工作流程 WorkFlow

簡單,卻無比強大

直觀、易懂
迅速設計出色表單

透過直覺的操作介面,加上強大的表單設計功能,讓您依喜好設計表單,
並提供多達百張的表單範本,讓您輕鬆完成靈活又豐富的表單。

自訂多樣化欄位

提供多達20種欄位類型,
時間、單選、下拉選單、夾檔等
讓您依喜好來設計專屬表單。

支援多國語系

只需設計一張表單,
系統就能自動在同一張表單
轉換各國語言版本。

權限控制

可依員工、部門、職級等
指定填寫權限與欄位修改權限

版本控制

透過版本控管,靈活運用表單,
隨時變更表單內容與流程。

快速複製

無需重新設計表單,
直接複製表單,修改內容,
就能立即完成新表單。

百張範本參考

系統內建免費表單範本,
如人事、財會、總務管理及行銷等
可依公司規訂修改範本內容。

滿足企業100%流程情境

獨特的組織簽核自動尋找上層主管,流程設計超easy,
組織異動時,不需要專業資訊人員即可輕鬆維護,
多元圖形化設計,為您打造專屬企業審核流程。

免撰寫程式
專利表單設計精靈

強大的設計功能,提供完整且多元的流程樣式, 使用拖拉的方式即可簡單、快速建立新表單, 讓您輕鬆完成出色表單。

行動裝置填單簽核

支援行動申請、簽核,辦公地點不設限,
隨時隨地掌握流程進度,重要表單不漏簽,
推播訊息即時通知,最新資訊不漏接。

可與外部系統整合

SOA ( Service-oriented architecture ) 服務導向架構允許於任何站點簽核後, 立即觸發需獲取站點簽核結果的外部系統 ( 如:ERP系統 ) 並對簽核結果與內容,實作需商業邏輯的程式, 藉以達到自動化高效率的系統整合。

準確追蹤簽核流程

簽核歷程一目了然,隨時掌握人員簽核審查狀況,
單據隨時追蹤,重要工作表單簽核不耽誤。
提供批次簽核功能,有效改善簽核效率。

多樣化代理機制

可以設定三個順位的代理人,於某段時間代為簽核, 依表單特性指定不同的代理人,讓工作分工, 免除因為出差或是請假而造成工作延遲。

表單統計與匯出報表

管理者可依部門設定不同的歸檔處理者,分層授權歸檔作業, 提供各表單簽核狀況的統計,並將相關資料匯出至EXCEL 利於統計和匯整、做各式的報表。
權限設定
設定模組管理員

設定爲模組管理者角色,即可擁有該模組最大管理權限。

模組設定
表單列印預設底圖

可設定表單列印時所看到的底圖。

寄件者通知設定

設定表單簽核中和結案時的通知訊息寄件者,要依申請者或是上一站簽核者。

表單視窗大小

可設定表單開啟的預設視窗大小,以符合大多數使用者的螢幕解析度,讓使用者觀看表單更人性化。

表單類別設定
設定表單所屬類別

將表單做分類管理,類別名稱可設定多國語言:簡繁體、英文。

新增 / 維護表單
建立名稱

設定表單名稱,同時可設定多國語言:簡繁體、英文。

建置方式

可選擇從無到有新建一張表單,或者複製現有各版本的表單欄位及流程,節省表單建立時間。

填寫屬性設定
  1. 表單是否儲存副本作爲草稿,方便日後取用。
  2. 表單申請後可否提供修改,若允許修改還可設定可修改的角色。
  3. 表單是否允許代理申請填寫,若允許代理申請還可設定可代理申請的角色。
  4. 表單申請時是否允許發出徵詢,向他人徵詢意見。
  5. 是否可開啓表單討論,作爲表單簽核過程中,相關人員可以針對表單開啓討論版,發表各自的意見。
  6. 表單使用權限,即限制只能某些人才可申請該張表單。
簽核屬性設定
  1. 表單是否允許批次簽核,批次簽核時可顯示已設定的表單欄位內容。
  2. 表單是否允許每站人員使用加簽/進階加簽給流程之外的人員簽核,若設定允許,還可設定加簽角色。
  3. 表單是否允許每站簽核者否決或退簽;退簽設定,讓退回申請者的表單再送出時可選擇站點跳關送出。
  4. 是否允許簽核者可副本或密件副本給流程之外的人員。
  5. 相鄰站台若爲同一簽核人員,可只需簽一次。
  6. 簽核表單時,簽核意見欄位另開新視窗顯示。
  7. 根據表單內容設定是否允許使用行動裝置簽核。
查詢者/ 管理者權限設定
  1. 主管查詢功能:允許主管可以查詢部下申請的表單。
  2. 表單歸檔處理者:可統計匯出表單內容至 Excel 做分析。
  3. 表單查閱者:可查詢所有人申請的該表單。
  4. 表單負責人:可對表單進行特殊處理:作廢表單、強制結案、結案復原、變更審核結果。
列印權限設定
  1. 可限制表單列印許可權:被設定為許可列印者即可隨時列印表單內容。
  2. 可設定表單列印底圖。
通知設定
  1. 是否允許申請者於表單結案後知會他人。
  2. 表單結案後通知的角色:申請者、簽核者、知會人員、歸檔者。
  3. 表單逾時時間,逾時後會通知簽核者。
新增表單版本
建置方式
表單新增或者修改,系統都提供版本控管:
  1. 初次新增時從無到有,可建置一張新表單版本。
  2. 修改表單內容時,可從舊的表單版本複製生成最新版本表單做修改:可選擇是否需要同時複製流程。
  3. 亦可從系統預設的百張表單範本中選擇表單匯入生成最新版本表單。
編號規則

