善用雲端管理系統，輕鬆建造主動式管理環境

「先發制人、後發制於人」，管理也是一樣，企業如果能做到「主動式管理」，在問題還未產生之前，事先就掌握狀況進行改善，就能防範災害於未然。然而，UOF雲端辦公室正是一套可以將傳統以「人」為主的被動式管理，轉變成以「制度」為主的主動式管理平台，協助中小企業有效提升管理效能。

科學管理之父泰勒（Frederick Winslow Taylor）認為，「管理就是確切地知道你要別人做什麼，並使他用最好的方法去做。」對大多數企業來說，管理方式不外乎都是用人去管人，但人會有情緒、喜好、壓力，一但忽視了這些特性，很容易就會成為企業管理問題的開端。

舉個例子，原本這禮拜要完成十件工作，但在時間壓力下，可能只能完成兩件。大部分員工可能會選擇先做主管知道的那兩件事，而不是最緊急或最重要的；但是，如果十件事情主管都很清楚而且也知道輕重緩急，那麼員工就可以和主管討論哪件事需要優先處理。如此一來，就可避免工作上的疏失。但前提是，主管必須能夠很清楚的掌握所有狀況，或是透過「系統」將資訊透明化，讓大家都清楚眼前的任務目標，才能落實有效管理。

以開會這件事舉例，相信沒人喜歡一直不停的開會，但開會卻是組織運作的關鍵要素。一般會議流程，是各單位輪流報告前一段時間的工作完成度、以及本次的預定進度，待所有人報告完之後，少說也要花掉好一段時間，結果只得到一個結論就是「一切正常」或是「狀況不妙了」。對於如此效率不彰的會議，如果能夠事先將工作進度或報告放在雲端上，屆時會議上只需針對有狀況的部分進行討論，如此就能縮短會議時間，提升會議效率。

先發制人的主動式管理

《漢書•項籍傳》中提到：先發制人、後發制於人。管理也是一樣的道理，企業如果能做到「主動式管理」，在問題還沒產生之前，就能加以掌握並進行改善，就能避免一連串更大的錯誤；比如許多企業經常會碰到人員異動時交接不清的狀況，一開始沒發現交接有落差，等到接手人員意外造成嚴重疏失時，才開始亡羊補牢，這就是「被動式管理」。

協助中小企業提升管理效能

相較於大型企業，中小企業的優勢在於決策速度快、成本及綜合風險相對較低，對市場反應速度也比較快。但若將組織中的各個部門比喻成車子的輪胎，大企業的每個輪子有多顆螺絲（員工），但中小企業一個輪子可能只有一顆螺絲，甚至一顆螺絲還得供兩個輪胎輪流使用，所以當這些螺絲遺失或故障時，小公司所受的影響就會非常的大。

UOF雲端辦公室以企業常用的企業入口網站平台（EIP）、工作流程系統（BPM）、文件管理系統（DMS）、行動打卡APP等需求，從企業管理的6個面向：工作管理、訊息管理、溝通管理、流程管理、文件管理及知識管理，協助中小企業解決管理問題，藉由平台的運作有效將傳統以「人」為主的被動式管理，轉變成以「制度」為主的主動式管理，不僅能降低因人為失誤而產生的問題，也能改善企業的管理體質、增加企業運作的效率。