允傑股份有限公司

成立時間  1961 年

主要業務  農藥化學品進出口


企業資訊入口、工作流程、文件管理

管理部 / 林培仁經理

企業版圖橫跨大陸、墨西哥、巴西、波蘭、白俄羅斯的允傑股份有限公司,當初文件流通只透過Email,當跨國公司陸續成立後,發現若繼續依賴Email, 文件不但共用不能即時也無法連貫,公司實施政策不能統一發佈,在管理上會出現問題,所以便開始上網搜尋相關廠商,希望能找到符合公司需求的軟體,林經理認為U-Office Force系統操作簡單, 不需要撰寫軟體的技術,這對於MIS或IT部門人力較少的企業公司是個很具吸引力的特點!再來軟體功能整體性也優於其他公司產品,所以決定使用一等一科技U-Office Force系統。

允傑股份有限公司的U-Office Force系統設在台灣,外國公司則透過遠端連線,目前以大陸使用率最高,例如政策發佈、專案管理,都是透過UOF系統。以整體來說, 最常使用的功能是表單簽核與專案管理,每天來自各國的表單簽核都在台灣主機作業,除了需要網路頻寬外,相信UOF系統的穩定也是讓目前公司使用狀況保持佳的重要因素。

剛開始推廣時林經理先從使用者最關心的請假單、請款單著手,要求每月費用均要使用表單申請,利用會議面對面授課,讓使用者慢慢熟悉系統操作, 成效出來後,國外主管還會主動要求設計新表單,導入國外需求流程呢!而林經理也充分利用UOF系統的各種功能,例如當時大陸訂單是由製造部門負責訂單的控管, 並未達到理想的管理成效,於是成立生管部門,林經理利用UOF系統中的專案管理來做訂單控管,訂單下來後在專案管理輸入內容、排程,再使用ERP系統, 生管人員只要依排程去控管、確認,從去年7月至今,訂單成功率明顯提高,使得今年訂單的延遲出貨率很低,明顯看到效果! 林經理自豪地說:「這應該是ERP要做的事,我把它變成UOF系統的專案管理來完成。」由於林經理的積極推廣與對UOF系統的信任, 讓UOF成為集團總經理最佳幫手,現在工作上隨口就是上UOF簽核、上UOF申請,這樣的轉變不到2年的時間,所以操作簡單、無需撰寫軟體能力, 非常簡單就能上手的UOF系統,是讓公司在管理上快速看到成效的最佳雲端系統!

其次使用率高的系統則是文件管理,大陸方面的ISO文件全部放在文件管理,爲避免文件流失也做了較嚴謹的文件控管,使文件在控管上有完善的安全網, 因為林經理身兼大陸公司的管理部主管,所以其部門下的文件、表單全都使用於UOF系統,且規定新進人員3天內建立好帳號,並安排教育訓練課程使用UOF系統, 從基層人員開始教育訓練,也在大陸培訓一位種子員協助做基礎教育訓練,期待使用UOF系統從基層紮根,讓公司更徹底地善用UOF系統。

林經理認為系統上線後,使用者感受到其便利性,主管級人員能了解目前線上表單實際運作狀況,而集團總經理完全可以按照系統工具清楚地知道各項工作排程及簽核狀況, 讓集團總經理實際看到效果,獲得集團總經理的全力支持,才有動力繼續推動。而UOF系統也幫助公司在管理上將表單簽核流程化、規範化, 以前用Email若對方說沒收到就沒輒、無法規範,現在使用工作流程系統就可以知道表單停在哪個站點、方便追蹤,可以隨時掌握狀況; 也可以藉由UOF系統找到公司工作執行上的問題、政策上的缺失,所以在做公司整體規劃時,流程做好、表單一跑,就可以知道公司的缺失在哪裡, 是政策上還是人事組織的缺失,以此修正公司舊有的流程盲點,讓公司的制度、流程更統一化。

在推廣過程中難免遇到困難,林經理秉持“花越多心思在UOF系統上,看到的成效越大”的意念一一克服。例如費用申請牽涉到多國幣別的轉換, 經過多次表單版本的修改,已經順利在工作流程系統運作了8個月,國外主管與員工都非常滿意,大家也已經習慣使用UOF系統。 原本大陸300多位的員工請假單紙本不知如何存放?也不方便統計?後來將請假單導入UOF系統後,人事歸檔者使用匯出Excel檔案的功能, 很快便能將相關統計、圖表完成,到現在大陸方面還希望將主機移至大陸,使用表單單據數量比台灣方面還要多! 這都是林經理將管理e 化發揮到淋漓盡致的成果。