面對大數據時代的來襲，你的企業e化準備好了嗎？

管理的e化——用非結構性資料預防及解決企業問題

一般企業的運作，有百分之八十的資料幾乎都是非結構化資料，像文件、行政流程、單據、檔案管理、工作、行程、會議管理、協同作業、溝通及專案等，這些與檔案、文件、流程及人員有關的管理系統，肯定是企業e化要優先處理的重要課題。

非結構化資料並不像數字那樣，有著很明確的分野，因此透過ERP系統找到企業營運問題後，還需要透過管理e化系統來解決或預防這些問題的發生。

三大模組＋二大功能，解決中小企業e化管理問題

一等一科技的U-Office Force分為三大模組，分別為 企業資訊入口（EIP，Enterprise Information Portal）、工作流程（BPM，Business Process Management）及 ISO文件管理（ISO Management）。這三個模組的功能簡介 如下：

模組1／企業資訊入口

建立一個共同入口，讓公司員工、客戶、供應商及Forwarder可在此交集及協同作業，不必再像早期的系統，須執行不同程式以進入不同模組。它提供統一的入口位置，讓上述所有成員可以在同一個作業平台上協同作業。包含公告、論壇、個人與組織行事曆、會議管理、場地設備管理、客戶或供應商資料管理、交辦工作管理、投票、場地設備借用管理、問卷調查、專案管理、知識管理及活動分享等功能都能囊括在一起。

模組2／工作流程

透過工作流程管理平台，提高企業管理效率、降低出錯率，有效追蹤各項工作流程的方式，都可以進一步提昇企業反應速度及整體競爭力。電子化表單更能讓企業在成長過程中，同時盡到無紙化的社會環保責任。畢竟，傳統的紙本簽核有著不知道簽到哪邊，或甚至簽到不見都不知道的問題。未來只要透過UOF系統，就不必再擔心掉單，或是不知道簽到哪裡的問題，透明化的流程更可加速企業內部表單簽核的速度，而且無需再像過往，必須特別設置一個倉庫去擺這些紙本，然後不斷糾結在這些要放也不是要丟也不是的陳年表單。

模組3／文件管理

目前大部份的企業都是將檔案放在File Server或共享磁碟上，以利公司員工存取。而 U-Office Force提供的功能遠大於這些方式。它提供5種維度讓人員可以快速地找到所需的文件。同時，使用者也可以依照傳統的目錄及全文檢索方式搜尋文件，或利用文件類別、文件作者或提供員工自訂常用的文件（類似我的最愛）的維度來找到想找的文件。

此外，U-Office Force還提供了完善的安全機制，除了目錄存取權限外，更提供了另存、列印、複製文字及下載 原始檔的權限控管，同時為了因應現在手機均有高畫質的照相功能，U-Office Force也設計了嚇阻偷拍的功能，讓企業在分享知識的同時也能有效控制文件的安全性。完整的版本控制、上下架及存取記錄等功能，更是補足了File Server的種種不足。

線上會議及簡訊，視訊會議省錢又有效率

除了上述三項主要模組外，UOF也結合了其他廠商的線上會議及簡訊的功能，提供給有需求的客戶選用。

功能1／線上會議

企業主或主管人員可以透過會議邀約，隨時隨地找到公司同事或客戶、供應商開會，只要輕鬆填上開會時間及主旨，選擇與會人員後，系統會自動發送會議通知給與會人員。與會人員只要點擊連結便可以直接進入線上會議室，無需安裝任何軟體。除了可插入影像及聲音外，桌面分享及電子白板的功能更能讓會議進行更有效率。

功能2／簡訊

透過簡訊的使用，企業可以減少電話費的支出！以往客戶或供應商的留言，都必須由透過手機的方式轉達給外部人員，但每一通手機的費用少則幾元，多則數十元，若是國際漫遊或國際電話，則少說數百元至上千元不等。透過簡訊的留言，不僅可以避免無法接聽的問題，也可以清楚的留下留言的內容，而且大量使用每通甚至不到一元，大大節省公司營運成本！