財團法人漢慈公益基金會

成立時間  2009 年

主要業務  弱勢家庭兒少生活陪讀服務、家庭關懷支援服務


企業資訊入口、工作流程、文件管理

尹春瑜副執行長

財團法人漢慈公益基金會為一個非營利組織,主要協助經濟弱勢家庭恢復家庭功能, 尤其是兒少課業輔導、心理輔導與諮商、品格教育、成長團體、家長就業協助、法律扶助、經濟扶助、家庭諮商與輔導、婚暴受虐、社會福利諮詢及轉介...。

漢慈公益基金會有三個服務處,服務項目多元化,主責綜融性家庭社會工作。提供服務的各據點之間在協作上的流程或各項活動執行追蹤常出現問題, 讓曾從事科技業管理的副執行長覺得非常可惜,若有一套全面的管理工具協助同仁工作,一定會讓他們的服務更有效率。

副執行長表示,本會主管機關衛福部過去一直推動NGO(NPO)非營利組織E化作業,但礙於非營利組織財源來自外界捐款,會花錢導入系統機構不多, 也不可能投入太大的成本導入內部管理系統,所以在尋找廠商的過程中除了功能上的要求,常常因爲價格因素而做罷,就這樣斷斷續續找了一年多的時間。 直到在中華雲市集中看到一等一科技的UOF雲端辦公室,功能全面,每個功能都是工作上所需要的,且租用費用也能接受。 於是主動的與一等一科技詢問系統,更讓人意外的是,一等一科技提供公益團體使用【公益團體優惠方案】來租用系統, 讓非營利組織不用投入太大的成本也可享受到完整的企業管理系統和服務。一年的堅持終於有了收穫!

解決跨地區簽核耗時的問題

因漢慈有三個服務據點,之前當A服務據點的文件需要送B服務據點簽核時,平均需要花3天才能跑完整個流程,現在使用UOF後, 公司的SOP以及服務使用者資料都可以通過電子簽核按照漢慈自己的需求自訂成表單和流程,所有員工現在可以直接登入系統線上取用表單, 填寫完送出後,簽核者會馬上通過個人mail和手機推播收到系統通知,隨時隨地都可簽核表單,現在最快1小時內就可以處理完之前需要3天才能完成的流程了。

專案管理幫助社會服務的執行更有效率

漢慈基金會對弱勢家庭學童的課業輔導工作很多,固定每個月都有十幾項服務方案需要執行,這些工作分別有不同同仁負責執行。 在導入系統之前,這些工作都是記錄在EXCLE表中,負責工作的同仁經常忘記執行而延誤工作的完成時間,都要等到主管花時間追蹤誰已經完成誰還未有完成, 被主管跟催之後才知道工作還沒完成。但是現在把每月的服務方案預先設定在UOF的專案管理系統中,各工作的負責人除了都會收到系統的任務分配通知, 且只要進入系統在首頁就會看到今日該執行哪些工作,未來需要執行哪些工作,哪些工作已經逾期需要儘快完成,一目瞭然。 對於管理者,也能夠通過系統快速即時掌控哪些服務方案正在進行,以及每個服務方案目前的進度情況,還能對未完成的工作進行稽催、對完成的工作進行審核。 另外,漢慈還將志工管理工作,內部員工的教育訓練執行以及心理輔導與諮商的方案也都納入專案管理中來執行並追蹤。

通過UOF討論區增強服務團隊的溝通

原本不知道討論區可以幫助漢慈做哪些管理,但經過一等一客服人員的輔導,並參考一等一公司自己對討論區的功能應用, 發現它不僅可以建立各種議題討論的平台,集思廣益;也可以作爲員工互相了解的平台,互補互助;還可以作爲知識的分享平台,共同學習。 給漢慈最大幫助就是通過討論區對有特殊議題服務使用者提出個案討論,如當A社工知道某位小朋友遇到家庭問題時,可將議題個案放入討論專區中, 所有社工都能看到這則問題,並對該問題發表各自的想法或建議,提供相關人員幫助有困難的小朋友快速的處理好該問題。 使用系統之前都是通過mail,大家的意見被轉發來轉發去,有時忘記加入某位同仁mail就會造成同仁收到的訊息不夠全面。 現在只要點開該個案,針對此個案的所有討論以及執行後狀況都統統在系統裡面。之後有遇到相關問題,社工即可通過系統快速取得所有資訊參考處理。

差勤系統幫助人資輕鬆做好請假管理

UOF系統中的差勤模組幫助漢慈做好員工請假的管理,在UOF的請假系統中,不僅請假單的欄位可自訂, 欄位中的假別可依基金會的需求新增或刪除(例如:新增生日假),且各假別皆可設定相應的管理參數,如補休假只能在加班日後的多久時間內必須請完; 年休假可根據漢慈的管理每次最少半天請;事假一年最多只能請14天…等等。每位員工隨時都能通過系統快速查詢到已休假與可休假資訊, 人資也能快速統計出每月的人員請假數據,提供薪資核算。不僅避免人工統計的失誤,也提高人資的工作效率。

除了解決以上對漢慈主要的管理需求外,漢慈使用UOF功能較頻繁的還有公告,行事曆,問卷調查,場地設備管理,會議管理,相簿影音等。

短短半年的時間,UOF已經成爲大家工作中不可或缺的工具!

自從本會導入UOF系統,不僅解決了異地簽核與社會服務的執行問題,大大的提升了整體的服務效率, 讓基金會能有餘力幫助更多需要幫助的家庭,而對公司內部來說,通過系統的溝通平台分享社會服務的經驗,也讓內部同仁凝聚力都獲得進一步的提升。 短短半年的時間,UOF系統已經成爲大家工作中不可或缺的工具!