釐清「工作管理」與「工作流程」的差異，工作管理才有效率！

什麼是「工作管理」？什麼是「工作流程」？相信有些企業主也未必分清楚，於是大材小用或小材大用的情節，幾乎天天在上演。如此局面，只會讓基層忙到人仰馬翻，得到的效果卻相當有限。事實上，只要弄清楚兩者間的差別，就可以依事情的輕重緩急，輕鬆部署適當的人力及資源，讓最少的資源發揮最大效率，讓公司業績蒸蒸日上！

一等一科技曾拜訪一家剛導入 U-Office Force 四個月的知名飲料連鎖企業，他們自行將「工作管理」的功能運用在展店工作上，從找店面、裝潢、簽約、教育訓練、試營運等五大步驟，變成五個工作任務交辦給五個工作負責人列入控管。但使用了工作管理後，每項任務的時間無法精準掌握，客戶也感到很困惑怎麼會如此？在了解這個狀況並與客戶討論整個工作目標及流程後，我們建議改採「工」的「表單」方式來控管，如此一來，就沒有工作延遲的問題產生，在任務時間的調度上也比較靈活應用，並確實解決了客戶的問題。在經過處理之後，客戶即問，什麼情況要用工作管理？什麼情況要用工作流程呢？

「工作管理」與「工作流程」的５大相同處

這是一個好問題！不過在回答之前，我們先了解專案管理與工作流程有何相同之處？
第一：它們都被用來管理工作。
第二：它們都可以管理循序與並存的工作。
第三：它們都可以讓管理者輕易了解工作進度。
第四：它們都可以指定任務負責人，而且都有逾時警示功能。
第五：各項任務都可以分別被驗收。

「工作管理」與「控管工作流程」的差別

從以上五大點看來，似乎差異不大，但是對大部份的工作而言，大概都可以符合上述五項特性，但是細論工作本質的時候，兩者之間還是有差異的。

一、「工作管理」：任務可以預先設定時程，且各任務間需要有橫向協同作業、任務工期較長、人員異動較少、任務較為複雜與所有任務都需要完成。這些都比較適合用「工作管理」來管理工作。

二、「控管工作流程」：任務無法預先設定時程、任務是短期的、且需有專人負責、人員異動頻繁、任務有急迫性或臨時性、隨時需要中止工作的情形等，就比較適合用「工作流程」的表單來控管。

工作管理的好處為從發起工作交辦之後，所有工作負責人可知道自己該負責的任務，平行作業並按時回報進度，但需要等所有負責人都完成工作任務後，主管才能進行工作結果的審核。而工作流程的好處是，不必在一開始就知道有哪些任務，等到前一項任務工作完成了，系統自然會通知下一個任務負責人開始進行工作。

所以，你清楚你手上的工作，適合用「工作管理」？或是「工作流程」來跑單了嗎？

表格：5分鐘確認用「工作管理」或「工作流程」Check List

(以下對的打Ｖ，獲得最多Ｖ則以其項目設定為主。)