設定表單編號生成的規則:字軌 ( 1~15 ) + 年 ( 西元年後兩碼 2 ) + 月 ( 2碼 ) + 流水號 ( 5 ) 。

欄位設計
新增欄位
  1. 提供日期時間、數值、單行多行文字、單複選、夾檔、下拉式選單、明細欄位、超連結、文字編輯、表單計算、加總平均等,14 種由申請者自行輸入的定欄位格式
  2. 提供申請者 、申請者部門、申請者職級、申請者代理人等4種由系統自動帶出的欄位格式。
  3. 提供部門、職級、職務、人員、組織欄位、表單參考欄位等6種由使用者挑選帶入的欄位格式。
  4. 可從表單範本中,選擇範本表單的欄位,節省表單欄位製作時間。

以上完全無須撰寫任何程式,可設定欄位的填寫控制:是否必填,或者可填寫的角色。
也可以設定欄位的修改控制:可指定填寫者或者其他特定角色才可修改,或者不允許修改。
不同欄位提供不同的設定,如明細欄位,可設定欄位 和數值範圍;
檔案選擇欄位可設定內容控制,讓簽核者不用下載直接在欄位裡預覽;
表單參考欄位可設定參考的表單,以供申請者選取到與個人有關的表單並可直接觀看表單內容。

調整欄位順序

欄位順序可使用拖拉方式調整順序。

設定欄位標題

欄位可設定爲顯示表單名稱後的內容標題和批次簽核時顯示的內容標題,方便簽核者辨識。

設定多國語系欄位

可將每個欄位名稱設定多國語言:簡繁體、英文。

表單條件設定

提供條件判斷的設定,可應用於表單起案及結案通知、流程走向控管及結案條件的設定條件,分為判斷式及條件式,可將多個判斷式或條件式利用and 及 or 組合成新的條件。

表單起結案通知設定

若希望表單一起案時就要通知某些負責人員,可以設定表單起案通知;若是在結案時要通知某些負責人員,則設定表單結案通知。表單起單或者結案,都可依表單條件設定表單通知的物件。

新增流程
新增流程

簽核站點
可以挑選特殊簽核 (申請者、申請者直屬主管、上一站點代理人、上一站點直屬主管) 或者一般簽核人員 (指定部門、職級、部門+職級、職務、部門+職務、個人);
可設定站點是否由上一站點指定(可限定範圍);可設定簽核時是否可變更預設簽核者;
簽核型態可設定一般、會簽、並簽;
每個簽核站點都能單獨設定逾時時間、簽核提醒時間,由系統直接稽催相關人員簽核;
可設定自動送至下一站的時間,該時間到簽核者未簽,則有系統自動簽核送下一站點;
可以設定簽核前及簽核後知會人員。

