今日儀器股份有限公司

自1971年成立以來，持續引進歐、美、日及其它地區國家優良、專業分析測試儀器及各式處理設備的今日儀器，代理全球著名廠牌之儀器及設備，為各業界引進最先進之工業安全及防護設備、水質及物化分析儀器、農學食品分析儀器、水處理設備、化工設備、實驗設備整合、及心理、生理、管線探測分析儀器等。

三十多年來，今日儀器持續持「產品至上、客戶第一」的經營理念，產品品質為慎選代理廠牌的首要條件，為提供客戶優良的產品及專業、快速的服務，今日儀器全面提倡電子化的管理，除了引進 CRM (顧客關係管理平台)，也希望在CRM裡面做upgrade，成為一個管理系統，提到導入新系統的原因，生技部韋思良經理說：「基本上，當初會想導入UOF這個系統，跟我們公司的組織結構有很大的關係，因為我們是屬於一個總管理處，底下有很多分公司，且我們組織是部門制的，主管所管理的人員，其實不是在同一個辦公室裡，所以常常會有一些跨辦公室的管理動作出現，因此，我們需要有一個跨地區、大家能夠互相傳遞資料的平台，讓管理工作可以順利進行。」

MIS工程師林元棧也補充說道：「其實剛開始，我們是考慮到文件管理和電子簽核，因為以前我們的文件總是分散各地，沒辦法在同一個地方讓大家存取，很不方便；另外，我們主要的會計簽核是利用傳真，使用成本實在太高了，用掃描的方式也會花很多時間，所以才會想說直接用網頁的模式去做功能的調整。」

在導入過程中，今日儀器是否有遇過什麼難題？韋經理表示：「在推廣系統上，是一個很好的經驗，畢竟大家都是從沒有作業平台的電腦系統轉變為電子化作業，所以一開始比較麻煩的是怎麼跟大家說明UOF這個平台的工作目的，還有希望大家都能上線去使用，尤其在初期的時候，連線速度一直是我們最大的問題，而速度的問題會影響每個人使用的意願，如果速度沒有得到一定的提升，大家使用率就低，這是很重要的一件事情。」

韋經理接著說：「在這樣的前提之下，一開始大家都很不習慣，以前我們公司是用word、excel寫報表，到現在上UOF系統寫報表，這過程中會出現一段適應期、過渡期，有時寫到一半斷線或在沒有網路的狀況下，都會成為寫報表的阻礙，而這個習慣的變化，可能就是一個負面評價的來源，只是，人都是會有慣性的，所以用久了反對的聲音會越來越少，尤其時間一久，對系統的依賴性也會越來越高。」

提及系統上線前後最大的差異，韋經理認為：「以前我們所有文件都會集中在總管理處，各部門的文件由他們來處理，如果要查詢資料，都要跟總管理處的人做聯繫或詢問，而現在把文件資料電子化放在UOF系統上後，各部門有需要的人就可以自己去看或做整理；請假也不用口頭報備，畢竟有時會不好意思講，只要填好表單再送出去，請假就完成了，或者像請款單，也不必再像以前一樣要去排隊領錢，反正要請什麼錢，在UOF系統上將差旅報表填一填即可；還有會議的召集，也是一個滿方便的系統，要開會不用再一個一個打電話連絡，只要在UOF系統上發佈後，大家就會收到開會通知；另外像公告系統，讓我們不用再像以前一樣用e-mail去公告，畢竟一百多人的公司，不會記得哪些部門有誰，如果資料是要公告給全公司的員工，利用UOF系統的公告功能就可以很清楚知道要發佈的對象，還有行事曆，方便主管知道外勤人員工作安排的狀況，每一週預定的行程也都可以清楚在系統上看到。像這一類會改變以前作業模式的事情，都能增加大家的便利性，提升工作效率。」

今日儀器常使用的表單中，以請假單最多，再來是國外訂貨單、零用金出租申請單、每月旅程補助等，而〝目錄製作申請單〞和〝每週新人檢查表〞是今日儀器自行設計的表單中，較特別的兩張，韋經理表示：「由於我們業務單位要給客戶的目錄，必須經過主管的審核、同意，而製作一份目錄不是業務直接說要做五份目錄、十份目錄就可以做的，一開始業務必須提供想法給美工，美工做了之後會回覆給業務，製作這樣的目錄要多少錢，然後業務再往上呈報，主管在了解目的和用途後，才看同不同意用這樣的金額這樣的份量來做這份資料，有時，甚至不會呈報上去，都是目錄做好了，主管才知道這件事；另外，做一千份的目錄和做兩千份的目錄，其實單價是不一樣的，但必須考慮它的務必性，依單價來說，做兩千份一定比做一千份便宜，所以考慮一張單價，你會做兩千份，可是你明明只有一千個客戶要發，不需要做到兩千份，所以我們可以用這個去做實質使用狀況的評估，不需要為了單價便宜，然後去做一件反而比較浪費錢的事情。」

「除此之外，我們還有一個每週新人檢查表，意思是說，新進人員每個禮拜必須額外做一份表格，這份表格會經過他的主管然後再給總經理簽署，讓總經理知道新進人員有做什麼事，因為新進人員不是做routine的事，他通常會有一些教育訓練的課程或者跟一般業務做一樣的事情，那這些事情是不是有按照公司的訓練流程來做，做得好或不好，上級主管就可以由這份表格評估出這個新人適不適合，每個禮拜都去評估，可能一個禮拜後就發現這個新人不適任，那我們就不需要再浪費雙方的時間，若試用一個月的表現都很好，就提早讓他成為正式員工。」

UOF系統上線後，韋經理和MIS工程師林元棧都認為對公司管理上最大的助益，是讓紙張的用量減少、通訊費用降低，達到節省公司各項人事、交通等的費用支出，增加個人互相連繫及資訊取得的最大效率。