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適合小公司的管理系統有哪些？30人以下公司適用的BPM系統推薦！
一、為什麼小公司需要BPM系統？BPM系統對小公司的幫助
30人以下的小公司，每個人都要身兼多職。有時候用 LINE 請假、有時候口頭請款，主管常常卡在我核准過什麼、誰跟我講過什麼的混亂中。BPM 系統就是把這些散落的請假、採購、報價等流程全部集中在一個數位儀表板上。一進系統就有待辦表單等待處理，所有流程一目了然，斷絕混亂的工作狀態。
- 節省人力：人員至BPM系統中啟動工作流程，就能自動派發工作給對應人員，確實執行流程、結案歸檔等步驟。管理人員只要確保標準作業程序SOP的建立、定期維護流程電子表單版本，BPM系統能降低人工作業的錯誤率、人員多工的壓力。
- 把握時間：BPM系統有助整理複雜且散落的資訊，進入BPM系統能同時掌握多項待辦事項及通知，同時管理作業時間歷程。數據化資料讓小公司能即時調整、優化工作流程，把資料往來的時間浪費拿來做更高效的應用。
- 溝通透明：避免小公司規章紊亂、組織過於鬆散的問題，使用BPM系統建構完善的縱向及橫向關係鏈，保持內部管道透明暢通。減少資訊不對等、流程破碎導致溝通阻礙，將企業人員建構成一個穩固的組織網絡。
▲ BPM系統幫助小公司節省人力成本，優化時間運用，讓團隊溝通透明化
二、怎麼挑選適合小公司的BPM系統
市面上BPM系統多數都是以中大型企業為主軸進行開發，或是閹割部分功能後提供給小公司使用。在挑選BPM系統時，要多花些時間試用，別等到花了大錢才發現系統不符使用習慣唷！
▲ 評估BPM系統的5大要點，了解如何挑選適合小公司的管理系統
電子表單設計
小公司人力不足、沒有資訊人員編寫程式，BPM系統的表單設計工具應簡易、直覺且具備多元的元件用以彈性組合，才能設計出既美觀又實用的電子表單。此外，小公司導入數位工具初期，因為缺乏既有資料可以參考，BPM系統廠商若提供多樣化、適用各產業別的免費範本表單，對未來系統的建置會是一大幫助！
延伸閱讀》電子表單應用範例
工作流程設計
BPM系統的工作流程設計最好能因應各產業別、各規模的組織，當小公司發展為中大型公司或組織架構變動時，不用經歷系統轉換的過渡期。而小公司彈性快速的特性，工作流程易有特殊個案及突發狀況產生，BPM系統是否提供條件判定、階層整合、自訂按鈕的流程設計工具，將影響使用者操作時的靈活度，這些最好於導入BPM系統前期就納入採購考量。
管理易用性
BPM系統不單只是電子簽核系統，要思考資料進來後的管理，舉凡表單查詢、匯出的完整性以及系統能提供多細部的管理權限劃分，都將影響管理的便利程度。小公司不應盲目追求大系統，沒有專職網管或 MIS，硬體設備、環境建置、後續維護都會成為大問題，更可能直接變成系統孤兒。
訂購方案及機制
「當組織人員增加時，我是否能隨時增加使用人數？」留意系統的訂購方案是不是可以隨組織規模及需求彈性調整，購買方案的模組能否符合公司目前的使用規劃，BPM系統建置前期、導入期會不會衍生額外的費用，正式訂購後有沒有提供後續的維護及更新服務，都是您在考量系統費用時可以一併思考的。
行動支援
BPM系統是否支援跨裝置存取且資料都能即時且同步更新、系統畫面是否支援RWD響應式網站、有沒有推出免費APP供行動裝置使用，這些都有助於時常需要出差、異地洽公的小公司人員，打造行動辦公室的同時，提升企業員工使用的意願，也增加管理上的便利。
精選FAQ
Q1 我們公司只有 10 人，平常使用 Excel 控管就好，有需要買 BPM 系統嗎？
公司人少時，使用文書軟體確實勉強可以，但當資料變多、人員擴編或需要查詢歷史紀錄時，容易發生版本混亂、不小心刪除覆蓋的問題。BPM 將自動執行工作流程並留存歷史紀錄，為小公司擴大前奠定扎實的基礎。
Q2 雲端 BPM 系統，資料放在雲端安全嗎？
在公司裡最不安全的比起系統，「人」才是最不安定的因素。離職員工帶走資料或刪除檔案在職場是屢見不鮮的危機，e秒簽 (eSimplex) 具備嚴格的帳號權限控管，清楚記錄每個修改軌跡。加上 e秒簽 (eSimplex) 採用國際級雲平台 Microsoft Azure，將資料存放於日本東部機房，每天執行自動資料庫備份，等於提供用戶企業級的資安防護。