使用者帳號分類，提高公司溝通效率

帳號每個人每天都在用，但辦公室系統如果只有一種帳號，不限任何身分都能都登入，公司機密怎麼辦？內部溝通又怎麼辦？做好分門別類，才能加速公司營運，大大降低溝通成本。

或許有人會問帳號有什麼秘笈可言？每個系統不都有帳號嗎？否則如何登入？沒錯，每個系統都有帳號！但每一種系統都不同，使用帳號的邏輯也會完全不一樣，都是使用者帳號怎麼會差這麼多？

只有一種帳號會造成許多困擾

一般系統只有一種帳號，但對於辦公室自動化系統而言，不能只有一種帳號，因為跟企業相關的人員不是只有員工，還有供應商、客戶、經銷商、加盟店、代理商等，他們如果全都在同一個平台上作業， 資訊無法精準分類，而且溝通上沒辦法快速找到對的人，那麼系統可以說只自動化了一半。但若是他們又無法在同一系統上作業，那員工光在系統上切來切去，不就快「花轟」？

提供內、外部兩種屬性帳號，方便企業管理

一等一科技U-Office Force提供兩種帳號屬性供企業應用。

內部帳號

給企業員工使用，設定的內容包含部門、職稱、職務、兼任、分機、到職日等資訊。

外部帳號

給供應商、客戶、經銷商、加盟店、代理商使用，設定的內容包含所屬公司、連絡資訊、統編等。外部帳號登入後，他們無法使用一些供內部使用的系統，比如內部公告、會議管理、行事曆、公事包、通訊錄、設備借用、電子簽核等功能。可以讓系統管理人員在權限設定時不用擔心洩露內部資訊。

另外在權限設定時，兩種帳號也有不同的選擇方式，內部帳號設定是依照「部門」、「職稱」、「職務」、「部門＋職稱」、「部門＋職務」。而外部帳號則是依照「群組」（例如供應商或客戶）、「類別」（如地區別或產品別）、「群組＋類別」。這樣的設定方式讓企業在管理上可以真正達到既分享又保密的權限控管。