侑城股份有限公司

成立時間  1991 年

主要業務  螺絲、螺栓、螺帽、車用五金扣件的製造及進出口業務


企業資訊入口、專案管理、文件管理

管理部 / 林玉燕經理

成立至今已有18年歷史的侑城(Yow Chern),從一開始銷售木用及傢俱業螺絲代工,到自行接單出口,致力於產品研發設計及生產流程的改造, 到今已研發出多項世界性專利產品,如「五角牙螺絲(Aster Screw)」、Screw Anchor 及Wedge Bolt等等,行銷歐美各地大受好評。 近幾年積極轉型生產汽車用、工業用及特殊扣件產品,目前已獲得TS 16949品質系統及TAF實驗室認證資格。

對於品質的要求及生產流程控管嚴格的侑城,為什麼會選擇與一等一科技合作?侑城管理部的林玉燕經理分享著她的想法:「當初我們也參加過多場UOF系統及PMS產品說明會, 但仍找不滿意的軟體,透過漢門的介紹,才有機會接觸到一等一科技,比較過後,發現一等一科技的產品除了文件管理系統及企業資訊平台(EIP)外, 還提供別的廠商所沒有的「專案管理系統」,而這些功能也正是我們所需要的。」

她還提到,「在還沒導入此系統前,只要客戶訂單內容變更,則需填寫〝工作連絡單〞通知相關部門,但我們除了生產製造的工廠外, 還有包裝倉儲工廠,兩個工廠間車程需花費五分鐘左右的時間,訊息及文件傳遞非常不方便,所以客戶訂單內容變更或品質系統管理文件改版時, 就需要一個部門一個部門的去告知或抽換文件,不僅浪費時間,也浪費人力;可是,UOF系統上線後,只要把工作連絡單有修改的部份放上公告區, 大家一登入系統的首頁就可以看到了,大大改善訊息傳遞的時效性。猶記得剛導入EIP系統初期,不習慣使用系統的主管, 仍要不斷打電話去提醒他們要登入系統看公告或下載文件,但慢慢上手後,登入系統收發訊息或查閱公告已成為公司員工每天使用電腦第一要事了!」

問到文件管理系統的使用狀況時,林經理回答:「以往我們的表單是每個部門分發一份資料夾,有需要的人再自己去影印填寫,公司管理辦法的分發, 浪費了不少紙張及人力,但使用一等一科技的文件管理系統後,公司很多表單或資料,像是加班單、生產管理方面的資料、教育訓練的資料等, 甚至是公司管理辦法以及一些外部參考文件,例如:國際規範、車廠規範等,都可以上傳到文件夾去,提供同事去下載使用,如此一來, 不僅節省紙張,也節省了不少空間和時間,比起以前,真的方便多了!」

回想起剛開始導入e化系統時,林經理表示是用「半推半鼓勵」的方式去推廣,因操作介面簡易又具個性化(員工可自行設定版面樣式), 因此只花了兩個月的時間就讓所有員工習慣使用一等一科技的產品。林經理認為,除介面人性化、操作簡單容易上手外, 專案管理操作方便、公司發佈公告及訊息一目瞭然等,是讓員工和主管可以快速接受UOF系統的主要原因。除此之外, 事務用品調查表和員工滿意度調查都能應用在問卷調查系統上,行事曆、會議通知等功能也被林經理發揮得淋漓盡致。

目前侑城還未導入工作流程系統(BPM),但見到一等一科技的產品造成的效益後,讓林經理打算開始規劃新年度的e化目標, 期望未來與一等一科技的合作,能替公司節省更多的管理成本和處理時間,提高行政效率以達到企業e化的價值。