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簽呈寫法大公開！參考簽呈應用範例，你也能寫出專業級文件
一、簽呈是什麼？什麼時候會用到簽呈？
簽呈是公司內部作業流程中最常使用到的表單，當我們遇到非例行性事務或特殊個案，需要呈請上級主管核示時就會使用到簽呈。有別於口頭報告，運用簽呈表單可以確保呈報內容清楚且正確地傳達，作為執行的依據，避免健忘的老闆或發生口說無憑的狀況。
一般簽呈的核決流程會依公司層級向上簽核，若呈報事項與其他部門或單位有關，也可以使用會簽、並簽、徵詢等流程來確認其他部門的意見。
在撰寫簽呈前，應先了解簽呈的用途旨在彙報及記錄特殊個案事務，並非用在跨部門溝通，應避免在未經跨部門討論前，只送上一張簽呈表單，就希望各部門都能配合處理。這樣的做法會讓各部門間急跳腳、搞得部門合作不愉快，不僅拉長表單的作業時間，也喪失了簽呈表單的最初用意。
二、簽呈怎麼寫？簽呈格式與應用範例
中小型企業內部的簽呈，一般是為了向上級主管或總經理呈報非例行性事務，所需求的格式和內容較為單純，只需要在簽呈表單中清楚列出事項主旨及呈報內容即可。在送簽時，留意是否有需要會簽、並簽或徵詢的單位。
▲ 小公司簽呈，以簡單扼要呈現彙報事項（簽呈範本僅供參考）
中大型企業或公家機關單位使用的簽呈屬正式文件，由承辦人員基於職責對執掌事項陳述、請示使用，讓長官了解事件的發展，並快速做出決策的依據。主旨應具體扼要，讓簽核者能快速掌握事件主題、判斷輕重緩急；而內文呈現應說明事件背景、過程、擬行措施的來龍去脈，盡可能詳細敘述但要避免重點模糊的長篇大論。此類型的簽呈呈報的主管層級較廣，且牽涉多個部門，因此在書寫用語上要更加嚴謹，用字淺白不宜艱澀。
主旨：全文摘要，力求言簡意賅，具體指出簽呈目的或核示主題。
內文：應清楚說明事件背景、過程、擬行措施，如有附件檔，應說明附件名稱。
▲ 中大型企業簽呈，應詳述事件背景、過程、擬行措施（簽呈範本僅供參考）
三、常用簽呈用語
| 類別 | 使用時機 | 用語 |
|---|---|---|
| 稱謂語 | 直接稱謂時使用 | ◆ 下級對上級：鈞、大 ◆ 上級對下級：貴 ◆ 自稱：本 |
| 起首語 | 用於主旨 | 查、有關、關於、制定、訂定、修正、廢止、函送 |
| 期望語 | 用於主旨尾端，通常不可省略 | ◆ 對上級單位：請 鑒核、請 核備、請 核示 ◆ 對平行單位：請 查照、請 查照辦理 ◆ 對下級單位：希 查照、希 照辦 |
| 附送語 | 有附件時使用 | ◆ 對上級單位：檢陳、附陳 ◆ 對平行、下級單位：檢送、檢附 |
四、紙本簽呈與電子簽呈差異
簽呈表單分為紙本簽呈及電子簽呈，兩者使用起來各有利弊
紙本簽呈：當簽呈附件含有無法掃描的文件、無法轉換為電子版本的實體附件、附件檔案過大超出系統可承載範圍等因素，都是企業選擇使用紙本簽呈的原因。另外也有可能因企業禁止聯網，或系統不開放所有員工使用，而放棄使用電子簽呈。
電子簽呈：相較於紙本簽呈，使用電子簽呈，可以加快簽核流程的速度、不限時間地點線上瀏覽、簽呈及附件內容統一存檔不丟失，還能管控核示進度、提升效率，加上嚴密的閱覽權限控制，資訊不會外流給無關人員。電子簽呈的好處多多，因此這是大部分企業採用的方式。
延伸閱讀》電子簽呈應用範例參考
▲ 配合企業規範選擇適宜的簽呈種類