瑞芳電子股份有限公司

瑞芳電子股份有限公司座落在山明水秀的瑞芳山城，已經有30多年的歷史，經歷經濟變化、社會變遷，從1997年開始慢慢將觸角延伸至大陸，至今已在大陸成立三處分廠，而老闆根留台灣的原則，讓隱身在瑞芳山城的總公司，擔當瑞芳電子的核心支柱。這幾年公司響應環保，決定將各類表單e化以減少紙本，一方面發現主管們要負責大陸各分廠管理，時常出差或外派，若仍使用書面簽核，有時效性、立即性的表單會受影響，再來老闆注重系統面，希望表單簽核要依照流程制度化，所以便有了購買套裝軟體的需求，而高層主管經由朋友的推薦，決定使用一等一科技的U-Office Force系統。正符合了一等一科技梁總經理「公司最大的產品是客戶」的理念，只要客戶服務做得好，客戶自然會推薦UOF系統給朋友、客戶或廠商，黃先生表示現在有客戶或廠商來公司，老闆或主管們也會提到UOF系統對公司帶來的效益。

當初要將各類表單導入UOF系統時，黃先生考量到各分廠管理模式、人員職務較不一致，表單流程難以統一，而且近千人的員工若要跑個表單流程要好幾個站點才能結案，這樣太沒效率，所以在設計組織職務時，就將大陸廠職務單純化，並由大陸各廠自行設計、管理該廠的表單，如此在表單維護上不會被互相牽連而影響作業，例如：每個廠設一最高負責人，當員工請假單送出，交由其簽核即可；A廠某表單需要調整，只要由A廠MIS人員負責修改，不影響其他廠區作業。在自行設計表單過程中，黃先生認為請假單與購物申請單較為複雜，主要就是廠內流程狀況太多，光以台灣公司的請假單為例，請假類別會依情況新增，如年初因金融風暴影響而有謀職假，所幸UOF系統非常彈性，可以自己新增，若是別家的解決方案可能又要花一筆客修的費用了。

在推廣過程中，僅管初期員工會認為麻煩而排斥，但老闆的堅持與肯定、主管們的合力宣導，表單一上線就不再收紙本，上線後再教育訓練，讓使用者一上完課可以馬上有表單操作，而且黃先生在設計表單上，也盡量讓表單簡單化，多一些選擇性欄位，不用自行輸入太多文字，讓使用者容易接受。而在大陸各廠方面，則是由台灣總公司選一種子接受系統管理的教育訓練，教導各分廠的種子使用及推廣，而後再推廣至使用者。整個系統推廣階段在台灣僅花2~3個月，大陸各分廠則快半年的時間，就可讓使用者從原先的書面簽核到登入UOF系統做電子簽核， 可得知有老闆強制執行力，與使用者在使用上發現系統的方便性及適切性，這兩因素的相互牽動讓黃先生推廣得非常順利！

瑞芳電子股份有限公司的UOF系統上線至今已滿2年，九成以上的廠內表單皆已在系統上順利作業，這兩年來黃先生認為系統上線後，讓重視環保的公司做到減少紙張的使用，且資料記錄電子化，查詢彙總方便快速，不再需要人工書面作業；而對時常不在辦公室的主管們，現在只需在能上網的地方打開Notebook即可簽核，無須再等待回公司處理；最後系統介面舒服、操作容易，讓他與使用者在管理、使用上都非常上手，這些種種的幫助與效益，就是讓系統使用狀況始終維持良好的重要原因！