線上簽核系統4大好處，優化工作流程、輕鬆管理公司大小事！

線上簽核系統有哪些好處？與紙本簽核相比，線上簽核不僅可以強化工作效率，甚至可以減少人工檢核錯誤，查詢、管理也變得快速又便利！本文整理線上簽核的4個優點，讓公司永續經營、提升競爭力！

談到電子簽核的好處，或許大部分人的第一個印象不外乎是無紙化、節能減碳。但我們認為那只是其中一部份！真正的作用，在於強化內部工作協同管理，提昇企業反應能力！根據一等一導入電子簽核的所有客戶中所得到的回饋意見，絕大部分意見反映出電子簽核對企業的好處，主要有以下四項： 工作流程職掌清清楚楚、隨時隨地都能完成簽單、大幅度節省不必要的溝通成本、查詢功能快速又便利。

好處１／工作流程順利、各人職掌清楚，從此不再七零八落

在今日，許多企業的工作都是環環相扣、專業分工的結果，協同作業已是不可避免的主流型態。舉例而言，企業的銷售不外乎是從業務接單開始，再到合約簽定、生產（或進貨）、出貨、開發票、收款這些不可或缺的五大步驟。而這五大步驟至少就牽涉到三個部門，業務部門、生產部門（或採購部門）、會計部門。

在沒有導入電子簽核之前，有時工作量多、業績太好時，就很容易出現因為太多筆訂單要處理，導致掉單的狀況時常發生，甚至要等到問題發生後，才驚覺原來還有工作未完成。這時候，電子簽核系統就可以依照公司的標準作業流程（SOP），設定好每項工作應該負責的人員。屆時只要啟動流程，系統就會自動依照SOP將相關的表單送到該負責的人手上，不會因為事情一多，而忘了通知下一關該做什麼事，導致明明已經生產完畢，卻不知道要趕快出貨，或是發票開了很久，業務卻不知道要去催款等情事發生。

好處2／電子簽核加速反應時間，隨時隨地都能簽單

很多公司常會發生這樣的狀況，一張單子簽出去，剛好下一關主管不在，好不容易等主管回來簽單，下一關主管又出差了，一張單子總得要簽個好幾天才能簽得完，尤其是分公司多的情況下，單子總是要在總公司與分公司之間來來回回，花錢用電話催促、傳真及郵寄也就算了，有時出現雙方認知落差，無法及時完成任務還得受一肚子氣。平常，或許還可以對這樣的情形睜一隻眼閉一隻眼，萬一遇到緊急狀況，可不是忍一忍就可以解決了！

現在，透過電子簽核，你就無需再受這些悶氣了。只要手機能連上網路，U-Office Force 的電子簽核就可以透過智慧型手機簽核，就算主管去外地出差，仍可隨時隨地即時簽核。

好處3／資訊更透明，大大減少溝通成本

每位員工平常有很多事情要忙，尤其到了旺季，很多事情就算記在本子上還是很容易忘記。相信你也曾遇過這樣的情形，每次簽了單子之後就不知道跑哪去了，跑著跑著有時還會莫名其妙不見，不管怎麼詢問就是下落不明，讓很多事情一件卡一件，總要在各部門間來來回回很多次才能完成。

例如，業務接完單後發現公司庫存不夠，生產又要花一段時間，剛好又遇到材料不足，需要採購單位趕快協助購買材料，因此需要催促採購，又需要業務出面跟客戶協調分批出貨的事宜。或是，因為材料短缺，要請客戶改買別種替代型產品等，這一堆工作往往是要來回很多次，才能順利出貨、 開發票及收款。正因為事情太多，只要有一個環節漏掉，輕則賠錢了事，重則永遠失去客戶對你的信任。

有了電子簽核系統，表單在各部門之間往返，所有資訊都能即時且透明。透過系統的運作，每項工作所發生或待解決的事情，相關人員都可以清楚掌控，不僅不易出錯，也可以省下很多開會協調的時間。同時可以快速查到，現在到底卡在哪一關了，以免每次掉單，大家就開始互相推卸責任，讓工作更難以順利完成。

好處４／查詢快速便利，３分鐘找到需要表單

企業一旦營運多年後，總是會突然發現，公司的某一間小倉庫，裡面積了一大堆以前簽核過的紙本表單，結果放著不丟又佔地方，想丟又怕萬一要查資料又查不到，因此就只好繼續放著，然後愈堆愈多。一旦哪天真的要去找資料時，才發現不知從何找起？找了幾個小時還能找到還算是小事，有時找到了才發現已經受潮、紙張模糊不清了，或是被蟲蛀了，那才是無比困擾。因此，UOF電子簽核表單的出現，就是要讓企業可以快速地找到所需的表單，而不用再陷入傳統紙本所帶來的困擾之中。依據我們所服務的客戶經驗，在使用電子簽核3年後，大概可以產出兩萬張表單左右，而且搜尋其中一張表單的時間，平均花不到三分鐘就可以找到，如此俐落效能就是電子簽核的強勢所在。

微利時代來臨，運用正確的管理工具提升企業競爭力，才是公司永續經營的王道！