還在依靠File Servers！？別再讓企業深陷檔案管理風險了

還在使用「File Server」！？如果你的企業檔案系統沒有出過問題，要不是老闆的運氣太好，就是IT部門「乖乖」拜很大！

想讓公司壯大、業績長紅嗎？為何還不採用 U-Office Force「文件管理」，將公司流程電子化、管理行動化，讓你不必再為文件管理操心不已！

我們在「善用雲端——有效提升你的檔案管理效能」中有提到，比較大型的企業都使用「File Server」的方式，來提供企業檔案分享使用。事實上，「File Server」在「文件管理」這個名詞還沒盛行之前，確實獨領風騷數年之久。因為它可以依照目錄去設定存取權限，而這些權限包含了讀取權、寫入權及刪除權，並可提供一般中小型企業在分享時，所需要控管的基本權限。但是，這樣就能使你滿足了嗎？

使用傳統「File Server」的７大困擾

事實上，儘管「File Server」便宜又好用，但仍存在一些使用上的困擾。

困擾１／權限陽春

因為權限設定較陽春，因此幾乎每個人都可以在 File Server 上看到公司文件，並且可以進行下載、複製及列印等動作，讓公司的營運完全暴露在風險中。萬一公司有些機密檔案要禁止列印、另存、複製或下載時，在權限設定上就會有問題產生。

困擾２／文件審核

公司任何人只要擁有寫入權，就能將檔案放在File Server上，而有讀取權的人便可看見。所以像是財務部的「公司財務報表」或人資部的「薪資表」等私密文件，就不能隨意放在File Server上。

困擾３／版本混亂

文件版本需要手動控管，所以最常見就是後面加個日期或是版號，但是同一份文件在同一個目錄裡卻有多個檔案，負責存取的人必須仔細比對，才能知道哪一份才是最新的，出現失誤的機率自然會提高。

困擾４／權限混亂

File Server 雖然有基本權限控管，但不管有沒有被授權，目錄還是可以看得見。不過沒權限的人點下去，總會出現「權限不足」的字眼，這對基層人員或許無妨，但若對象是高階主管呢？公司的10個目錄中，有9個點下去都出現「權限不足」，你認為高階主管會作何感想？

困擾５／搜尋困難

使用 File Server 必須要有過人的記憶力，否則那麼多目錄，如何知道要找的檔案放哪裡？尤其是要找年代久遠的檔案，那更是難如登天了！

困擾６／分類不易

因為只能利用目錄方式存放，因此想要找到某類型的檔案，就變得很麻煩。例如客戶的檔案，大部分人都依照客戶的目錄存放，底下再區分「合約」、「報價單」或相關檔案的目錄。但是，如果想看到所有合約怎麼辦？或想看到某一類型的合約呢？你要如何有效率地從網海中把檔案撈出來？

困擾７／存取紀錄

無論是誰來使用 File Server，都不會留下記錄，包括讀取記錄、目錄及檔案增刪等等也都沒有任何存取記錄留下來。因此，一旦發生目錄或檔案遭誤刪時，往往很難找出是誰做的！

導入文件管理模組功能，便利安全通通有

以上只是例舉一些 File Server 使用上常見的困擾，當然其他仍包含一些問題，例如同時編修的問題、沒有檔案描述、檔案關聯性、上下架功能、作廢功能、檔案有效期設定、文件調閱、文件分類、ISO相關功能等。無論這些問題你有沒有遇上，對於一般中小企業來說，勢必會在營運管理上產生莫大的隱憂。

如果你身為公司的管理者，而且需要這些功能來協助你建立完善的管理環境，那麼UOF「文件管理」就是你最明智的選擇。

一等一科技的U-Office Force主要分為三大模組，分別為 企業資訊入口（EIP，Enterprise Information Portal）、工作流程（BPM，Business Process Management）及 ISO文件管理（ISO Management）。 其中 ISO文件管理（ISO Management）提供5種維度（方式或路徑），讓你可以快速找到你想找的文件。例如，你可依照傳統的目錄及全文檢索方式找文件，也可利用文件類別、文件作者，或提供員工自訂常用的文件（類似「我的最愛」）來找到想找的文件。

同時，U-Office Force 也提供了更完善的安全機制，除了目錄存取權限外，還提供另存、列印、複製文字及下載原始檔的權限控管。 同時，為了因應現今手機均有高畫質的照相功能，U-Office Force 也設計了嚇阻偷拍的功能，讓企業在分享知識的同時，也能有效控管文件的安全性。另外，還有完整的版本控制、上下架功能及存取記錄等功能，完整補足了File Server的各項缺點。

更貼心的一點，UOF還支援行動裝置查看文件，提供行動裝置線上瀏覽文件，讓你隨時隨地都能觀看你需要的文件，無論在PC、或行動裝置上也都提供浮水印功能，嚇阻有心人拍照取走文件，避免管理出現安全漏洞。