根據IDC國際數據資訊機構的研究指出，目前全球超過4,500萬的專業商務人士需要在辦公室以外的地點工作；而在2021年，Microsoft的工作趨勢指數報告也表示，台灣有超過66%的員工希望能維持遠距上班模式，也有許多企業主開始採行實體線上並行的「混合辦公」型態。
從以上的現象可推知，隨時隨地可辦公的工作型態成為現在的趨勢，且目前有超過70%的新型手機，都將提供無線上網的功能，讓員工能輕鬆透過網路，在外連線到企業的內部網路系統。
因此，如何建置效率高的行動辦公室便成為企業勢必要面臨的課題，在進一步認識行動辦公室前，我們要先瞭解行動辦公室最基本的定義。什麼是行動辦公室呢？
行動辦公室定義是指可以讓員工在公司內或公司外，隨時隨地（Anytime、Anywhere）處理以往在傳統定點辦公室才能處理的工作任務。
透過行動辦公室，未來商業辦公將不再局限於實體的辦公室，而能自由選擇舒適的地點，並更即時的處理各項商務，對於整體效率的提升是一大福音。
▲ 行動辦公室可解決的3種隱形成本
• 無法即時反映工作進度
傳統的辦公模式在訊息傳遞上不夠即時，無法完整掌握每個重要訊息，對內可能使工作流程延宕，資訊傳遞有落差而產生錯誤；對外則較難即時回應客戶問題，容易使客戶印象與滿意度降低。
• 溝通時間成本高
實體辦公易導致溝通成本上升，如簽核以往須至公司執行，無法隨時隨地進行，整體效率低落，而且在過程中，易導致企業內部認知不同，長久以來造成歧見，使衝突可能性上升。
• 工作流程混亂
當公司事務多了起來，可能一不小心就忘記了某項工作，導致企業蒙受損失；除此之外，若是公司規模較大，便容易在工作傳遞時出現疏漏，致使工作流程混亂或是錯誤。
不只對內造成工作延宕，使整體效率降低，對外也可能造成企業評價降低等負面影響。
這些隱形成本是許多企業發展過程中肯定會遭遇的困難，那麼行動辦公室是透過什麼方式來解決這些問題呢？接著看下去就明白啦！
• 訊息即時推播
行動辦公室最重要的即是能達到同步的資訊交流，除了提供互動功能與網路聯繫外，也能立刻知道公司最新資訊，使資訊傳遞與溝通不中斷，使用者也能隨時取用可用資源，達到資訊同步與利用，增加工作效率。
• 工作溝通透明
使用者不再受到空間與時間的限制，可隨時隨地處理工作，且透過行動辦公的個人化管理工具，能夠安排辦公行程，如會議、組織學習等；而在內部管理溝通 上，更為即時且直接，減少溝通成本。
• 數位化服務
除了個人化管理外，行動辦公室也提供多項公司數位化服務，如公司內部電子簽核 、系統管理、文件管理、資訊同步等，讓公司的事務進行無紙化，並透過數位更為迅速的交流且易於管理。
⭐在選擇行動辦公室服務時，也要特別考量系統是否能完全整合以及資料能否即時更新，若系統同步性不足，將導致行動辦公時存取的資料不是最新版本，從而產生錯誤，那就失去行動辦公室的便利性！
- 連線方式：使用者如何擁有隨時隨地的連線方式？例如行動數據、Wifi等，這是行動辦公的基礎。
- 資訊安全：在行動辦公的過程，是否能確保資訊不被竊取與外流，保護公司機密。
- 跨裝置支援：行動辦公室是否能提供跨裝置支援？藉由跨裝置支援，才能在各平台間切換使用，達到隨時隨地辦公的可能性。
⭐若企業能夠符合以上3點條件，那便可嘗試將部分實體辦公的流程，逐漸轉移至行動辦公室！相信辦公體驗會有大大的不同！
不過，打造行動辦公室並非易事，若是毫無數位轉型經驗、無資訊技術背景的企業，可能連該從哪個部分開始建置行動辦公室都無法掌握。
這時就可以考慮尋求專業的協助，如果想要為企業打造行動辦公室，強烈為你推薦一等一科技！一等一科技擁有下列4項優勢，肯定能為你打造最符合需求的行動辦公室服務：
• 完美電子簽核BPM整合
提供工作流程管理完美結合，將公司系統與個人化工具全面整合進行動辦公室功能中，並提供各式表單與流程設計功能，有效提升業務與溝通效率。
• 即時表單簽核
透過內部系統管理、批次簽核與多樣化代理功能，不只原先須通過層層簽核的表單將可更即時追蹤簽核狀況，不受空間和時間限制，審核表單也更快速方便，透過即時簽核與回覆，使整體效率更加提升。
• 行動化科技APP
一等一科技提供行動化科技APP，不僅速度快，且專為行動裝置螢幕設計的畫面簡潔清晰，解析度高，更可跨裝置使用，即時填單簽核與收取訊息，讓使用者能隨時隨地使用行動辦公，一切更為便利。
• UI／UX 介面美觀
一等一科技提供優良的行動辦公室使用介面，UI／UX設計簡約美觀，讓使用者體驗良好且順暢的流程操作。
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