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為什麼新創事業都用PDCA來管理？看懂PDCA循環圖是怎麼運作的
PDCA與其他管理法有什麼區別，為什麼一定要使用PDCA管理法呢？因為PDCA的四步驟很簡單、易上手、加上很容易執行，且針對問題解決有顯著的效果，提供一個基礎的架構給毫無頭緒的新創和小型企業，對於經驗豐富的中大型企業，也能使用PDCA來衍生適合公司文化的管理法則。
然而在企業導入PDCA以前，有幾個不可忽略的缺點需要先釐清：
第一：PDCA的執行重點在不斷的改善，接受錯誤並矯正，因此我們需要將執行的核心放在查核、意見蒐集與分析，切忌認為把計畫執行完畢，問題就會被解決。
第二：PDCA無法改變人員的思維、分析能力、協作方式等，當人員習慣了PDCA循環後，容易漸入僵化思維，建議可以在每次團體會議時突破既有框架，激發新想法。
第三：易陷入無意義的無限迴圈，每一個PDCA的循環都應該是完全獨立的，尤其是每個P階段的目標都應該做調整，否則會造成管理決策的混亂。
二、PDCA循環圖是怎麼運作的？
由美國學者愛德華茲·戴明提出的PDCA循環用於促進品質的持續改善的管理法則，PDCA循環分為四階段步驟，由計畫、執行、查核、行動形成迴圈，而現行PDCA的發展已從品質改善衍生至企業內部管理，讓我們一起來看看PDCA循環是怎麼運用在企業管理的。
了解公司目前的狀態和遇到的問題，使用5H+5W找出問題原因，並制定明確的目標和改善執行計畫。縝密衡量執行方案和目標的差距，有助提升計畫的執行效能。
依據上一步所制定的計畫和流程，自小範圍著手測試解決方案的可行性，準確執行細部工作。此階段不須擔心失敗或錯誤，應不斷蒐集必要的資訊和意見，作為下次改善的依據。
在執行過程中檢核達成率，整合執行結果所蒐集到的資訊和意見，和預期目標進行比對，綜觀考量目標與實際執行之間的落差。
在PDCA循環的最後一步，我們要檢視查核獲得的資訊，提出可以過渡到下一個循環的具體改善方法。調整目標、計畫或解決方案，在進入下一個循環時能順利推動改善計畫。
▲ 利用PDCA循環中Plan, Do, Check, Act四步驟，來促進企業品質的持續改善與提升
三、PDCA計畫表範本：運用一張PDCA電子表單優化效益
▲ 使用e秒簽建構PDCA專案計畫表格，幫助團隊掌握專案計畫內容
推薦新創及小型企業運用e秒簽雲端服務的電子表單建立PDCA管理計畫，幫助企業串聯團隊成員，加速PDCA管理計劃的推行。
1. 掌握專案計畫
PDCA管理法所執行的專案，專案期程往往會拉得比較長，將團隊成員都加入同一個專案流程中，便能讓所有人都掌握同一個專案計畫的目標及執行方法。
2. 建立前後PDCA循環的連結
運用關聯表單的功能，可以連結上一個PDCA循環的內容，當所有PDCA循環都串連在一起，就能綜觀整個計畫的執行，在後續的管理和檢討上都會來的方便許多。
3. 附件檢附功能
在PDCA每個階段的討論過程中，都會產生大量的參考資料和附件，您可以將所有附件資料一併檢附在同一張PDCA表格中，如此一來就能加速查閱參考資料的時間。
以下提供PDCA專案計畫表的應用範例：
▲ 運用PDCA專案計畫表執行部門流程改善計畫
使用PDCA循環將會建立大量SOP標準作業流程，推薦您使用e秒簽雲端服務幫助流程管理