如果說主管最常做的事是「交辦工作」,那麼主管最常參加的活動就是「會議」了。每天開會開到天荒地老也許還是小事,最令人感到苦惱的還是「喬時間」跟「喬會議室」,這些不斷在公司發生的劇情,到底有沒有更聰明的辦法解決它呢?

 透過U-Office Force的「會議管理」功能,讓你輕鬆搞定會議時間、場地及記錄,還有待辦事項可以追蹤。

相信很多主管都有「會議永遠開不完」的煎熬感,而且還常有「船過水無痕」的感受,老是忘了上一次會議的開會內容,於是陷入東找西找的惡性循環中,如同驗證了「莫非定律」,突然想找的資料,怎樣就是找不到,找到的盡是一堆不需要的會議資料。每次開會除了要準備會議資料外,其實還有很多地方需要傷腦筋。首先要先敲定開會時間,並發送會議通知Mail。萬一遇到有人這個時間行,有人那個時間不行,辛苦的助理就必須一直反覆協調,一位一位的問,直到找出一個大家都能接受的時間,但這一來一往之間其實就耗去更多時間。好不容易會開成了,助理又得用E-mail通知相關人員會議記錄,並得去追蹤相關人員有沒有收到電子郵件。如果會議中有待辦事項要討論,又得為了這些待辦事項,再開幾個會來追蹤或提醒。不然就是下次開會前,又要花半小時或一小時的時間,來回顧及檢討上次的會議待辦事項進度,面對如此低效率的惡性循環,確實會令人感到相當無奈。

「會議管理」功能搞定會議大小事

為了讓你不用再為此事苦惱,U-Office Force已經替你想到解決方式了!透過 U-Office Force 的「會議管理」功能,可以使用會議內容、會議記錄及待辦事項三個設計頁籤,一次搞定會議時間、場地及記錄,還有待辦事項追蹤。

會議內容

從會議的徵詢開始,讓大家把有空的時間填入,邀約會議的人員就可以從中找到最合適的開會時間,然後直接由系統發出會議通知給與會人員。只要途中有更改時間、內容或地點,系統會再度自動發送會議變更通知給與會人員,完全不怕人為疏忽而造成忘記通知。同時,與會人員收到通知後就必須回覆能否參加,有沒有回覆及回覆的結果一目瞭然。會議開始後,還會提供「出席表」記錄出席人員。

會議記錄

會議結束後,系統會提供「會議記錄」功能,有關會議的討論過程、結論及待辦事項等,均可以詳實記錄下來,也可以發會議記錄給所有與會人員。

待辦追蹤

其中在「待辦追蹤」裡還可以指定承辦人及交辦者,系統會自動發送工作通知給承辦人,同時轉成工作項目並寫入承辦人行事曆中。待承辦人員回報完成後,還需經交辦者審核通過,工作才算正式結束。同時,與會人員也可以在自己的行事曆中,隨時查閱各項待辦工作進度,這樣就可以省掉不斷召開會議追蹤進度的時間了。