可寧衛股份有限公司

成立時間  1999 年

主要業務  有害事業廢棄物專業處理


企業資訊入口、工作流程、文件管理

行政部 / 陳國欽主任、劉雨禎先生

近年來因工商業的迅速發展,使得居於「地小人稠-台灣」的人們,面臨著與事業單位產出之廢棄物爭奪土地只窘境,有鑑於國內一般事業廢棄物掩埋場素質良莠不齊, 於民國88年所成立之有害事業廢棄物專業處理公司-可寧衛股份有限公司,是目前國內最大之重金屬廢棄物中間固化處理廠,並擁有國內最大的固化體獨立分區掩埋場, 對於含重金屬廢棄物之處理技術,具有相當豐富之實廠作業經驗。

可寧衛的廠區眾多,為了要減少紙張成本和簽核時效,決定導入工作流程系統,行政部陳國欽主任表示:「一開始我們也考慮過其他間廠商,多方比較後, 發現一等一科技在業界中評價及形象較好,且系統比較符合我們的需求,客製的部份也較彈性。」陳主任繼續說到:「在未導入系統前,我們都是用紙本作業, 一層一層簽核上去,效率差,花的時間多,甚至有時簽呈到一半,單子可能被壓在同事的公文堆裡,而不知道流程進行到哪個單位,造成簽呈上的延誤,而且, 我們常常會需要在不同廠區間做公文的傳遞,以前未導入時,都必須要有一位同仁,每天特地去廠區送公文,浪費時間也增加同仁的工作量,但導入e化後, 就可以解決這些問題;像之前我們公司的總裁,因常駐在新加坡,若是紙本作業,根本無法即時處理, 而現在,只要登入系統就可做簽核的動作,完全不會受限於地點的限制。」

MIS工程師劉雨禎也補充:「對高階主管來說,e化後也能省下他們將一堆未簽核文件帶回家裡的麻煩,因為U-Office Force系統是Web模式,在任何可以上網的地方, 就能利用系統來填寫表單與簽核,使得很多工作不只有在辦公室才能處理,相較原有紙本作業的方式,大為便利與快速; 再者,可以節省遞送表單的時間,讓簽核的速度更快,執行上較有效率。」

可寧衛常使用的功能中,除了工作流程外,還包括文件管理和公告,陳主任表示,有同仁反應,一些表現不佳、被記過的公告,若貼在公佈欄讓外賓看到不妥當, 剛好EIP中有公告這個功能,讓可寧衛可針對此部份去做修正,且在系統上發佈公告後,還能瀏覽大家是否有觀看的記錄,比起以前方便多了。

系統推行的前兩個月,可寧衛是採用「雙軌運行制」,也就是紙本流程與系統流程同時進行,經過兩個月的適應期與磨合期,員工對使用U-Office Force系統較為熟悉, 操作上較為快速後,才正式導入系統。陳主任說:「雖然一開始,因為有些同仁對電腦不熟悉,打字慢,做附件還要掃描,所以難免會有些抱怨, 尤其要大家改變舊有習慣去適應新流程,是推行中較困難的地方,但透過教育訓練並反覆的教導同仁使用系統,將舊有觀念導正後,大家也就都漸漸上手了。」

除此之外,MIS工程師劉雨禎也認為,老闆願意創新改變制度與投資採購系統,以及員工齊心學習系統操作,是上線成功的最佳主因; 再者,系統本身的優質也是關鍵之因。他表示:「當公司決定要導入e化,由於關係到預算問題,不論是軟體或硬體上的投資,都是一筆費用, 所以高階主管們的支持很重要,其他就是同仁們的學習與全力配合,因為U-Office Force系統的介面人性化,容易操作, 且通常我們都是直接依原本紙張所需的表格去設計表單,再針對流程去做修正,即使有跨部門簽核的問題,也能用”自訂流程”的方式去解決, 這部份就是一等一科技的系統符合我們需求的地方。」

陳主任表示,一等一科技所主辦的說明會和研討會,都讓可寧衛受益良多,希望往後也能持續下去。 未來,可寧衛的e化目標,將朝向手機簽核、邊走邊辦公的雲端模式, 陳主任也期望在這樣的趨勢下,能更增加企業競爭力,達到e化的最大效益。