「慘了!那個王○明的電話在哪裡?」「○海的窗口又換了,你知道現在是誰嗎?」「什麼!張○華離職後沒有把客戶名單留下來!」相信這樣的對話很熟悉吧!想要終結這種狀況嗎?讓 U-Office Force 為你將客戶及員工通訊錄通通建立起來吧!使你的聯絡窗口一個都不漏接,還能設定權限,讓重要人士電話號碼不外洩。更重要的,還能實踐企業無紙化,為地球的永續資源盡一份力。

▲U-Office Force提供了電子化的通訊錄及客戶資料庫,只要有人事異動,通訊錄及客戶資料庫馬上即時更新或修改,讓聯絡窗口無縫接軌不漏接,設定權限,讓重要電話不外洩。

仔細回想看看,一般日常工作上常會連絡的人,大致上分為兩大類:

1. 對內的同事

2. 對外的客戶或供應商。

傳統通訊錄的3大困擾

困擾1/人事或窗口異動,版本無法即時更新

以第一類的同事通訊錄而言,大部份的公司都會發給每個人一張分機表。有了這張分機表,要打內線實在是很方便,就算要連絡人在外面的同事,頂多只是在分機表以外再加一張或一欄手機號碼一覽表。當然,如果在公司人員不異動的前提下,這一切都會非常美好。但是,如果人員常有異動,那光是更新這兩張表格的內容,除了令人頭疼外,長期下來所耗費的紙張也會非常可觀。而且,也讓企業節能減碳的社會責任大打折扣,當然有些公司仍會利用電子檔方式來寄送給員工,但仍無法避免版本更新的困擾。

困擾2/客戶供應商聯絡資料分散各單位,不利於整合

第二類困擾就更大了!這些客戶或供應商資料,通常都分散在權責人員手上,比如客戶資料在業務手上,而每個業務都有自己負責的客戶,供應商資料在採購或會計手上,便當及貨運資料在總機或助理等各種情況。一旦掌握該資料的人員請假,臨時接任的職務代理人,有時還得要翻箱倒櫃才能找出聯絡資訊,讓事務的處理顯得窒礙難行 。

困擾3/公司的重要聯絡電話恐有外洩危機

有些公司很習慣將這些連絡資訊全部集結成冊,以便大家查閱。但這樣的做法仍有許多困擾,因為這些連絡資訊是會變動的,權責單位若沒即時通知,那麼資料便失去即時性。如果客戶或供應商的資料更歸屬於商業機密,那麼只好把這些資料通通放在高階主管或老闆那裡。這時候,老闆或高階主管往往就會變成全公司的詢問處,因為有需要的人自然而然就會去一直去詢問,不但造成老闆或高階主管的困擾,也可能讓重要資料限於外洩風險之中。

建立電子化通訊錄及客戶資料庫,讓你查詢快又準

U-Office Force 所提供的「通訊錄」及「客戶資料庫」,不但可以解決上述各種困擾,通訊錄上的員工聯絡表,還能自動跟隨人事資料的異動而異動。客戶資料庫上的資料,也可以由權責單位進行新增或修改,同時可按資料限定查詢的權限,達到資料共享並確保商業機密的維護,讓每一筆珍貴的客戶資料可以被妥善建立與保存!

此外,UOF也提供各種查詢方式給使用者,讓使用者搜尋起來便利又快速。使用者還可依照客戶類別、地區別、行業別,甚至是全文檢索的方式來查詢,讓使用者只要動動手,即可取得想要的聯絡資訊,讓你的企業商機一刻都不漏接。

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