總督營造股份有限公司

成立時間  1994 年

主要業務  營造業


企業資訊入口、電子簽核、文件管理

財務部 / 潘淑娟小姐

總督營造為中部地區知名的營造公司,為提供優質工作環境,改善傳統產業之陋習,以標準化、多角化及大型化為目標,憑藉著良好的企業團隊合理精神及勤奮、學習的態度, 以日新又新為職志,以誠信、感動、用心、溝通及紀律為永續經營理念,未來將以更崇高的使命感與目標意識來建設一流的營建產品。

行政E化是企業成長的方向

總督營造 潘淑娟小姐表示,每年公司都會進行未來成長的規劃或現況改善建議,而E化的話題一直很熱門,且若成功E化後能大大提升工作效率, 故當時就選定了這個目標做為當年的成長方向,當時在網路上找到了一等一科技的UOF產品,從一開始的了解、試用,到後續以租用的方式使用一等一雲端UOF系統, 除了系統實用上手,也不用再去建置硬體設備或做後續的維護,省去了維護server的成本與人力,所以一直租用一等一科技的雲端系統至今,也跟同行推薦了UOF產品。

彈性學習+電話客服,設計表單流程真的簡單!

我們公司是由新進人員負責系統的導入,藉由一等一科技提供的教學光碟可依照自己排定的時間自行學習使用與導入系統, 有什麼不清楚的地方也隨時去電一等一科技詢問客服人員,很快的系統就非常上手,後續就自行用設定的方式,不用寫程式就將公司表單的流程建立完成, 目前也都很順利的在使用這些表單流程。

不知道誰還沒看到重要公告?其實可以一目了然!

在使用UOF系統後,公司公告的部份也全面在系統中運行,在系統上除了可以留下所有公告的歷史資料,還可將公告做明確的分類, 也可去追蹤人員是否已閱讀過公告,確實掌握公告發佈的情況。潘小姐表示,因在工地那還是有需要用到紙本公告,故在系統發佈的公告中會再夾帶一個文件, 讓各工地可以下載檔案直接紙本列印出公告內容張貼在各工地。例如:颱風將至要請各工地做好防颱準備,在防台公告中會夾帶公告內容的word檔, 讓工地的負責人員下載列印後張貼在工地。

急著要簽核的表單,五分鐘內可以完成

潘小姐覺得電子簽核對公司來說產生了很大的效益,因公司是營造業有另外一套”工務系統”,在使用UOF系統後更快找到想要的資料, 例如:管理部門的請假資料、輪休表、補刷卡資料,採發部門的採購單、合約用印申請…等等,可以很輕鬆的在系統中查詢到自己想要的資訊, 另外,對於各工地的文件簽核上更是大大提升了效率,例如:之前工地用紙本採購單申請,需要做簽核時,工地都要特別送回來公司, 若送來時剛好負責簽核的人員不在,而表單又急著要簽核完成,那就麻煩了!在使用電子簽核後,完全改善了這個問題,工地可使用系統直接送出採購申請單, 就算簽核人員不在公司,也可以電話通知請在外的人員用行動裝置上網簽核,對公司來說除了省下了紙張的使用,最重要的是避免擔誤到工程進度,省下了不少的時間。

文件的管理應用可以更有效率!

目前採發部門會把所有各工地與廠商的合約都會放在文件庫中,之前還沒有使用UOF系統時,都是將這些合約資料放在公司server做內部共享, 但這樣的共享方式在工地的人員又沒有辦法查看這些資料,所以在工地的人員若有需要時(例如申請暫付款、工程類的申請退本票的文件...等等), 還要打電話到公司請小姐幫忙傳真需要的文件或查看合約條文內容,在導入文件管理後,各工地都可以直接下載或線上查看所需的資料, 想要查合約內容也可以馬上去找到自己需要的合約,對於在工地的人員來說,UOF的文件管理確實有很大的幫助!

期望100%的應用,帶來100%的效率

潘小姐表示目前公司約只有使用到70%的功能,雖然目前沒有使用到100%,但已為公司帶來很大的效益,希望未來可以對系統應用的更透徹, 也許能再對於公司有更大的幫助。一等一科技也會針對總督營造功能應用的需求做進一步的協助,期望能達到100%的功能導入,協助總督營造能再次提升工作效率。