小學堂
做好公司文件管理可以提高效率？！有效文件整理及分類方法
又到了會計師稽核的時間，翻著資料夾中雜亂無章的出差報銷單，桌面上散亂的出貨單，想著今天又要加班整理文件，心情越來越不美麗…受夠每天花時間把文件塞到資料櫃中，月底再花時間把文件翻出來，那就來學學有效文件管理術！
「最終版.doc」、「最終版V2.doc」、「最終版_修訂.doc」、「最終版_正式.doc」，
這些檔案名稱似曾相識嗎？
隨著營運時間的拉長，文件數量越積越多，文件種類也越來越發散，容易出現易混淆檔名或反覆存檔，導致資料管理越來越困難。當公司層級和員工人數不斷增長，跨部門甚至跨國界的工作交流出現，會導致員工不知道該遵循哪份檔案的內容，無法即時取用最新版本的文件，陷入溝通困難的窘境。
二、文件管理：整理與分類技巧
▲ 文件管理整理與分類的五大技巧，讓歸檔和檢索都輕而易舉
善用文件管理的小技巧，讓歸檔和檢索都輕而易舉！
- 確認資料來源：確認文件來源、用途、性質，捨棄不重要的資料
- 分類文件：依文件種類、客戶、主題、內容分類，可以增加次分類、小分類（建議類別分層以3層為限，太過複雜的分層會增加搜尋的難度）
- 依規則命名：善用主分類、次分類、關鍵字、流水號來建立具體的命名規則
例：四碼年月＋主分類＋次分類＋資料來源＋流水號
→ 2301人資_請假單_Jenny01
→ 2305財務_差旅報銷單_Kevin01
延伸閱讀》編碼制定的6大原則
- 善用主旨及備註：為文件加上主旨及備註說明，方便搜尋者在開啟文件前可以先確認內容
- 定期篩選資料可用性：定期確認過去的資料是否過期、有無留存的必要，將重要但近期不會再使用的文件移至封存的資料夾中
三、專為中小企業設計的數位大腦：e秒簽 (eSimplex) 雲端文件管理中心
很多小公司總是認為用 LINE 或 Google Drive 不就夠了嗎？但你一定遇過因帳號管理亂，導致 Google Drive 共用連結外流、移交不便致資料遺失；LINE 更有檔案過期無法下載的問題。想解決複雜的文件管理問題，最直接的方式就是導入系統來防呆。e秒簽 (eSimplex) 就是專門幫小公司解決檔案管理問題設計的系統。
忘記檔名也沒關係！e秒簽 (eSimplex) 支援全文檢索，不只文件主旨，連文件內文都能直接抓出來。
在每次文件內容變動時，系統會自動生成 V1、V2、V3 的版本軌跡，甚至只提供閱覽者最新的版本，避免誤用舊資料。不小心手誤覆蓋資料也能一鍵還原舊版本，在管理上更加彈性。
所有文件都可以依據部門、職級設定閱覽、下載、管理等權限，甚至可以加上浮水印來防止重要文件外流。此外，也可以區分一般文件和管制文件以更嚴格的管理檔案。
有了版本和權限控管，檔案不會因為存檔或取用發生意外刪除、變動，提升管理的便利性。
使用階層式的資料夾幫助文件管理，歸檔者可統一依照管理者的邏輯歸納文件，讓企業資料庫乾淨整潔。
e秒簽 (eSimplex) 是雲端 SaaS 服務，使用者只需要開啟瀏覽器或 App 就能立即讀取檔案，確保公司資訊零時差傳遞。
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精選FAQ
Q1 導入文件管理系統，員工會不會排斥？
如果系統很複雜確實會。但 e秒簽 (eSimplex) 以簡潔直覺的介面為特點，階層式的資料夾分類讓歸檔更直覺，還能把表單流程與文件管理結合，幫員工省去手動分類的時間，提升接受度。
Q2 把資料放在雲端文件管理系統安全嗎？
在公司裡最不安全的比起系統，「人」才是最不安定的因素。離職員工帶走資料或刪除檔案在職場是屢見不鮮的危機，e秒簽 (eSimplex) 具備嚴格的帳號權限控管，清楚記錄每個修改軌跡。加上 e秒簽 (eSimplex) 採用國際級雲平台 Microsoft Azure，將資料存放於日本東部機房，每天執行自動資料庫備份，等於提供用戶企業級的資安防護。