當老闆小主管的，誰都想知道公司業務的行程怎麼安排？客戶的資料有沒有保存起來（避免業務離職後就不見了）？手上有哪些案子？報價多少錢？有沒有遇到什麼困難……等等，但該怎麼做呢？才能帶領部屬及公司賺大錢呢？
▲ 透過Excel及討論區也可以管理公司的業務狀況，但U-Office Force的企業資訊入口EIP，業務整合及管理功能比你想像中強更多、更Smart！
談到業務管理，很多人第一個想到就是CRM（Customer Relationship Management，中文叫「客戶關係管理」）。但坊間的CRM系統動輒數十萬元，對很多中小企業而言，是個很沉重的負擔。一般中小企業對於業務的管理其實要求很簡單，大概就業務行程日報、客戶資料、商機管理及報價管理而已。
雖然貴森森的CRM系統能將這些資料整合在一起，但對中小企業來說，整合並不是重點，有效的管理才是重點，也就是說，老闆要能知道業務的行程怎麼安排？客戶的資料有沒有保存起來（避免業務離職後就不見了）？手上有哪些案子？報價多少錢？有沒有遇到什麼困難……等等。
不要錢的業務管理術—Excel＋討論區
這裡提供一個簡易的管理方式供業務主管參考，客戶資料、行程日報及報價管理其實只要用一個Excel檔案就可以解決了。每個客戶用一個Excel檔案，並利用活頁將客戶的基本資料及業務的拜訪記錄登記在上面，例如：
第一頁的活頁名稱打上「基本資料」，收錄客戶的基本資料；
第二頁活頁名稱打上「拜訪記錄」，只要拜訪過就請業務填寫。
第三頁以後就是「報價資料」，每個活頁都填上報價日期，以方便未來查詢。
一旦報價被接受後，活頁就可以填上顏色，這樣就可以知道成交記錄。這些Excel檔案可以用「檔案分享」的方式讓主管可以取閱，只要更新過，就可依照日期排序知道是哪一天更新的。當然主管要進行備份，以避免業務離職時全數刪除。
至於商機管理，可以利用討論區來做。每個業務自己有一個討論版，只要有新客戶打電話進來，一旦有商機，業務就可以在討論版上新增一個主題。這個討論區最好有置頂、鎖定的功能，而且版主是業務主管（以避免主題被業務刪除）。等到這個商機是有機會成交，須列入重要追踪的就可以置頂。如果這個商機喪失了，那就鎖定，這樣就能一目瞭然商機的狀況。唯一的缺點是無法直接統計商機的數字（當然可以請助理幫忙統計）。討論區最好也要有訂閱的功能，當業務更新商機狀況時，主管也能輕易得知最新消息。
▲ 用Excel檔案將客戶的基本資料及業務的拜訪記錄登記在上面以便於管理。
利用企業資訊入口EIP，業務主管管理更得心應手
透過以上的管理方式，其實企業不必花什麼錢就能管好業務了。當然，U-Office Force的「企業資訊入口EIP」也有提供上述的功能，業務整合及管理功能比您想像中強更多、更Smart，讓業務主管更能得心應手，帶著部屬往錢衝啊～
« 延伸閱讀
【管理手札】文章
下一篇【業務管理術】文章 »
業務報價電子化，簽核+列印+查詢+商機速搞定