三商美邦人壽

成立時間  1993 年

主要業務  人身壽險、健康險、意外險、投資型商品等


企業資訊入口、工作流程與辦公室自動化解決方案

規劃室 / 陳進旺副理

相信大家看過五月天的阿信扮演三商美邦人壽新進業務,受到老鳥們的種種提攜與照顧,最後終於「出頭天」,而受到公司盛大表揚的廣告。 以「一句承諾.一生的朋友」作為企業磐石的三商美邦人壽,在2008年「天下雜誌1000大企業調查」中,營業收入不僅位居台灣前十大壽險公司, 並在2008年「第十屆保險信望愛獎頒獎典禮」中,以優異的成績,獲得了3項大獎,13項優選的肯定。

對於這樣組織遍及全省,員工人數眾多的企業,如何有效增進人員彼此溝通的效能、縮短組織公文、表單簽核時程,增強企業對外的競爭力, 選擇一套適合企業的辦公室自動化(OA)系統,是管理者刻不容緩的課題。三商美邦人壽規劃室專員舒玉珊說:「我們之前使用的OA系統Notes因為版本老舊, 原先維護Notes客製需求的人陸續換手,造成系統維護不易,功能擴充困難,因此想要找一套適合的新系統。

與多家軟體廠商談過我們的想法及需求,最後會選擇一等一科技,主要是他們完整規劃我們提出的需求,用我們實際資料及例子驗證他們的系統可以做到我們要的功能; 一等一科技團隊人員對於所應允的系統功能,會努力不懈在期限內交付,這正好符合三商「一句承諾.一生的朋友」企業文化。」 規劃室副理陳進旺表示,「遴定一等一科技的另一個重要原因,一等一科技的表單及簽核流程極具彈性,IT人員可自行設計及維護表單內容與執行流程。 我們公司所需的基本功能,一等一科技的套裝軟體已滿足大部份,因此只要再做部分專案客製,即可滿足我們完整需求。 辦公室自動化系統也因為節省基本功能的開發時間與成本,更可以專注在商業應用功能上,在短時間即可整合與銜接其它系統。」

從起案開始,三個月的時間就順利完成第一階段系統上線,最主要原因就是訪談過程中,三商美邦的使用者熱烈地參與討論, PM陳進旺副理及舒玉珊專員,整合使用者需求及公司作業流程後,提出完整的系統功能需求。一等一科技張進鑫專案經理應用既有的套裝功能, 引導並滿足三商美邦提出的大部分需求,少部分需求再做客製化的修改。由於上線後的辦公室自動化系統需與人資及其它現行系統, 定期同步進行拋入及拋出系統資料,因此在測試過程中,他特別重視不同系統的資料整合情形,並預防可能發生的問題。為了讓系統如期上線, 一等一科技的專案成員日以繼夜的加班,貼心的陳進旺副理還特別訂了好幾份大披薩,送到一等一的辦公室慰勞大家。

目前新辦公室自動化系統已經於2009年Q1上線,三商美邦原有的notes公文資料也已拋轉至新系統供查詢。上線第一個月系統使用總人次達45000人次, 這期間共發出200餘張電子公告,文件下載使用次數6000多次,使用工作流程系統申請簽核的表單一個月就高達5400份。