當公司有員工離職時，要如何保護系統的資料安全？本文將說明如何封鎖並限制帳號對e秒簽雲端服務的存取，防止離職員工再次登入系統，確實保護系統資料安全。

1. 若離職員工為雲端商城帳號及密碼管理者，建議至雲端商城［會員中心］中［變更會員密碼］

2. 若離職員工為雲端商城主要聯絡人，請填寫聯絡人異動申請書並連繫e秒簽銷售大廳官方LINE，請求變更聯絡人資料

• 至［組織人員維護］中的［個人資訊］鍵入離職日期，作為系統人員資料紀錄，養成良好的紀錄習慣。
• 至［組織人員維護］中的［帳號管理］鍵入帳號到期日期，帳號會在次日到期，人員無法再使用此帳號登入系統。

• 至［組織人員維護］中的［帳號管理］勾選停用鈕來停用帳號，確認勾選後即刻生效，無法再使用此帳號登入系統，防止離職員工登入並封鎖對e秒簽服務的存取。

• 至［組織人員維護］中的［公司職務］取消勾選部門主管的權限，並確認所屬部門與其父層部門有主管職的遞補或交接人員，避免執行業務流程時找不到對應的人員。

• 確認離職人員擔任的職務都有對應的遞補或交接人員，且遞補／交接人員的職務資料已完成設定，避免執行業務流程時找不到對應的人員。

• 移除離職員工的管理員（公司管理員、BPM管理員、EIP管理員）權限，並確認有人員可以遞補，以維持系統的正常管理與運作。

• 至［交接單據管理］中［新增交接］，將目前待核決／取回／被退回的表單，依序交接給對應人員（執行交接單據時，請記得勾選「包含停用人員」才能找到停用帳號喔）。
• 交接後的表單將由被交接者代替原歸屬者的角色，若後續該張表單取回／被退回原歸屬者時，仍會由被交接者負責處理。

• 至［表單維護］中表單類別的［編輯類別］，移除表單設計者權限。
• 至［表單維護］中每張表單的［表單設定］，移除表單負責人及查閱者權限（此步驟亦可以由表單設計者協助移除）。

• 至［表單維護］中的每張表單，瀏覽現行的流程內容及結案後流程，確認未依「離職員工帳號」指定簽核站點。
• 若需要修改流程或簽核站點指定人員，請複製現有版本進行修改後重新發布表單。
• 建議避免使用「人員」作為簽核站點，在維護流程時較不需要因人員異動重複修改，減輕管理負擔。