ISO 文件管理

行動運用的最佳體現

文件履歷控管

控管文件的簽入、簽出機制,讓文件編修不重覆, 所有版本異動歷程皆能清楚追蹤來龍去脈, 查看閱讀紀錄清單,了解文件下載的使用情況。

量身打造
滿足 ISO 規範的絕佳設計

因應 ISO 文件須建立完整管制程序之條文規定,
特別打造一個完全滿足 ISO 規範條件的系統自動化管理機制
替您省去審查規範的所有時間與人力。

文件審查

提供會簽、指定、條件、知會等功能,
還能為簽核歷程添加至文件封面,
成為一份完整稽核文件。

文件查詢

無論調閱或稽核時,
只要輸入文件的關鍵字,
立即取得所需文件,
省時又省力。

權限安全

透過嚴謹的權限管理,
指定人員才能進行進階控管,
所有重要文件將獲得最高保障。

目錄三層式權限控管

每個目錄安全性可分別設定管理者、作者、讀者, 角色分工細膩,符合一般企業分工原則, 繼承及套用設計讓權限定義更迅速。

完美支援行動裝置
管理、查閱,不再受限

同步支援手機與平板裝置 ( iOS / Android )以更自由彈性的方式,隨時隨地輕鬆管理所有文件。

浮水印

提供自訂文字及圖形浮水印,可設定其位置及透明度, 嚇阻偷拍。也可利用文件簽核功能,在核准後自動加上 報價章或合約章來進行報價或合約的管理。

全文檢索

提供多維度方式供使用者查看文件,可以更精準及 快速地找到需要的文件,甚至提供每個使用者 自訂常用文件,加速文件搜尋的速度。

文件審核

目錄管理者有權決定重要文件須經審核才可公佈, 提供繼承父目錄、套用子目錄等功能,文件審核 通過後,讀者即可以下載和閱讀此份文件。
目錄管理
文件設定

設定該目錄底下可新增哪種哪一種模式的文件、是否允許查詢草稿、是否允許文件名稱重複。

權限設定

分別指定目錄管理者來管理,亦可指定有權限上傳文件的"作者",及僅限閱讀的"讀者"。

機密設定

設定該目錄底下的文件允許作者共同編輯,亦可設定文件是否轉檔成PDF檔, 進一步設定文件的使用權限 ( 包含:列印、存檔、複製、原始檔下載 )。

審核流程

設定文件發佈、作廢時,採用簡易審核或電子簽核的模式。採用簡易審核, 只要其中一位目錄管理者審核通過即可發佈、作廢;採用電子簽核模式, 則與表單流程做結合,需要表單結案通過後才能發佈。

亦可設定排除人員,該人員可直接發佈、作廢文件,不需經過審核。

調閱流程

設定該目錄底下的文件允許作者共同編輯,亦可設定文件是否轉檔成PDF檔, 進一步設定文件的使用權限 ( 包含:列印、存檔、複製、原始檔下載 )。

浮水印設定

當目錄啟用原稿控制的情況下,可於此設定觀看PDF檔時的浮水印, 共有三種浮水印可選擇:文字、自訂文字、圖形。啟用原稿控制能給予文件保全作用。

文件封面

浮水印亦有提供文件封面,於封面顯示文件的相關資訊,可採用系統預設的封面內容或自訂封面內容。 ( 若文件經由電子簽核審核發佈,亦可於封面顯示簽核資訊 )

