善用文件管理的小技巧，讓歸檔和檢索都輕而易舉！

例：四碼年月＋主分類＋次分類＋資料來源＋流水號
→ 2301人資_請假單_Jenny01
→ 2305財務_差旅報銷單_Kevin01

4. 善用主旨及備註：為文件加上主旨及備註說明，方便搜尋者在開啟文件前可以先確認內容
5. 定期篩選資料可用性：定期確認過去的資料是否過期、有無留存的必要，將重要但近期不會再使用的文件移至封存的資料夾中

文件保存除了放置在辦公室檔案櫃、公司共用硬碟、Google或微軟的雲端空間，建議小公司可以思考導入數位文件管理系統所能帶來的效益！

你還在手動編制文件流水號嗎？利用表單及文件管理工具，在每次變動文件內容時就會自動記錄新的版次，瀏覽及下載文件時能更清楚文件版次，甚至只提供使用者最新的版本，避免使用者誤用舊資料。在系統中作廢過時文件，管理員仍然可以保留文件的歷史資料，系統也會記錄每個版本的發行時間及版本差異，降低資訊落差的問題，是更有效的管控方式。

延伸閱讀》為什麼要做版本控管？

使用傳統雲端儲存空間取用或檢索文件時，很容易發生意外刪除、更動重要資料，或遭有心人士擅自修改文件內容的情形，造成管理上的紊亂，嚴重者更可能影響到公司的營運。有了文件管理系統，無管理權限者不能輕易變更資料庫中的資料，若管理員異動資料，也會記錄新版次，確保已發佈資料的不可變動性。

一般使用資料夾管理文件時，僅能查看上傳或編輯的時間，文件管理系統能額外記錄資料上下架時間、使用者存取歷程、申請及簽核歷程並加上浮水印防止重要資料外流，有效保障公司機密內容的安全性。在存取權限的控管上也更加縝密，針對個別使用者啟用查閱、下載、列印、申請等權限控制，解決雲端儲存空間無法控管使用權限的弊端。

過往的資料整理是因應歸檔者的分類邏輯區分，若想要將文件歸檔至不同類別中，需要重複複製文件，造成資料庫肥大以及儲存空間的浪費。當使用者運用文件管理系統查找資料時，不用受限於歸檔者的資料整理方式，能依照自己想要查詢的條件篩選出文件。

仰賴文件管理系統的搜尋引擎，透過關鍵字檢索文件內容或主旨，利用目錄、類別、申請者、作者、日期、資料狀態等快速找到所有關聯文件。過去為了避免人力作業翻找所有資料夾，有些企業會在文件命名上鍵入所有關鍵字，落落長的檔案名稱不僅沒增加搜尋效率，還讓資料庫變得眼花撩亂，進而導致工作效率不彰。系統化的資料整理，能避免遺漏重要檔案，省時又省力。

對於50人以下的小公司，光要維持公司基本的營運就忙得不可開交了，怎麼撥出人力及時間來整理好幾大疊的文件資料？為了有效降低一人多工的人力負擔，小型企業主傾向導入數位工具來幫助管理，卻因為龐大的服務建置費及設備費用而卻步，更遑論還需要人力來維護、要投入大量教育成本來上手。延緩導入系統的後果便是在團隊茁壯後才發現資料雜亂無章、已經無從追溯，反而耗費更多時間及人力成本來將既有資料系統化。

e秒簽雲端服務是一套功能完善卻又易於操作的工作流程管理系統(BPM)，功能的配置能作為小公司文件歸檔的工具，管理公司內部的工作流程更是他強大的特色，等同於導入了一套軟體卻能享有多重的服務，講求經濟效益最大化，是你數位管理工具的高CP值選擇。