今日儀器股份有限公司

成立時間  1971 年

主要業務  專業代理全球著名廠牌之儀器設備,包含實驗室儀器、環境檢測儀器、工業安全儀器等


企業資訊入口、工作流程、文件管理

生技部 韋思良經理 / 資訊室 林元棧先生

自1971年成立以來,持續引進歐、美、日及其它地區國家優良、專業分析測試儀器及各式處理設備的今日儀器,代理全球著名廠牌之儀器及設備, 為各業界引進最先進之工業安全及防護設備、水質及物化分析儀器、農學食品分析儀器、水處理設備、化工設備、實驗設備整合、及心理、生理、管線探測分析儀器等。

三十多年來,今日儀器持續持「產品至上、客戶第一」的經營理念,產品品質為慎選代理廠牌的首要條件,為提供客戶優良的產品及專業、快速的服務, 今日儀器全面提倡電子化的管理,除了引進 CRM (顧客關係管理平台),也希望在CRM裡面做upgrade,成為一個管理系統,提到導入新系統的原因, 生技部韋思良經理說:「基本上,當初會想導入這個系統,跟我們公司的組織結構有很大的關係,因為我們是屬於一個總管理處,底下有很多分公司, 且我們組織是部門制的,主管所管理的人員,其實不是在同一個辦公室裡,所以常常會有一些跨辦公室的管理動作出現, 因此,我們需要有一個跨地區、大家能夠互相傳遞資料的平台,讓管理工作可以順利進行。」

MIS工程師林元棧也補充說道:「其實剛開始,我們是考慮到文件管理和電子簽核,因為以前我們的文件總是分散各地,沒辦法在同一個地方讓大家存取, 很不方便;另外,我們主要的會計簽核是利用傳真,使用成本實在太高了,用掃描的方式也會花很多時間,所以才會想說直接用網頁的模式去做功能的調整。」

在導入過程中,今日儀器是否有遇過什麼難題?韋經理表示:「在推廣系統上,是一個很好的經驗,畢竟大家都是從沒有作業平台的電腦系統轉變為電子化作業, 所以一開始比較麻煩的是怎麼跟大家說明這個平台的工作目的,還有希望大家都能上線去使用,尤其在初期的時候,連線速度一直是我們最大的問題, 而速度的問題會影響每個人使用的意願,如果速度沒有得到一定的提升,大家使用率就低,這是很重要的一件事情。」

韋經理接著說:「在這樣的前提之下,一開始大家都很不習慣,以前我們公司是用word、excel寫報表,到現在上系統寫報表, 這過程中會出現一段適應期、過渡期,有時寫到一半斷線或在沒有網路的狀況下,都會成為寫報表的阻礙,而這個習慣的變化, 可能就是一個負面評價的來源,只是,人都是會有慣性的,所以用久了反對的聲音會越來越少,尤其時間一久,對系統的依賴性也會越來越高。」

提及系統上線前後最大的差異,韋經理認為:「以前我們所有文件都會集中在總管理處,各部門的文件由他們來處理,如果要查詢資料, 都要跟總管理處的人做聯繫或詢問,而現在把文件資料電子化放在系統上後,各部門有需要的人就可以自己去看或做整理;請假也不用口頭報備, 畢竟有時會不好意思講,只要填好表單再送出去,請假就完成了,或者像請款單,也不必再像以前一樣要去排隊領錢,反正要請什麼錢, 在系統上將差旅報表填一填即可;還有會議的召集,也是一個滿方便的系統,要開會不用再一個一個打電話連絡,只要在UOF系統上發佈後, 大家就會收到開會通知;另外像公告系統,讓我們不用再像以前一樣用e-mail去公告,畢竟一百多人的公司,不會記得哪些部門有誰, 如果資料是要公告給全公司的員工,利用系統的公告功能就可以很清楚知道要發佈的對象,還有行事曆,方便主管知道外勤人員工作安排的狀況, 每一週預定的行程也都可以清楚在系統上看到。像這一類會改變以前作業模式的事情,都能增加大家的便利性,提升工作效率。」

今日儀器常使用的表單中,以請假單最多,再來是國外訂貨單、零用金出租申請單、每月旅程補助等, 而〝目錄製作申請單〞和〝每週新人檢查表〞是今日儀器自行設計的表單中,較特別的兩張,韋經理表示:「由於我們業務單位要給客戶的目錄, 必須經過主管的審核、同意,而製作一份目錄不是業務直接說要做五份目錄、十份目錄就可以做的,一開始業務必須提供想法給美工, 美工做了之後會回覆給業務,製作這樣的目錄要多少錢,然後業務再往上呈報,主管在了解目的和用途後,才看同不同意用這樣的金額這樣的份量來做這份資料, 有時,甚至不會呈報上去,都是目錄做好了,主管才知道這件事;另外,做一千份的目錄和做兩千份的目錄,其實單價是不一樣的,但必須考慮它的務必性, 依單價來說,做兩千份一定比做一千份便宜,所以考慮一張單價,你會做兩千份,可是你明明只有一千個客戶要發,不需要做到兩千份, 所以我們可以用這個去做實質使用狀況的評估,不需要為了單價便宜,然後去做一件反而比較浪費錢的事情。」

「除此之外,我們還有一個每週新人檢查表,意思是說,新進人員每個禮拜必須額外做一份表格,這份表格會經過他的主管然後再給總經理簽署, 讓總經理知道新進人員有做什麼事,因為新進人員不是做routine的事,他通常會有一些教育訓練的課程或者跟一般業務做一樣的事情, 那這些事情是不是有按照公司的訓練流程來做,做得好或不好,上級主管就可以由這份表格評估出這個新人適不適合,每個禮拜都去評估, 可能一個禮拜後就發現這個新人不適任,那我們就不需要再浪費雙方的時間,若試用一個月的表現都很好,就提早讓他成為正式員工。」

系統上線後,韋經理和MIS工程師林元棧都認為對公司管理上最大的助益,是讓紙張的用量減少、通訊費用降低, 達到節省公司各項人事、交通等的費用支出,增加個人互相連繫及資訊取得的最大效率。