文件屬性限制

設定文件的必須填寫哪些屬性欄位。除了系統預設的文件屬性外,管理者亦可新增自訂的文件屬性。

強制訂閱

設定強制訂閱該目錄的人員,被設定的人員會在目錄中文件異動時收到通知 ( 異動類型包含:新文件發佈、文件版本變更、文件作廢、文件被銷毀 )。

內文預設值

設定新增本文模式的文件時,一開始文件內容的預設值。

文件編號設定

設定文件編號為自動編號或手動編號,可進階設定手動編號的編碼方式。

新增文件
檔案文件

新增文件時,可上傳一份檔案,並且設定文件的基本屬性, 如:文件名稱文件速別、版本備註、發行單位和保管者等欄位等。

本文文件

新增文件時,可直接使用HTML編輯器來編輯文件, 亦可上傳附加檔案,並且設定文件的基本屬性。

檔案管理
有效期限

文件發佈時可以設定生效及失效日期,在生效日自動發佈文件 ( 必須已經通過審核 ), 而在失效日的時候自動將文件下架。

到期通知

設定文件到期前幾天,自動通知作者及目錄管理員。

參考文件

新增文件時,可設定該文件的參考文件,提供讀者點按參考文件的連結來瀏覽; 文件被參考時,也可反向連結回參考此文件的檔案。

加入常用文件

可將某個文件加入常用文件,可於文件庫中的常用文件頁籤中觀看,省去搜尋文件的時間。

加入收藏

收藏可分為收藏目錄、收藏文件。可將整個目錄加入個人收藏,將來可由 "我的收藏" 點按目錄連結, 連結至文件庫的該目錄;亦可收藏某一份文件,省去搜尋文件的時間。

訂閱

訂閱可分為訂閱目錄、訂閱文件。訂閱目錄後,該目錄底下的所有文件, 有異動時將會收到通知 ( 通知時機:新文件發佈、文件版本變更、文件作廢、文件被銷毀 ); 亦可訂閱單一文件(通知時機:文件版本變更、文件作廢、文件被銷毀), 讓使用者隨時掌握文件的最新狀況。

統計

記錄文件的下載統計,可知道下載該文件的人員,並可透過圓餅圖知道, 目錄中該文件與其他文件下載次數的比例。

評分

可對文件進行評分,並給予意見,可看到其他讀者對每個版本的評分與意見。

紙本分發管制 / 查詢

管理員可透過此功能有效控管紙本文件分發及回收的狀況。分發時會記錄對象、份數、時間、理由等等資訊, 回收後,則會記錄回收、遺失的份數。亦可查詢所有文件的分發與回收情況。

文件維護
目錄順序

可拖拉變更目錄的排列順序,或點按[重新排序]按鈕,讓目錄依照名稱,筆畫由少至多排序。

文件搬移

可進行批次的文件搬移。勾選多份文件,選擇新目錄,確定後選擇的文件將會搬移至新目錄底下。

變更角色權限 ( 作者 / 讀者 )

可進行批次的變更作者、讀者。勾選多份文件,選擇新作者、新讀者, 確定後就能成功變更文件的作讀者。但作者僅變更人員,新作者並沒有實質的作者權限。

作廢 / 銷毀

可進行批次的作廢、銷毀文件。勾選多份文件,點按 [ 文件作廢 ] 或 [ 文件銷毀 ], 即可成功將文件作廢或銷毀。但若該目錄的作廢必須經過審核, 則無法使用批次的方式進行作廢。

版本控制
文件版號

文件可自動跳版號或手動輸入版號,改版時必須賦予新的版號,同一文件的版號不可重複。

文件改版

可藉由取出或發佈文件來進行文件改版。文件取出後,版本的小版號會進位, 例:1.0 → 1.1。當文件公佈後,版本的大版號則會進位,例:1.1 → 2.0。

歷史紀錄

文件每次改版會保留文件的歷史版本,使用者可於版本歷程觀看各個版本, 管理者則可以下載歷史版本的原始檔。

文件搜尋
全文檢索

使用者可依所鍵入之關鍵字不分資料夾對所有文件進行全文檢索。

進階搜尋

可於三個頁面進行全文檢索,分別是文件庫、全文檢索、文件維護, 可指定只搜尋文件內容、作者、檔名、摘要、關鍵字或文件編號 作為查詢目標, 以更精確的來找到所需的文件。

保全設定
啟動文件保全

每個目錄可個別設定該目錄底下的文件是否要啟用文件保全功能。

浮水印
使用浮水印

已啟用文件保全的目錄,可進階設定是否啟用浮水印功能, 若啟用,觀看該目錄底下的PDF文件時,文件中會顯示預先設定好的浮水印內容。

嚇阻照相

可設定將下載者姓名及部門或自訂的文字內容產生為浮水印, 顯示在PDF內文中,用以嚇阻拍照。

原稿控制
列印

可設定哪些人員可以列印文件,未經授權的人員則無法列印。

另存 PDF

可設定哪些人員可以下載文件的PDF檔 ( 意指文件保全轉檔後的PDF文件 ), 未經授權的人員則無法下載。

另存原始檔

可設定哪些人員可以下載文件原始檔,未經授權的人員則無法下載。