ISO文件管理能為您做什麼?

面對散佈在企業內部的眾多文件檔案,如何有效的統一管理版本與內容,始終是企業管理者和使用者相當在意的問題。為了徹底滿足企業對文件管理的各式需求,U-Office Force雲端辦公室採用最新技術與知識管理(Knowledge Management)概念打造ISO( International Organization for Standardization)文件管理平台,為企業用戶創造絕佳的文件管理平台。

集中式的文件控管機制

企業組織相關技術文件或制度規章,往往容易分散於各部門單位或個人手中,進而難以完整傳承,甚至會導致文件遺失的情況。透過高安全性且集中式的管理機制,讓各部門單位能有效管理、分享及保護機密性文件。

讓您有效控管ISO文件版本

運用ISO文件管理系統,大幅提升文件管理中心的效率,且完全符合ISO文檔管理的指導原則與操作規範,讓所有文檔都能擁有完整的全生命週期管理,還能降低大量投入的人力成本。

使您擁有高安全性且完善的資訊管理功能

使用者不但能夠有效地將資料分門別類進行管理之外,由系統所提供的三層式權限控管機制與文件浮水印機制,能使文件安全性獲得更完整的保障。

文件屬性統合歸類 搜尋資料快又有效

線上檔案管理系統會細分所屬檔案部門、層級、機要等屬性,企業內部人員可依所欲尋找之檔案類型,鍵入關鍵字串,快速查詢到所需資料。

為您強化企業知識管理庫

透過文件管理系統的導入,使企業內部許多重要知識文件得以分類清晰、快速查閱,讓知識資源的運用更為敏捷。

量身打造
滿足 ISO 規範的絕佳設計

因應 ISO 文件須建立完整管制程序之條文規定, 特別打造一個完全滿足 ISO 規範條件的系統自動化管理機制 替您省去審查規範的所有時間與人力。

文件履歷控管

控管文件的簽入、簽出機制,讓文件編修不重覆,所有版本異動歷程皆能清楚追蹤來龍去脈,查看閱讀紀錄清單,了解文件下載的使用情況。

文件審核

目錄管理者有權決定重要文件須經審核才可公佈,提供繼承父目錄、套用子目錄等功能,文件審核通過後,讀者即可以下載和閱讀此份文件。

目錄三層式權限控管

每個目錄安全性可分別設定管理者、作者、讀者,角色分工細膩,符合一般企業分工原則,繼承及套用設計讓權限定義更迅速。

完美支援行動裝置
管理、查閱,不再受限

同步支援手機與平板裝置 ( iOS / Android )以更自由彈性的方式,隨時隨地輕鬆管理所有文件。

浮水印

提供自訂文字及圖形浮水印,可設定其位置及透明度,嚇阻偷拍。也可利用文件簽核功能,在核准後自動加上報價章或合約章來進行報價或合約的管理。

全文檢索

提供多維度方式供使用者查看文件,可以更精準及快速地找到需要的文件,甚至提供每個使用者自訂常用文件,加速文件搜尋的速度。

文件審查

提供會簽、指定、條件、知會等功能,
還能為簽核歷程添加至文件封面,
成為一份完整稽核文件。

文件查詢

無論調閱或稽核時,
只要輸入文件的關鍵字,
立即取得所需文件,省時又省力。

權限安全

透過嚴謹的權限管理,
指定人員才能進行進階控管,
所有重要文件將獲得最高保障。

支援所有行動裝置,文件全面電子化,
您將以更輕鬆的方式管理所有文件。

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