每當員工職位異動或離職交接時,是不是令你感到無比困擾?用傳統的口頭、小紙條、E-mail、LINE之類的即時通訊來交辦事項,都只是單方面公佈訊息,卻得不到有效的回饋機制,久而久之很容易就忘記有哪些事要做、有哪些事還沒做。其實,你可以有更聰明的選擇,運用 U-Office Force 雲端辦公室平台將所有訊息放上去,無論人員怎麼異動,工作如何交辦,UOF肯定能在重要時刻提醒你「下一步」該解決的問題。

工作管理

 U-Office Force依照工作的屬性、成員、回報管道等的不同,分成三種不同的工作管理,並放在同一平台上,所有訊息不漏接。

舉個你我都熟悉的例子:肝,就像個無聲的器官,當你感覺到肝有問題時,往往已經到了非常嚴重的地步!工作也是一樣,當高階主管知道工作出問題時,這問題往往都已經非常嚴重了。對於許多企業而言,工作管理往往仍停留在人治階段,由於彼此事務繁忙,往往只能等到會議中才能逐一檢討工作狀況,而非平時就能掌控最新狀況。

一般企業常見的三種傳統交辦型態

一般企業的工作交辦大概分為四種方式:口頭、E-mail、小紙條或LINE之類的通訊軟體,而記錄的方式就更千變萬化,有人記在本子裡,有人記在電腦裡,有人寫小紙條貼在座位上,認真一點的人可能會利用Excel記起來,不過比較多的人還是會習慣聽一聽就記在腦海中。

以往E-mail是最常拿來做為交辦工具,因為口頭命令、小紙條都是單向的,交辦者很容易就忘記自己交代過什麼。因此,有些主管利用E-mail來做工作交辦及追踪。不過也由於E-mail的普及,不管是同事、客戶、親友甚至是一些電子DM通通都會進到信箱,幾乎每天都會收到海量的E-mail。所以當你突然想在廣大的E-mail信箱中找到你要的信,確實也不是一件容易的事。

近年,即時通訊軟體LINE的快速發展,也不斷地改變了台灣的工作環境,只要一個想法閃過,主管便可隨時隨地發訊息交辦。但是,運用這樣的方式,在管理上還是不太容易,甚至還會有疏忽訊息的情況發生。因此,大部份重要事項仍會以E-mail來交辦。

不過,實際情況是大家依然會等到工作逾時或出狀況了,才會開始認真地找出那封關鍵E-mail或那些對話紀錄。一般而言,大家通常都習慣這樣的模式,但是當人員有所異動時,工作的交接往往變的很困難。遇到好員工,或許會鉅細靡遺地將手邊的工作交接出去;遇到不理想的員工,隨便交接了事甚至導致工作失控,進而影響企業的運作,這些都是企業不可不留意的情形。

運用有效的管理平台,一次解決辦公室常見的三種工作管理

U-Office Force 可依照工作屬性、成員、回報管道等的不同,分成三種不同的工作管理:

好用的工作管理1/主管交辦

這是企業最常用的類型,但往往也是最容易被忽略的類型。試問,如果你是主管,這三個月來你到底交辦哪些事情出去?幾件未完成?幾件逾時?可能一時之間也無法全部想起來吧!如前段所述,主管往往會利用E-mail、口頭、會議上直接指示等方式去交辦,而且大部分都記在腦子裡,偶爾會記在筆記本,但是因為沒有適當的回報管道, 因此都必須等到主管突然想到,才會去問一下工作進度,剩下的只能等到會議中再提出來討論了!

這時候,U-Office Force 提供了主管可以直接指派工作給員工的功能,只要一經指派,員工行事曆就會多出一個工作,而且員工無法自行刪除,如此就不能以「我不知道」或「我沒收到命令」等理由來迴避。即便工作進行中也可以回報工作內容,完成時還需經由指派主管同意後才算真正結束,指派主管也可在同一介面去追踪所有交辦事項。

好用的工作管理2/會議交辦

以一般企業習慣來說,會議結束後的待辦追蹤事項,可能都會列入一份Excel表,然後負責更新這張工作表的人,就必須在下次會議開始前,逐一詢問並更新每一位負責人員的最新狀況,以備稍後開會檢討用。由此又衍生兩個問題:第一,與會人員總要到下次會議才知道真正的進度;第二,如果執行過程有問題,往往要等到開會時才會發現或被揭露!

U-Office Force 提供會議管理的功能,能將待辦追蹤事項列於會議事件中,與會人員只要從行事曆或會議清單中,點選該會議就可以隨時查詢所有的進度回報,待辦事項的負責人也會收到工作通知。同時,個人行事曆也會出現此項工作,而且也是不能刪除的,回報完成後需經由交辦主管審核才算完成。如此一來,會議記錄的人員就可以不必花大量時間不停的四處詢問最新狀況。

好用的工作管理3/個人工作管理

U-Office Force 提供個人工作管理,讓你可以依照自己的習慣將這些工作分門別類,只要逾時就會變紅字,因此可輕鬆管理手邊的工作,所謂凡走過必留下痕跡,所有工作不管完成或未完成的,都可以隨時查詢!