問到文件管理系統的使用狀況時，林經理回答：「以往我們的表單是每個部門分發一份資料夾，有需要的人再自己去影印填寫，公司管理辦法的分發，浪費了不少紙張及人力，但使用一等一科技的文件管理系統後，公司很多表單或資料，像是加班單、生產管理方面的資料、教育訓練的資料等，甚至是公司管理辦法以及一些外部參考文件，例如：國際規範、車廠規範等，都可以上傳到文件夾去，提供同事去下載使用，如此一來，不僅節省紙張，也節省了不少空間和時間，比起以前，真的方便多了！」

總經理室的林襄理說，「像是電子表單和私人訊息，是我們目前用得最徹底的功能；由於我們工地分佈各地，有時休假都放完了，請假單卻還沒送到，來回的距離實在讓送簽很不方便，所以工作流程縮短了我們距離與時間上的問題，我們甚至還會從工作流程去做延伸的應用。」

辛課長又說，「隨著ERP系統的普及，我們比較有規模的客戶與供應商往往都有資訊系統，因此便萌生建構B2C、B2B機制的想法。由於一等一科技的產品線完整，可以一次到位，且能依據美食家的需求提出適當的解決方案，即使未來需要擴充也不用再找其他廠商。」

為改善此問題，一等一科技為光寶量身打造了一套能連結內部SAP系統及Work Flow系統與外部eBidding系統的eCatalog內部平台，透過電子化流程來達到降低內部作業處理週期與成本、提高採購流程效率，卓處長認為：「eCatalog系統上線前，請購者將書面請購單交由採購進行整合，再交給各相關部門主管進行簽核，簽核完畢後回採購於SAP直接新增請購單再轉採購單，此方式易產生人工疏失之問題，而拉長作業時間，然而，在導入系統後，隨著請購單準確率的提高，因人工疏失而拉長的來返時間也被有效消除，原本將請購單轉為採購單平均要花十天的時間，現在只要六天即可完成，無形中降低了交易成本，也加快了採購的速度，建立有效的標準採購程序。

由於資料上的需求，富味鄉考慮導入一個可以整合工作流程和文件管理的系統，陳淑紋經理說：「我們的資料量很大，儲存時常出現問題，成本更新上也很容易發生錯誤，當時我們有與很多家廠商demo，但在見到一等一科技的系統包含了工作流程與文件管理後，就決定導入。」

王俊國先生繼續提到：「是因為一等一科技除了員工素質與專業的領導能力有一定水準外，更重要的是，在專案品質與時程上皆能合乎客戶的需求，價格極小化與品質極大化的平衡間，為客戶爭取最大利益；另外，配合度高、對專案認知程度有一定的了解，是實作專案成功的最大因素，在使用合理預算就可成功完成專案的前提下，毫無疑問的只有一等一科技。」

系統上線後，不僅提高了公司內部的工作效率，所有文件檔案都有完整的創建、審批、發佈、修改、分發、簽收、歸檔、廢止及恢復流程的全生命週期管理， 也大大提升企業營運效率。吳專員也提到：「公司有很多重要的企業知識文件，透過導入文件管理系統後，不但使文件分類清晰，查閱更快，資源運用更為有效，也因導入的系統採用“檔案總管型”型態的知識地圖呈現，讓它的功能地位大大晉升為知識庫，使員工更容易找到所需的知識，也表明出企業知識屬於企業全體而非個人。」

由於我們廠區很大，往往在公司內部發佈公告後，並不會所有的員工都收到，但現在只要在UOF首頁上公告，大家透過私人訊息或e-mail，就可以收到公告的通知，隨時都能update公司的資訊，大幅提高行政效率；針對討論區的應用，我們資訊單位已將如何使用系統的操作步驟及細節放在討論區，並鼓勵使用者定期登入系統來參考學習，這個方式減少了使用者來電詢問的次數，節省很多溝通成本；

可寧衛的廠區眾多，為了要減少紙張成本和簽核時效，決定導入工作流程系統，陳主任表示：「一開始我們也考慮過其他間廠商，多方比較後，發現一等一科技在業界中評價及形象較好，且系統比較符合我們的需求，客製的部份也較彈性。系統推行的前兩個月，採用「雙軌運行制」，也就是紙本流程與系統流程同時進行，經過兩個月的適應期與磨合期，員工對使用U-Office Force系統較為熟悉，操作上較為快速後，才正式導入系統。

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