善用雲端——有效提升你的檔案管理效能

傳統檔案分享的三大隱憂，讓企業內部資訊安全風險持續攀升

無論是目錄分享，或USB、FTP、E-mail來傳遞公司資料，其實都很容易造成營運上的隱憂，甚至是防護漏洞：

第一，無法同步修改檔案

分享檔案時只有「是」跟「否」兩個選項，分享後又無法避開其他人員而只給特定對象看，只能用E-mail的方式寄給特定人員才行。但是用E-mail寄了之後，一旦檔案有所修改，又得再重寄一次給特定人員。

第二，造成Outlook儲存空間浪費

用E-mail分享與下載，往往會造成同一份檔案在許多台電腦裡都有，而且不止目錄裡有，Outlook的收件匣及寄件備份也都有。所以，如果一份檔案先寄給十位同事，再次修改後又再寄給這十位，如此一來十一個人的電腦裡最少就有二十二份檔案，更甚至有人收到後再另存新檔，那就不止這些了。這樣的情況，不但無益於檔案管理，更容易讓管理習慣不佳的使用者越積越多，稍不注意還可能遺漏重要信件。

第三，忘了帶檔案只好請同事幫忙寄E-mail，無形中提高商業風險

萬一出差在外，檔案又只存放在公司電腦裡， 沒辦法即刻存取檔案時。一般做法，通常都是先用USB隨身碟存起來再帶出門。但若連USB都忘記帶出門，只好勉為其難的拜託同事幫忙從電腦中找出檔案，再用E-mail或通訊軟體寄送給自己。然而，此舉不但效率不彰，一來一往轉了好幾手的檔案，更讓商業機密有機會暴露在外洩的疑慮之中。

善用雲端公事包，分享檔案安全又便捷

U-Office Force的「公事包」就是針對這樣的分享需求，所開發出來的功能，因採用的是Web介面，所以只要存放到公司的「公事包」裡，不管你位在世界的哪個角落，只要能上網就能存取你要的檔案。

當你需要分享時，還可以先設定好哪些目錄要分享給哪些人，分享的對象包括部門、職級、職務、部門＋職級、部門＋職務，或甚至是你自行設定的群組都可以。此外，你還可以隨時隨地設定開放或停止分享，只需要勾選一下即可滿足你的需求。

同時，你也可以在「公事包」裡查詢到所有人分享給你的檔案，讓你不必再勉為其難的拜託別人寄檔案，讓你在外出面對客戶之際，更顯從容不迫、大方優雅。