安鼎國際工程股份有限公司

成立時間  1991 年

主要業務  水電、消防機電、空調、無塵室環控、資訊網路、安全系統 …等工程規劃、設計及施工


專案管理系統、工作流程與文件管理系統

總經理室 / 林秀鳳襄理 、 資訊室 / 李鑑學工程師

擁有優質的工作環境,從辦公室就可以俯瞰到台南運河全景,視野良好、風景優美的安鼎國際工程,是由大亞電線電纜股份有限公司(上市公司)結合電機技師、 空調技師等專業團隊而成立之機電工程公司。專門從事各類建築物之水、電、消防、空調、無塵無菌環境和各種製程所需公用設備之規劃、設計及施工, 擁有完善的品質管制系統、完整的工程資歷,像是台南科學園區中奇美電子的廠房、運河大樓、高鐵台南站、台鹽膠原蛋白生醫材料廠, 甚至是台南地方法院檢察署、交通部電信總局的規劃施工等,都是由安鼎一手包辦的,同時其已取得甲級水、電及冷凍空調工程資質及 ISO 9001:2000之品質認證。

總經理室的林襄理說,「像是電子表單和私人訊息,是我們目前用得最徹底的功能;由於我們工地分佈各地,有時休假都放完了,請假單卻還沒送到, 來回的距離實在讓送簽很不方便,所以工作流程縮短了我們距離與時間上的問題,我們甚至還會從工作流程去做延伸的應用。」

「以前,公司辦教育訓練時,常有人報名了又沒來,屆時還要一個一個打電話去問,管理上會浪費很多時間,但自從使用系統中〝會議回覆〞的功能, 誰要參加誰不參加就能一目瞭然,完全不需要一直打電話去問,且會議當天系統也會顯示在使用者行事曆上,提醒使用者準時參加會議。」

在私人訊息的應用上, MIS工程師李鑑學則表示,「公司要求員工,在公事上一律用私人訊息做聯繫,因為私人訊息的速度比e-mail還快,有時mail寄一寄, 附檔太大就會比較慢,或者員工換電腦後,outlook自己就不會再設定,但私人訊息是只要會上網就可以使用,問題少,速度快, 還有瀏覽記錄可以確定對方是否已經得知此訊息。」

林襄理繼續提到,「行事曆這項功能也很方便,可以交辦工作,像有時主管人在外面,但他仍可以在員工下班後再上系統去交辦事項,我們以前有派工系統, 但現在完全是用行事曆來取代派工系統,公司也有規定,每天早上九點前,員工須把當天要做的工作排出來,這樣主管可以直接從行事曆知道員工的工作內容, 不需要一直口頭問,甚至可以知道要安插一個新的工作時,員工是不是能馬上處理,以便做有效的工作分配。」

在系統導入的過程中,安鼎曾遇過什麼樣的困難呢?林襄理說:「有些員工一開始會反彈e化,認為從原本的紙本工作變成在電腦上執行,一切要從頭學起, 覺得會增加工作量,而且以前簽核有蓋章的習慣,現在只要滑鼠一操作,表單就會送出去,但沒看到紙本,反而會有不踏實的感覺,所以導入之初有一段適應期。」

「雖然剛開始有反彈,但我覺得林襄理當時有一個很不錯的政策-『紙本封殺』。」MIS工程師李鑑學繼續說道:「當我們電子表單一設計完推出去的同時, 就把紙本作業全部都封殺,只要請假沒有上系統去填寫,所有的請假單紙本送來都不收,現有的紙本也都收起來,以這種半強迫半推廣的方式, 之後員工也就慢慢習慣、接受了;另外,還有『罰飲料政策』,若規定時間內沒有看公告,就罰請喝飲料,因為公告都有瀏覽記錄可以查詢, 而且一開始林襄理執行得很徹底,會親自打電話去問,包括未回覆會議,都有限定時間內沒有回覆的,隔天就公布名單,現在員工也都養成習慣每天上系統, 甚至新人來教育訓練我們也都會規定,一天至少早上和下午要上線一次,把資料都瀏覽過才行。」

安鼎常用的表單中,有請假單、加班單、採購單、客服單等, MIS工程師李鑑學表示,尤其是客服單的功能較多,從案發到接到客訴問題開始, 跑到客服單位、該處理的單位、財務單位等等,一直到去幫客戶的處理流程,包括什麼時候去跟客戶處理,什麼時候回覆客戶, 接下來公司對此案件的檢討,以及日後要如何針對問題做改進等,都包含在這個處理流程中,此客服單橫跨公司的各個部門, 如果在沒有導入工作流程系統之前,要做到跨各部門的簽核實在不容易,有時候查不出單子壓在誰那裡,或是下一步的標準流程是什麼; 導入該系統後,簽核狀況或結果都可以立即掌控,即使要簽核的單位再多、處理程序再長,也可以迎刃而解,大大的提升了客戶服務的效率和品質。

林襄理認為,一等一科技的系統確實提供了很多e化的管理功能,提高行政工作的效率,節省許多管理的成本。 在企業e化程度逐漸成長的未來,相信安鼎必將展現出更亮眼的成績!