也完全遵循ISO9001系統經IQC/QC/QA嚴格控管中製造完成,一路走來40多年的成果,讓東亞通信在台北縣樹林市享有盛名。

東亞通信是本公司的老客戶,U-Office Force系統從3.x版使用到目前的最8.x版,未使用系統時文件的電子檔案都備份成MO,除了MO保存不易外, 也為了因應資訊環境的改變,文件管理就顯得非常迫切需要,當初透過ERP廠商漢康科技的介紹,劉先生也找了幾家相關廠商詢價,最後本公司業務的誠懇態度與系統費用的平民化, 便決定使用一等一科技的套裝軟體,一開始使用U-Office Force系統除了文件管理符合需求外,入口網站也有其考量因素,希望藉此讓公司能逐步邁向e化的環境。

劉先生的推廣方式採漸進、訂目標分階段的方式進行,先由資訊室安排教育訓練課程,在各部門培育種子員,系統上線後,再由部門種子員在自己的部門推廣系統。 在表單設計過程中,比較沒有爭議的表單先上線,若需要討論的就留在第二階段,階段之間有3~6個月的時間讓使用者適應、熟悉U-Office Force系統。 所以使用者從剛開始對系統不是很熟悉,到現在使用時間久也就習慣系統,而目前公司最常使用U-Office Force系統的功能是工作流程(BPM), 常用也重要的表單是跟使用者息息相關的請假單、出差單,其次為客戶抱怨單。劉先生很謙虛地說在推廣上仍有進步的空間。

使用U-Office Force系統這麼多年,劉先生說系統上線後,在公司管理上增加了不少效益,像有效地發佈消息、達成員工之間的資料分享、傳遞簽核各類型表單、累積管理企業知識, 以及完成部份公司內部的作業,而其中又以文件管理受益最大,跟以前差別最大,員工再也不用拿文件跑來跑去。

最後劉先生語重心長地述說著在系統從上線到現在過程中所遇到的困難,老公司的舊包袱較大,高層主管忙於事業開發,較少餘力在系統推廣上, 並無法對員工強制要求使用,導致執行力不佳,難改變使用者習慣;電子簽核遇到的困難則是流程站點要來來回回,不好設計表單流程,希望不要有自訂流程, 避免表單在某站點就因人為操作習慣而跑不下去,所以除了文件管理外,劉先生認為其他仍在努力中,期待將來能跟高層主管商討規劃, 想想如何培養使用者使用習慣或氣氛,若能獲得高層主管的全力支持,以利用獎勵的方式來激勵使用者使用系統,相信會得到不錯的效果。 所以劉先生覺得系統上線能成功的原因是高層主管的絕對支持、配合廠商的輔導、密集的教育訓練與廠商的後續服務,關於廠商的部份, 一等一科技會秉持公司的理念與熱忱,全力協助客戶所需要的輔導、教育訓練與後續服務,以便讓劉先生與高層主管研擬計畫後,協助他能順利達到如期的系統使用狀況。