條件式站點
提供設定條件式,系統允許多個條件式組成判斷式,以判斷後續流程進行;
條件屬性可以為欄位值、布林值或Web Service傳回值。

流程式站點
此種站點為一個副流程,可以引用相同的流程,不用重複設計,並提供可結束條件設定,當副流程站點結束後,後面無銜接任何站點時,表單即自動結案。

自選流程
可由表單設計者預先定義出幾個副流程,由上一站點的人依實際需求,單選或複選需用到的流程,流程順序也可自由調整。

自訂流程
可由上一站點的人於表單送出的同時,依照表單的需要,臨時定義一個副流程。

組織欄位站點
可以根據表單欄位中所選擇的部門、人員、職級或職務等來作為站點的簽核人員;
可以設定簽核前及簽核後知會人員。

應用程式站點
提供介面,呼叫外部應用程式(DLL),由DLL決定站點流程。

知會站點
僅提供知會,不需簽核。

提供組織簽核的功能,只要依序設定職級,系統能自動按照組織樹往上尋找該簽核的職級,系統也能自動跳過不存在的職級,同時也能判斷職級的大小,自動往上一級送。

流程維護
可針對已設定完成的流程做維護:
  1. 上下調整站點的。
  2. 在某站點下插入一個新的站點。
  3. 修改某站點的內容,例如簽核人員、簽核型態等等。
  4. 刪除某站點。
站點屬性設定
每站點皆提供屬性設定
  1. 觀看站點,可修改站點內容。
  2. Web Service:設定表單送出前 Web Service 驗證,和表單送出後呼叫 Web Service 或 DLL 傳出表單內容。
  3. 設定此站點的備註說明。
  4. 設定站點通知郵件的格式。
  5. 結案的條件或此站點是否可以結案:在副流程中滿足可結案條件即可結束副流程;若是在主流程中滿足可結案條件即可結束整個簽核流程。
  6. 可設定站點代號,可以當作程式內的判斷。
  7. 可決定該站點是否允許加簽、進階加簽、否決、退簽。
副流程設計
新增 / 刪除副流程

系統預設提供空流程和自由流程,另可自行設定副流程,提供條件式站

平行流程設計
新增 / 刪除平行流程

從副流程中選擇需平行簽核的流程,用於條件式站點、流程式站點、自選流程時可套用;已被使用中的副流程不能刪除。

郵件通知樣板設定
郵件通知樣板設定
可預設郵件樣板或依表單、流程站點設定郵件樣板。

提供八種郵件樣板:
簽核通知、表單知會、表單結案、表單作廢、表單退簽、表單核准、表單否決與表單討論通知;
又可分別設定各種通知樣板語系為英文、繁體中文和簡體中文。當申請者、簽核者或是被知會者,收到系統的郵件通知時,便會是依管理者所設定的郵件樣板內容。

匯入 / 匯出表單

將表單內容、流程等相關資訊及轉換成xml檔匯出;
將匯出的表xml檔匯入,匯入後即會出現一個未發布的表單版本,可藉由表單設計去修改表單或進行發佈。

罐頭意見回覆

管理者建立一些使用者可以公用的意見,讓使用者在簽核表單時,可以更快速的輸入簽核的意見和想法,可依語系新增。個人也可維護屬於自己常用的意見。

外部 WS 註冊
新增網址

可設定表單要使用的 Web Service。

外部組件註冊
新增外部組件設定

可按類別設定表單要使用的外部組件。

個人表單

將與個人相關的表單做分類管理:
待簽 (自己)、待簽 (代理)、被退回、被知會、被徵詢、已送審、已簽核、代填寫。

待簽表單可依據申請者設定緊急狀態分別顯示:
普通、急、緊急,超過逾時設定的時間,同時顯示於逾時表單類別中。

申請表單
  1. 可直接申請表單,若表單有開放代理申請,可替他人申請表單。
  2. 可設定為普通、急、緊急等三種屬性供簽核者瞭解表單簽核的急迫性。
  3. 可查看表單的整個流程,提供模擬流程則可查看預計簽核流程,以得知未來即將要簽核的人員。
  4. 提供相關附件(表單)和個人附件(站點)欄位上傳檔案,個人站點附件在表單送出後就無法做修改,並以圖示顯示在表單流程中的簽核者後面。
待簽表單
簽核通知

表單送出後,相關簽核人員即可透過私人訊息、Mail、手機推播、EM 即時通訊等方式收到表單簽核通知,並可直接點選處理表單。

簽核表單
簽核人員除了接收通知得知待簽核訊息外,也可於首頁面版或個人表單中待簽表單類別內檢閱簽核表單,並點選進行處理;
  1. 提供同意、否決、退簽、加簽/進階加簽、徵詢、儲存等功能 ( 退簽可以選擇退回到前面的任一站 )。
  2. 簽核者在簽核表單時還可查看表單目前為止的實際簽核流程人員和實際簽核流程明細:可記錄每站點的修改內容和修改者資訊。
  3. 可將表單內容副本、密件副本Mail給指定人員。
  4. 可開啟表單討論,發表意見邀請表單相關人員一起討論,所有新發表或回覆的文章,系統皆會發送「表單討論通知」給表單相關人員。
批次簽核

