雲端管理交辦事項——掌握工作進度乾淨又俐落

就像夾心餅乾一樣，許多中低階主管時常得夾在老闆與部屬之間，一邊要完成老闆交付的任務，一邊要應付屬下的請求。這時，心中總會希望時間再多一點，記憶力再強一點，才能將老闆交辦的任務完成，再去追部屬或伙伴的進度！但是，單憑一己之力真能記得這麼多選項，又能一項不漏的通通完成？想必應該不是件易事吧。各位居於企業要職的管理者們，難道不曾想過改善這樣的情境嗎？何不讓 U-Office Force 的「交辦事項」管理功能，協助你輕鬆交辦工作，還能有效掌握進度，不必再煩惱到底還遺漏了哪些工作。

「主管交辦」，大概是除了老闆以外的所有工作者最常聽到的一句話。主管交辦的內容及對象可說是包羅萬象：小到寄封信，大到把合約簽回來，都可能是主管交辦的其中一環。但是，這裡要先請各位主管們回想一下，上個月你交辦了幾件事情？有幾件事情完成了？幾件事情還沒開始做？幾件事情逾時了？這些你都可以立刻回想起來嗎？

人腦有限，善用科技掌握工作進度

相信很多主管被問到這個問題，第一個反應可能就是翻找手機內的Line，不然就是翻筆記本或看信箱。但是，真正能夠完全答對的人，如果不是天資過人，記憶力超強，或許就是根本沒交辦過事情。所謂「人腦不是萬能，但沒腦卻萬萬不能。」

一般來說，主管日理萬機，時常要坐在辦公室面對一堆煩惱不完的事，所以很習慣靈感一來，就隨機交辦一件事出去，而且交辦的方式，不外乎就是利用通訊軟體丟個命令，更高階的主管甚至連打字都不打，開口說個命令就算數了。

雖然交辦事情給下面去做，不是什麼大問題，但真正的問題是，雖然交辦出去了，但自己也沒特別留心去記。時間一久，往往會出現以下的內心對話：我好像在上個月的什麼時候，交待了一件什麼事給誰？好像有哪件事什麼時候應該快完成？現在那件事不知道做完了沒？不想還好，一想下來，心中反倒是浮現了更多的問號，想的起來還好，最糟的情況是想都沒想到，等到發現出問題了，才驚覺原來在交辦過程中，根本沒安排他人去追縱也沒人管理，導致最後產生巨大紕漏，造成企業無端的損失。

為了一勞永逸這樣的困擾，U-Office Force 提供主管「交辦管理」的功能，讓主管往後交辦工作可以輕鬆又放心。UOF不僅提供主管可以即時管理所有待完成工作，同時這些工作也會自動發送交辦事項通知，並即時出現在被交辦人的行事曆當中（被交辦者不能自行刪除）， 以避免資訊不一致的情況發生。同時，這件工作交辦還需要回報進度，只有在回報完成後，並經過主管審核，整個交辦工作才算結束。

４種交辦類型，即使交辦跨部門任務，也可輕鬆掌握

身為行動化辦公室的 U-Office Force，就是一套能夠讓主管與員工，藉由透過電腦或手機上網就能進行管理的雲端平台。在登入頁面後，即可查看公司最新公告及今日的工作排程、出缺勤統計、交辦事項等。

U-Office Force支援下列四種類型的交辦工作：

類型１／直接交辦

這是最常發生的類型之一，是經由主管直接輸入交辦工作給下屬。

類型２／代交辦

這種類型，較常發生在高階主管身上，因為高階主管交辦工作時，較少親自動手，大部分都是由他（她）的秘書或助理，直接協助輸入交辦工作。（在UOF平台執行此功能，助理無需要知道主管的帳號密碼即可代為完成）

類型３／雙重交辦

A主管交待B主管負責處理一件事情，B主管把這件事交辦給屬下C，等這件事情處理完成後由B審核，審核通過後系統即可通知A主管事情已經完成。

類型４／會議待辦追蹤

會議討論結束後，若有需要追蹤的事項，可以轉成交辦工作的型態，讓與會人員可以在同一個地方，追蹤所有與此會議有關的工作。

只要在 U-Office Force 上掌握這四種交辦工作類型，即便跨平台會議溝通或再多的會議，也不用擔心漏掉任何交辦事情，或忘記是誰負責了。透過這套管理機制，甚至可以快速釐清工作權責該誰負責，不但能保護自己的權利，也能捍衛部屬的權益不被他人侵擾。