興普科技股份有限公司

企業e化程度與日俱增的興普科技股份有限公司資訊部簡經理回憶著，當初公司重要文件由各部門歸檔，調閱困難重重，對於文件的列印也無法管制。而在表單簽核部分，紙本傳簽速度緩慢，還常會被壓件，到處尋找，而且紙本歸檔不易等問題。適逢公司正要e化，因此便將文件管理系統(DMS)與工作流程系統(BPM)列為第一階段e化優先考量項目。

當時一等一科技的UOF是由ERP廠商漢門科技推薦，已與ERP未來可整合，再加上價格合理、基本功能面大致符合需求，便決定使用一等一科技的 U-Office Force系統。 因為UOF系統的表單系統開發相當簡易，以IT部門的表單為例，現在有關系統開發或權限申請等項目，都已依照設定好的流程來達到統一化、制度化，使用者不需再去思考下一關要送給誰簽。也使用表單來追蹤管理客訴案件進度及工程變更項目，雖有遇到流程複雜而需克服的地方，但符合工作流程系統的表單約佔80%，目前IT部門依計劃持續的開發中。興普也期望UOF系統在未來版本上，能讓公司以該系統為核心，快速與他們自行開發的系統做連結，讓公司的e化效能比現在更具完整性、更有效率！

在導入初期一定會有反對與贊成等不同聲音，可預見推e化反彈會很大，因此初期是先由IT表單率先導入示範，先對員工做基本教育訓練，讓使用者了解系統的基本操作，推廣資訊表單約1季的時間，讓員工熟悉電子簽核運作模式、操作簡易，歸檔管理查詢的便利性優點後，逐步快速擴展至其他重要表單，而每次針對比較複雜的表單，IT就會為該表單做特別說明會或教育訓練課程，員工也就逐漸接受使用UOF系統了，現在有些主管還會主動提出某些表單要電子化。

『資訊不走回頭路』，雖然推廣期間會遇到問題，例如使用者填錯內容想要修改、流程過於複雜、表單設計不當等，若聽到使用者的抱怨，資訊部也堅持不走回頭路，不斷地對使用者再教育；若遇到設計表單流程瓶頸時，資訊部也會思考克服方法，或與一等一科技客服部聯繫溝通，排除系統限制。簡經理說：「高層支持、資訊部堅持、說服使用者！」就是系統推廣至今能依照計劃逐步執行的最佳箴言。

而系統上線後，不僅解決了當初希望著重於文件管理系統(DMS)與工作流程系統(BPM)的問題，對於內控管理及文件安全部份，也有很大的幫助，目前我們重要文件能看不能印，印出來還有列印者的浮水印。簡經理最後期許一等一科技的UOF系統在不斷增進後，能逐步擴大客戶的點、提高客戶的層級，讓越來越多的企業集團認識 U-Office Force系統。