還在白板上,用白板筆一筆一畫紀錄著每個人的出缺勤或業績報表?身處在行動通訊爆炸性發展的年代中,不妨思考看看,真要繼續用這種傳統方法輔助公司大小業務?縱使Outlook或Gmail可以分享個人行事曆,但是當會議時間一經更動時,卻沒有辦法連動修正時,這時你會發現能夠借助U-Office Force的行事曆,提升企業行事曆的管理效率,是多麽有效率的一套功能。

 透過U-Office Force的協同行事曆作業平台,只要主管想開即時會議或更改時間, 只要查詢每個人的出缺勤時間,就可以馬上訂會議時間及地點,並同步更新或預定參與同仁的時間。

各位資深主管,不妨回想一下早期進入職場時,在那個網路還沒全面發達的年代,一些傳統企業都會在各部門辦公室裡掛上一個白板行事曆,上面寫著「1/31」的日期,然後上面寫滿密密麻麻的字,白板旁邊也會用磁鐵吸住一張張公司公告,有時候磁鐵與公告還會因風吹而掉落。到了月底,還會有專人把上面的紀錄擦掉,然後重新填上密密麻麻的字或是拿下磁鐵所吸附的所有公告,整理後再重新用磁鐵貼回去。

而個人的行事曆工具就更五花八門,例如桌曆、便條紙、筆記本、隨身小本子、電腦裡的Outlook、手機、PDA等,都可以依照各人的習慣成為輔助工具之一。雖然這些工具也可以有效幫助個人對行程的管理及工作提醒,但對於提昇辦公室效率的重要成份——協同作業而言,這些工具卻間接成為了絆腳石。

讓團隊成員清楚彼此行程,才能貫徹真正的Team Work

不管是部門內或部門與部門間,常需要仰賴團隊合作,而這些五花八門的小工具中,除了Outlook或Gmail可以分享行事曆外,其他的工具都無法有效的使團隊成員清楚彼此間的行程。

尤其是對主管而言,想要了解部屬的工作安排或本週行程,不是一一打電話詢問,不然就是每週開週會,來確認彼此的行事曆,如此作法既瑣碎又消耗時間,若是再遇到臨時狀況,光是Sync(預訂)就足以忙翻天。萬一遇到有人員不在公司或臨時連絡不上,但又有預約行程的需求,還不緊急的就寫E-mail交待或傳個訊息,已經十萬火急的緊急事態就只能不斷撥電話拼命找人,尤其是業務單位及經常外出的主管,這種情況更是屢見不鮮。

對高階主管而言,除了利用每週週會了解各部門的工作安排外,若是遇到專案插入也還是得開會,偏偏跨部門會議時間又很難敲定。於是每天都沉淪在無效又冗長的會議噩夢中,對公司業績及工作效率一點助益也沒有。

透過U-Office Force協同行事曆,整合跨部門溝通更有效率

 透過U-Office Force協同行事曆作業平台可以隨時查閱秘書幫我安排的行程及開會資訊和時間,即時方便又有效率。

U-Office Force 的行事曆提供一個協同的行事曆作業平台,但是對每個人而言,只有一個行事曆,這個行事曆不僅供個人使用,同時也整合了組織行事曆,它提供包括部門事件、公司休假、主管交辦、工作、會議、備忘、借用、個人休假及專案任務等九種不同的行程,而且都有各自不同的欄位資訊,以因應不同需求。每一項都提供了隱私權設定,包括顯示事項、顯示忙碌中、顯示會議中、顯示在不在辦公室等,皆可在分享行事曆的同時,兼具保密及隱私的功能。

同時,為了更貼近企業的使用習慣,U-Office Force 也提供了讓單位主管及高階主管可以查詢到屬下詳細行程的功能,相反的也可以讓這些主管開放行事曆讓助理或秘書來Booking行程,而不需要將主管帳號及密碼交給部屬去代為管理。此外,行事曆更支援 Android 及 iOS 等各式智慧型行動裝置,讓主管即便在外辦公,也可以利用行動辦公室隨時更新及查詢,以及鬧鐘及週期性設定的功能,讓使用者更加得心應手。

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