改善企業溝通體質，才能締造堅強企業競爭力

從企業管理的角度來看，好的溝通可以讓企業績效一路長紅，不好的溝通方式可能會讓企業垮台。如何做好上對下、一對多及下對上的溝通方式呢？同時還能記錄並追蹤呢？想替公司建立如此完善的平台嗎？別擔心，交給 U-Office Force 雲端辦公室就對了。UOF將一般公司的溝通情境化為六大類，並各自規劃好了對應功能，讓你的企業內部溝通既無阻礙也無距離！

儘管溝通是一門藝術，但如何建立更完善的管道更是一門學問！完善的溝通管道不僅能讓企業的營運管理更順暢，也能避免內耗企業成本，還能團結士氣強化企業競爭力。

人有百百種，用對溝通話語才叫有效

身為獨立個體，每個人的個性、觀念也都不一樣，舉個常常可在企業中見到的兩種個性的員工：

1. 孫小毛類型（保守派）

陶大偉問孫小毛：「一隻雞有兩隻腳，兩隻雞有幾隻腳？」
孫小毛：「四隻。」
陶大偉又問：「那一隻兔子有四隻腳，兩隻兔子有幾隻腳？」
孫小毛：「…那雞跑到哪裡去了？」

常見於企業中的此類型員工，往往容易出現團隊已經在討論B了，他卻還停留在A。於是為了重新拉回彼此的認知進度，就需要再次浪費時間來回討論，直到達成共識。

2. 蠟筆小新類型（跳躍型）

蠟筆小新的媽媽問小新。
小新媽媽：「小新，你喜不喜歡小白？」
小新：「喜歡呀！但我不要嫁給它！」
小新媽媽：「……。」

不同於保守型員工，跳躍型員工則容易出現團隊正要討論B，他已經跑去談論C了，導致團隊又得再重新協調釐清共識。

上述的兩種類型的員工或主管，往往有很高的機會，會影響企業的溝通成效，讓會議變的很冗長，也可能引發內部衝突。因此，要改善這樣的情況，就必須選擇適當的溝通方式，讓彼此的溝通內容可以順利進行下去！

掌握企業六大溝通類型，傳達訊息更有效率

企業常見的溝通類型可分為以下幾種：

溝通類型1／一對一

這類企業的線上溝通一般來說都以E-mail較為常見，就基本溝通需求來看，算是最常見也最簡潔的方式。

溝通類型2／多對多

企業組織遇到多人討論時，除了面對面直接召開會議，也可利用討論區達成目的。因為一等一科技 U-Office Force 不僅提供「討論區」，也提供「會議管理」，舉凡會議的徵詢、會議通知／變更通知、會議紀錄與發送會議待辦追蹤／回報／審核等功能通通一應俱全。

溝通類型3／回報

舉凡工作日誌、月／週報、業務案件追蹤、客服／客訴處理等，都屬於回報類型的溝通。通常企業都會利用通訊軟體或是E-mail來解決這類追蹤需求，但成效未必會如預期。透過U-Office Force的「討論區」，不但報告內容、處理過程／結果及主管意見都可以被保留在線上，就算人員或主管異動，新進人員仍可立刻得知之前的資料，以避免交接不完整而造成公司的損害。

溝通類型4／徵詢

這類溝通類型有如：參加人數、決策徵詢、ISO（標準化）自評表、績效考核等。傳統企業仍是利用Mail或發紙本問卷，但回收與統計的工作卻相當麻煩，而且也不符合環保概念。運用U-Office Force所提供的「問卷模組」，不但可以線上發送問卷，填寫後還可自動統計，並匯出Excel報表，讓發起人可以很快速、輕鬆地統計出所需的資料。同時，還可利用「電子簽核模組」發出徵詢表單，利用會簽功能讓大家把各式意見填寫在表單的意見欄中，以供高階主管決策參考！

溝通類型5／意向收集

這類最常見的是決定公司旅遊地點、團購、選舉、訂飲料、訂便當等。你可使用 U-Office Force 中的「問卷調查」功能來達到上述的意向收集，尤其是訂飲料時，常遇到的無糖、少冰、加珍珠、粉圓等眾多要求，訂購者稍一不留神，就容易因聽錯而訂錯，透過線上問卷功能就可以有效減少這類無謂的糾紛。

溝通類型6／即時溝通

Line、Skype等即時通訊軟體，可說是目前大部分企業常見的通訊軟體。但這些即時溝通的工具有個共通的特性，就是必須加為好友才能開啟互動！因此也間接造成企業端在實際應用時，常會因為人員的異動而不斷修正，加上客戶、同學、親朋好友的名單通通存在於同一帳號，然而溝通對象時常在變換，因此常要在好友名單中找尋要溝通的特定對象。

為此，U-Office Force 提供企業專屬的即時溝通APP-UM，只要公司成員登入系統裡，你就能利用UM的強大功能（對話管理、群組管理、推播通知），輕輕鬆鬆完成你要的任何即時溝通，而不需要維護任何好友名單。此外，所有的對話記錄也會完整的儲存在公司系統中，以便日後查詢使用，不但效率倍增，使用更安心。

了解了這六大類溝通型態之後，是否也可以感受到對企業組織而言，溝通要有效果，用對方式才是關鍵！否則不僅溝通成效不佳，有時還可能造成成員彼此間的誤解，甚至引發不必要的嫌隙與衝突，這對企業何嘗不是另一種傷害呢？