運用系統化工作日誌，讓企業目標精準直達紅心

「工作日誌」是什麼？找十位人員來問，恐怕會有過半的人回答：「主管想確認屬下的工作進度與效率，所進行的監督控管！」事實上，「工作日誌」的意義不僅僅是如此，除了確認所有人員是否為同一目標努力外，還能增加夥伴間的意見交流的機會。

在有限的資源下，透過「工作日誌」的概念提升效率

公司員工們每天輸出成千上萬筆的文件，輸入腦袋的內容也不遑多讓，除了週會、小組會議，以及不定期的教育訓練之外，還需要閱讀部門員工間的工作日誌，以達到訊息交流之目的，同時確認工作進度是否緊扣著小組目標，才能在工作時處之泰然。這個時候，如何有效率的檢閱重點是一個很關鍵的能力。
一等一科技團隊曾替三位客戶客製過專屬於他們的工作日誌模組。或許有人會問既然「工作日誌」功能這麼強大，對企業管理來說也不可或缺，但是為什麼 U-Office Force 不將「工作日誌」納入自己的套裝功能內呢？其實，最大的原因，就是大家所需要的欄位格式有所不同，管理及分析的角度也不同，因此「工作日誌」難以做成模組化。不過，這也讓我們明確的體認到，在沒有額外經費的情況下，中小企業到底有沒有方法可以用電子化的方式管理工作日誌呢？

3種方式有效管理工作日誌

回應上述問題，答案是有的！只要善用 U-Office Force 所提供的功能就可以達成目的。依照 U-Office Force 客戶服務經驗，現今中小企業在管理工作日誌時，不外乎透過三種方式來解決工作日誌的問題。

第一類：使用BPM電子簽核

工作日誌讓你即使WORK FROM HOME，還是能與公司緊緊相依

因應環境的變化，「在家上班」與「遠距工作」興起，透過U-Office Force 的「電子簽核」填寫工作日誌表單，我們可遠端在工作日誌表單上記錄工作，並標註工作上需要徵詢意見的主管或人員，該人員除了可看到工作內容外，還可以針對重點給予回饋。透過工作日誌的回報傳簽，主管可了解工作的處理狀況，將其作為未來工作安排的根據；更可以觀看工作紀錄，以此做為每天的工作提出證明。

第二類：使用KM文件管理

歸檔與覆核，一氣呵成！

每天或每週請填寫人用Excel檔案撰寫，並上傳到 U-Office Force 的「文件管理」File管理，並由該部門的主管審核。審核後，主管甚至可以批註意見在上面，因為「文件管理」本身就有版本控管及全文檢索的功能，因此能夠很快速且精準地查到某位員工的歷史工作日誌。如果還需要分析統計，利用Excel本身的功能也能輕鬆完成。

第三類：使用EIP討論區

在成千上萬筆文件中，為你挑選最重要的內容

只要員工將每天或每週填寫完畢的檔案貼上討論區，主管就能利用討論區與下屬討論當天或當週的工作進度，這些文章可依照員工隸屬之單位層級顯示，並給予閱讀權限，讓閱讀所花的時間成本達到效益最大化。此外，還能利用討論區的搜尋功能，尋找相關的報告內容。而使用討論區還有個好處，因為討論的本質就是一來一往，透過討論區溝通的內容也都會被保存下來，歷史資料也可當成依據。屆時工作上出了問題，還有歷史資訊可供調閱，責任的歸屬也較容易釐清。
如此一來，公司提升了凝聚力，做到管理透明、輕鬆掌握員工工作方向，甚至更能培養員工們相互學習的習慣，以達到從公司管理，一直到知識流動的良好效益。

3種功能兼容併用，加速跨部門意見流通

以一等一科技團隊自己的使用經驗，是運用 U-Office Force 系統將三類方式合併使用效果更佳。舉例說明，先在「電子簽核」填寫工作日誌，收集彙整員工工時分析報告，了解時間成本，定期將個人的工作日報表放在「文件管理」以方便搜尋，至於部門每週工作的Brief（簡要說明）則是放在「討論區」，畢竟很多工作是跨部門合作，放在討論區上就有兩種重要意涵：

第一，清楚各部門的工作進度，無縫接軌

讓夥伴們清楚上週總體進度及下週的工作重點，這樣大家對目標認知才會一致。而且，討論區的文字編輯功能也可將工作目標清楚的標示出來。

第二，達到事前溝通，減少錯誤率

萬一工作的目標有爭議，夥伴們也可在同一個平台上討論或建議，這就是所謂的「事前有效的溝通，比事後的彌補更事半功倍。」