台灣植體科技股份有限公司

成立時間  2010 年

主要業務  人工牙根產品生產製造與植牙技術服務


企業資訊入口、工作流程

管理部 / 林怡伶經理

台灣植體科技股份有限公司是由中鋼集團、義聯集團、阮綜合體系、金屬中心、慈陽科技、全球安聯、東南水泥、慶達、科頂等南部重量級業者, 和牙科器械業者共同發起成立。是國內唯一具備官方支持,且結合產業、研究單位、醫院體系共同成立的生技醫療公司。 公司秉承『相信台灣,以人爲本』的經營理念,將『提供牙醫與民眾最佳的植牙整合服務;提供醫師與民眾最值得信賴的牙科產品;結合同業力量, 開創台灣牙科產業新世紀』作為公司使命,致力成為牙科產業創新的領導者!

解決內部溝通問題需要E化管理

隨著公司組織規模逐漸擴大,目前已有3個辦公地點,各點之間或者各部門之間的訊息傳遞與溝通需要即時、準確傳達。但是通過mail、電話作為溝通方式, 有時讓工作無法有效執行,若可以將公司各部門資訊和溝通可以E化管理一定可以提高每個人的工作效率。評估多家做EIP的廠商後, 一等一科技的UOF產品因友善的界面、豐富的功能吸引了公司主管,關鍵是業務介紹的每個功能都可以幫台灣植體解決迫切的問題, 尤其是一等一科技提供雲端租賃體驗,讓公司不用一次投入大筆資金,即可享用一套完整的企業管理系統和服務。

會議管理讓會議邀請更方便、快速、準確

台灣植體現有三個辦公地點,管理部門需要召集各部門同仁進行會議,原本方式都是通過Mail或者電話一個個詢問,通過Mail方式, 被邀請人員經常因為Mail太多會被洗版,造成忽略了重要會議通知信件,同時又安排了其他行程,導致與會議行程衝突。 一個會議邀請確認的工作就讓會議召集人花費了很多時間。現在使用UOF會議管理之後,會議召集人直接在系統中發起會議徵詢和邀請, 與會人員可以透過Mail、手機推播訊息、系統首頁webpart中收到會議通知,並可即時的回覆是否參與會議, 若選擇確認參與會議系統也會自動將事件Booking至人員行事曆中,再也不會發生行程的衝突!

管理部林經理表示:以前大家都是通過在Google日曆上Booking自己的會議行程,可是無法做到只要一個人發起,就可幫大家的行事歷上都會出現該會議時間。 在使用一等一科技的會議管理後,除了可以解決這方面的問題,UOF還可以匯出EXCEL,匯總當月行程可方便主管查看時一目了然,是很在原本預期外的意外收獲。 所以UOF會議管理功能對我們的幫助非常大,也是目前用的最頻繁的功能!

討論區就可做到『知識管理、資訊傳遞』

林經理分享了一個實例:剛導入UOF系統時,因有業務部人員很習慣使用LINE討論工作,對於從來沒有用過的系統不太願意登入使用。 因為台灣植體是做人工牙根,之前都是業務通過LINE的群組來討論與分享與醫師交流的訊息,直到有一次該群組某個帳號意外被盜用, 考量資案問題就立即關閉群組,而且LINE的群組一直還有一個問題點,就是當有新人加入時,無法將之前群組中同仁的經驗或案例做分享, 種種因素考量下,業務部門開始嘗試使用UOF的討論區功能。UOF討論區可針對不同的主題建立討論版和權限,台灣植體就建立一個屬於業務對牙醫的討論版, 只有業務角色可以瀏覽和參與討論,這樣每一位業務就可以把自己的經驗放上該討論版,不僅可以分享給大家參考,也可以參與討論。 當有新的業務進來,只要設定為業務角色,該新人就有權限進來該討論版學習前輩分享的寶貴經驗,這一點對公司非常重要!另UOF不僅在電腦上可以討論, 業務在外也可透過手機APP登入直接分享與討論,該UOF討論區不但提高了資料安全性,更強化了公司的經驗傳承。 公司同事從一開始的不習慣用,到現在已經離不開UOF討論區了~

除了使用討論區做溝通外,平時重要訊息的要傳遞就可使用公告功能。 原本公告都是透過Mail方式發送給大家,可是大家平時Mail很多,重要的公告經常被洗版。現在導入UOF公告,可以將最新的公告常駐在首頁公告面板中,同仁登入系統即可看到。 即使未登入系統,也可以透過Mail和手機推播訊息知道有公告需要觀看。讓資訊可以準確傳遞與佈達!

而内勤人員早就已經習慣在UOF上,目前導入效益最棒的就是利用討論區做好新人教育訓練。 公司目前有導入多套資訊管理系統,新人入職必須要先學習這幾套系統,之前都是資訊人員幫每一位新進人員做系統設定與教育訓練,最大的困擾不是教, 而是教完後面臨新人一遍又一遍的詢問…,為解決此問題,資訊人員利用討論區功能新增一個『新進人員教育專區』, 將這些系統設定步驟與使用注意事項等資料建置到該教育訓練討論版中,再開通一個教育訓練專用帳號,未來負責人員都可為新人做教育訓練, 後續新人有疑問都可以隨時登討論區複習,很快就可以自行操作各系統,讓新人的教育訓練工作變得很簡單、很有效率!

林經理說,這就是我們要的『知識管理、資訊傳遞』,沒想到竟然透過UOF討論區就可以做到了!

通過導入影片的學習即可輕鬆上線

台灣植體可以將UOF雲端辦公室成功導入,一是資訊人員與主管的努力推動,二是一等一科技有提供完整的系統導入影片。 資訊人員通過影片的學習,對每一個功能都很認真的研究如何運用到公司的管理中。其中資訊課的討論區,就像是資訊人員的部落格,只要發現對工作有幫助, 就會根據不同主題,建立不同的討論版,提供大家各類知識分享與討論。除了上述提到的『新進人員教育專區』,還有『常用的軟體』、『技術轉移專區』…等。 林經理特別分享『技術轉移專區』的應用,因為資訊的職務公司就只有一位人員負責,如果資訊人員請假時就無人可代理, 所以資訊人員就把自己平時處理的一些技術工作經驗都建置在內,並設定可代理的權限,以便請假時代理人可以參考處理相關事務,或是未來需要有工作上的交接, 也都可以透過討論區完成的做經驗傳承。

UOF差勤管理解決人資的煩惱

人資的工作,除了每月要手動匯總所有人員出缺勤數據,還需要審核人員的請假單填寫是否符合公司差勤規定, 例如:事假必須3天前提出申請、人員是否還有足夠的特休假可休…等,這些都是人資工作上很耗時間與心力的事。 而UOF系統中的差勤模組,在進一步了解後發現這些公司的差勤規定系統都可以處理,特別是針對假別設定請假時間限制,大大減少了這方面審核的工作。 更重要的是系統不到5秒鐘就可以自動匯總所有員工的當月出缺勤記錄,提升了人資每月結算薪水的效率! 目前台灣植體已經開始導入差勤模組,相信不久後也能在差勤這方面看到UOF系統帶來的莫大成效!