有支援批次簽核的表單,簽核者可一次簽核多張表單。

代理人設定
啟動代理時間

啟動代理時間,即啟動代理機制,系統會按照簽核者設定的一般代理人依順序送簽,如第一代理人啟動代理,所有待簽表單會送往第二代理人。

指定代理人

若不需要啓用一般代理人機制,亦可在啓動代理時間時,自行設定指定代理人,則所有的表單則會在代理時間由指定代理人簽核。

新增表單代理人

可針對特殊表單設定表單代理人,或不啟動代理。

代理簽核表單

在設定的代理時間內有人申請此表單時,代理人即可在[待簽表單-代理]類別中看到一份需要代簽的表單。

取回未簽核表單
簽核表單取回

在下一站點未簽核前可取回表單做修改。

申請表單作廢

在表單還在結案前,申請者可以將表單作癈,作廢表單可選擇儲存草稿。

定義自訂流程

提供使用者可先設定好一個以上的站點流程,以利表單進行至自訂流程站點時,直接挑選流程。

表單查詢類型
已送審表單

可以查詢自己已送審的表單,簽核人遲未簽字可以進行跟催;當表單結案後,如有需要可額外再知會他人,並提供匯出Excel。

被知會表單

被知會人員可觀看已讀取和未讀取的被知會表單,並提供匯出Excel。

已簽核表單

可依表單狀態、申請日期範圍查詢簽核者已簽核過的表單,並提供匯出Excel。

被徵詢表單

可依回復狀態、 徵詢日期範圍查詢已回覆和未回覆的徵詢表單,以便進行處理。

代填寫表單

可依表單狀態、申請日期範圍查詢到代理他人申請的表單。

主管查詢

部門主管可依表單、申請日期範圍觀看、列印和匯出 Excel 該部門所申請表單以及表單處理狀況。

電子公文查詢

可依收文日期範圍、公文類別、簽核狀態查詢所有公文表單。

搜尋設定

可依表單名稱、狀態、申請日期範圍,或者表單編號起訖,或者可依關鍵字 (表單編號、標題、申請者、內容)、申請日期,來查詢與個人相關的表單,例如申請、簽核、被知會或徵詢等),對已查詢之表單根據不同狀態可作跟催、取回、作廢、觀看、列印等處理,並提供匯出 Excel。

權限設定
角色設定

可設定擁有表單設計者權限的角色人員。

角色查看

可查看各角色設定的人員,以及各角色可使用的功能列表。

管理者設定

模組管理者可使用表單管理功能,可依表單狀態、表單結果、申請日期範圍、表單名稱和表單編號起訖查詢,對已查詢之表單可根據表單狀態進行相關處理:送下一站、指定簽核、解除鎖定、作廢。

歸檔查詢
分類查詢

對要歸檔的表單,可按日期範圍及類別查詢表單,對查詢之表單可標示[已處理]或[未處理]進行歸檔。

條件查詢

按類別、審核結果及申請日期範圍、表單編號起訖、表單名稱進行查詢,或使用進階查詢可以選擇表單版本及表單內容欄位值做查詢,對查詢之表單可標示為[已處理]或[未處理]進行歸檔。

統計匯出與下載

可按審核結果及申請日期範圍、申請人、表單編號起訖、表單名稱進行查詢;
或使用進階查詢可以選擇表單版本及表單內容欄位值做查詢,將查詢出的表單排程匯出統計資料至Excel或匯出單據內容至 Excel 提供下載。

表單負責人
負責人查詢

可依表單狀態、申請者、表單編號關鍵字或者起訖、申請日期範圍、表單名稱、簽核者職級進行查詢,可設定查詢畫面需顯示的表單欄位內容,並提供匯出Excel。

負責人操作

對已查詢之表單,可根據表單狀態進行相關處理:
作廢、強制結案、解除鎖定、送下一站、指定簽核、跟催、結案復原、變更審核結果。

一般查詢

可依表單狀態、表單編號起訖、申請日期範圍、表單名稱進行查詢;
或使用進階查詢可以選擇表單版本及表單內容欄位值做查詢,可設定查詢畫面需顯示的表單欄位元內容,並提供匯出Excel。

回傳狀況查詢

供使用者查詢呼叫的Web Service狀態,分為結案、退回申請者、站點回傳查詢。

呼叫 DLL 查詢

供使用者查詢呼叫的DLL狀態,分為起單、結案、狀態變更、簽核中、站點呼叫查詢。

批次退回申請者

可依表單申請日期範圍、申請者、表單名稱查詢出已簽核或處理中之未結案表單,可將這些表單批次退回申請者。

設定其他代理人
設定代理時間 / 代理負責人

當使用者沒有啟動或是設定任何代理人時,系統管理員可以幫使用者設定代理人。

表單欄位整合
使用外部資料夾來源

可撰寫Web service的程式抓取外部系統的資料,讓表單欄位內容可與系統互動。

流程站點整合
Web Service 設定

提供每站點可設定表單送出前Web Service驗證,和表單送出後呼叫Web Service或DLL傳出表單內容,以方便流程簽核中需與其他系統互動。

表單起結案整合
表單事件處理設定

提供表單起案、結案、狀態變更時或者簽核中呼叫DLL功能,讓表單能與其他系統互動。

Web Service 設定

可設定結案或退回申請者時呼叫WebService,並提供傳送表單內容及簽核意見,讓其他系統啟動的表單能回應至原系統。

Web Service 驗證

可設定結案時呼叫WebService驗證,並提供傳送表單內容及簽核意見,讓表單內容與其他系統內容做驗證。