遠雄國際商務中心

成立時間  1993 年

主要業務  即時辦公室租賃、虛擬辦公室服務、會議室出租等


企業資訊入口、工作流程、文件管理

資訊企劃室 / 朱一璠主任

總是堅持「Service First, Quality Best」的服務精神為客戶提供專業化、高品質辦公服務的遠雄國際商務中心, 是台灣唯一通過國際ISO 9002服務品質認證之國際性商務中心,其不但擁有國際化連鎖辦公室管理系統、全球計算機化信息系統, 更有整合國際性及地區性的辦公商務資源,來達成最高質等之服務品質目標。

由於遠雄國際商務中心有成千上萬份的公司文件檔案散佈在公司內部,檔案的版本、內容和存廢目前都無法做統一的管理,員工也無法有效率地找到工作上所必須具備的知識或表單文件, 對此,總管理處的資訊企劃專員吳文凱表示:「為了降低文件取得成本,我們需導入一套可以讓員工輕易掌握企業內的「庫存知識」有哪些項目、分佈狀態及存取位置的系統, 以往我們是使用file server的機制,員工取用文件均無法記錄與稽核,因此必須設計一個有效的管理平台讓文件受到管控,並讓在外人員無障礙取用企業內部文件, 只要處於可以上網的地方,就能夠輕易取得所需的文件。」

在了解需求後,一等一科技導入文件管理e化作業來解決遠雄國際商務中心所面臨的問題,將對企業有用的文件,透過盤點會議重新檢視企業內部文件, 進而訂定企業知識地圖,並協助移植文件到文管e化系統,另外,一等一科技也經由教育訓練課程,來培養公司人員使用系統的習慣。

系統上線後,資訊企劃室朱一璠主任認為不僅提高了公司內部的工作效率,所有文件檔案都有完整的創建、審批、發佈、修改、分發、簽收、歸檔、廢止及恢復流程的全生命週期管理, 也大大提升企業營運效率。吳專員也提到:「公司有很多重要的企業知識文件,透過導入文件管理系統後,不但使文件分類清晰,查閱更快,資源運用更為有效, 也因導入的系統採用“檔案總管型”型態的知識地圖呈現,讓它的功能地位大大晉升為知識庫,使員工更容易找到所需的知識,也表明出企業知識屬於企業全體而非個人。」